İnsan kaynakları arşivini dijitalleştirmek, bir tarayıcı alıp kağıtları cihazdan geçirmekten çok daha fazlasıdır. Tecrübelerimize göre, iyi planlanmamış dijitalleştirme projelerinin %40’ı ilk 2 yıl içinde başarısız olmakta veya yeniden yapılmak zorunda kalınmaktadır. İşte projenizi riske atabilecek en yaygın 5 hata ve bunlardan kaçınma yolları.
Hata 1: “Her Şeyi Tarayalım” Mantığı
En sık yapılan hata, arşivdeki her kağıdı dijitale aktarmaya çalışmaktır.
- Risk: Maliyet artar, proje süresi uzar ve dijital arşiv gereksiz belgelerle dolar (Dijital Obezite).
- Çözüm: Önce “Ayıklama ve İmha” yapılmalıdır. Yasal saklama süresi dolmuş, geçerliliği kalmamış evraklar imha edilmeli; sadece nitelikli veriler taranmalıdır.
Hata 2: Yanlış veya Eksik İndeksleme
Dosyaları sadece personel ismiyle kaydetmek (Örn: Ahmet_Yilmaz.pdf).
- Risk: Şirkette 5 tane Ahmet Yılmaz olabilir. Ayrıca “Ahmet Yılmaz’ın 2022 yılındaki izin formunu bul” dendiğinde, 500 sayfalık PDF’in içinde kaybolursunuz.
- Çözüm: Belge kırılımında indeksleme yapılmalıdır. (Örn:
SicilNo_AdSoyad_BelgeTuru_Tarih).
Hata 3: OCR (Optik Karakter Tanıma) Kullanmamak
Belgeleri “Resim” formatında taramak.
- Risk: Bilgisayar resimdeki yazıyı okuyamaz. Belge içindeki bir kelimeyi (örn: “İş Kazası”) aratarak bulamazsınız.
- Çözüm: Tüm taramalar OCR işleminden geçirilmeli ve “Aranabilir PDF” (Searchable PDF) formatında saklanmalıdır.
Hata 4: Donanım ve Çözünürlük Hataları
Standart ofis fotokopi makineleriyle arşiv taramaya çalışmak.
- Risk: Yavaş işlem hızı, sık kağıt sıkışması ve düşük görüntü kalitesi. Belgelerin üzerindeki silik yazılar okunamaz hale gelebilir.
- Çözüm: Profesyonel doküman tarayıcılar ve görüntü iyileştirme yazılımları kullanılmalıdır.
Hata 5: Değişim Yönetimini Yapmamak
Sistemi kurup çalışanlara eğitim vermemek.
- Risk: Çalışanlar eski alışkanlıklarına (kağıt tutmaya) devam eder, sistem atıl kalır.
- Çözüm: Proje bitiminde kapsamlı kullanıcı eğitimleri verilmeli ve kullanım kılavuzları hazırlanmalıdır.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Soru: Taranan dosyaların yedeği nasıl alınmalı? Cevap: 3-2-1 kuralı uygulanmalıdır. Verinin 3 kopyası olmalı, 2 farklı ortamda saklanmalı (Disk ve Bulut), 1 tanesi ofis dışında olmalı.
Soru: Proje ne kadar sürede tamamlanır? Cevap: 1000 personeli olan bir şirketin arşivinin fiziksel düzenlemesi ve dijitalleştirilmesi ortalama 3-6 hafta sürebilir.
