Belge tarama, OCR, indeksleme ve güvenli dijital teslim tek proje akışında planlanır.
Kurumsal arşiv projelerinde amaç yalnızca evrakları PDF haline getirmek değildir. Doğru kurulan dijital arşiv yapısı; belgeye hızlı erişim, departmanlar arası düzenli kullanım ve güvenli saklama sağlar.
Kurumsal arşiv projeleri hangi sorunları çözer?
Şirketlerde arşiv yükü büyüdükçe belgeye ulaşmak zorlaşır. Dağınık klasörler, karışan departman dosyaları, geç bulunan belgeler ve aranabilir olmayan dijital dosyalar günlük işleyişi yavaşlatır.
- Fiziksel arşiv odalarında yer kaybı yaşanması
- Kutu ve klasör düzeninin zamanla bozulması
- Aranan belgeye ulaşmanın uzun sürmesi
- Personel, sözleşme ve muhasebe dosyalarının karışması
- Taranan belgelerin yanlış adlandırılması
- Dijital dosyaların aranabilir olmaması
- Hassas evraklarda erişim kontrolü ihtiyacı
- Denetim ve iç raporlama için belge hazırlığının uzaması
Kurumsal dijital arşiv hizmeti kapsamında neler yapılır?
Profesyonel dijital arşiv hizmeti; belge hazırlığı, tarama, OCR, indeksleme, kalite kontrol ve teslim adımlarından oluşan kontrollü bir proje olarak ele alınır.
Arşiv Ön Analizi
Kutu, klasör, belge türü, hassas evrak grupları, OCR ihtiyacı ve teslim beklentisi değerlendirilir.
Belge Tasnifi ve Hazırlık
Belgeler taramaya uygun hale getirilir; belge türleri ayrılır, sıralama korunur ve hasarlı evraklar not edilir.
Profesyonel Belge Tarama
Belgeler uygun renk modu, çözünürlük ve dosya formatıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde taranır.
OCR ve Aranabilir PDF
Sözleşme, muhasebe evrakı, personel dosyası, rapor ve formlar belge içinden aranabilir hale getirilir.
İndeksleme ve Veri Alanları
Belge türü, firma adı, personel adı, tarih, dosya kodu, sözleşme numarası veya klasör adı gibi alanlar planlanır.
Kalite Kontrol ve Teslim
Eksik sayfa, görüntü netliği, klasör yapısı, OCR, indeks doğruluğu ve teslim formatı kontrol edilir.
İyi bir dijital arşiv projesi, taramadan önce doğru planlama ile başlar.
Belge kapsamı, teslim formatı, indeks alanları, OCR ihtiyacı ve kalite kriterleri proje başında netleştirilmezse dijital arşivde de fiziksel arşivdeki karmaşa devam edebilir.
Bu nedenle proje öncesinde arşiv hacmi, departmanlar, hassas belge grupları ve kullanım senaryoları birlikte değerlendirilmelidir.
OCR ve indeksleme, dijital arşivin gerçekten kullanılabilir olmasını sağlar.
OCR sayesinde kullanıcılar yalnızca klasör gezerek değil, belge içindeki kelime, numara, tarih veya firma adıyla da arama yapabilir. İndeksleme ise belgeleri kurumun iş akışına uygun veri alanlarıyla düzenler.
Bu yapı; denetim, dava dosyası hazırlığı, muhasebe kontrolü, İK dosyası erişimi ve iç raporlama süreçlerinde belgeye ulaşma süresini kısaltır.
Yerinde çalışma ve merkezde dijitalleştirme seçenekleri
Çalışma modeli; belge güvenliği, arşiv hacmi, kurum içi erişim ihtiyacı ve proje süresine göre belirlenir.
Yerinde Dijitalleştirme
Belgeler kurum dışına çıkarılmadan, kurumun kendi alanında dijitalleştirilir.
- Hassas evrak grupları için uygundur.
- Arşive proje boyunca erişim korunur.
- Kurum süreci kendi sahasında takip edebilir.
Merkezde Dijitalleştirme
Belgeler kontrollü şekilde operasyon alanına alınarak yüksek hacimli üretim kapasitesiyle işlenebilir.
- Kurum içinde uygun çalışma alanı yoksa tercih edilebilir.
- Standart belge gruplarında hızlı üretim sağlar.
- Teslim formatı ve klasör yapısı proje başında belirlenir.
Kurumsal dijital arşiv hizmeti kimler için uygundur?
Fiziksel belge yükü artan, belgeye daha hızlı erişmek isteyen ve departmanlar arası belge paylaşımını düzenli hale getirmek isteyen kurumlar için uygundur.
Kurumsal dijital arşiv teklifi için hangi bilgiler gerekir?
Belge hacmi, belge türü, OCR ihtiyacı, indeksleme alanları, çalışma modeli ve teslim beklentisi net olduğunda proje kapsamı daha sağlıklı planlanır.
| Bilgi Başlığı | Neden Gereklidir? | Örnek |
|---|---|---|
| Belge hacmi | İş süresi, ekip planı ve maliyet hesabı için temel veridir. | Kutu, klasör veya yaklaşık sayfa sayısı |
| Belge türleri | Tarama ayarı, hazırlık süreci ve indeksleme alanları buna göre belirlenir. | Fatura, sözleşme, personel dosyası, müşteri evrakı |
| OCR ve indeksleme | Dijital arşivin aranabilir ve yönetilebilir olmasını sağlar. | Firma adı, tarih, dosya kodu, sözleşme numarası |
| Çalışma modeli | Güvenlik, erişim ve operasyon planını etkiler. | Yerinde çalışma veya merkezde dijitalleştirme |
| Teslim formatı | Kurumun dijital arşivi nasıl kullanacağını belirler. | PDF, aranabilir PDF, PDF/A, indeks tablosu, DMS aktarımı |
Yazılım, DMS ve EBYS bu hizmetin neresinde durur?
Kurumsal dijital arşiv hizmeti, belgelerin dijital ortama aktarılması ve kullanılabilir dijital dosya yapısına hazırlanmasıyla ilgilidir. DMS ve EBYS ise bu dijital belgelerin kurum içinde nasıl yönetileceği, paylaşılacağı ve iş akışına bağlanacağı tarafı kapsar.
Teslim kabul kriterleri baştan netleşmelidir
Klasör yapısı, dosya adlandırma standardı, indeks alanları, OCR kapsamı, kalite kontrol yöntemi ve teslim formatı proje başlamadan önce belirlenirse süreç daha sağlıklı ilerler.
Kurumsal dijital arşiv hizmetinde güvenlik
Hassas belge grupları önceden belirlenmeli, teslim alma ve iade süreçleri kayıt altına alınmalı, çalışma alanı erişimi sınırlanmalı ve dijital teslim yöntemi güvenli şekilde planlanmalıdır.
Kurumsal dijital arşiv kontrol listesi
Belge grupları, departmanlar, yaklaşık hacim, OCR ihtiyacı, indeks alanları, teslim formatı, kalite kontrol yöntemi ve proje sorumlusu teklif öncesinde netleştirilmelidir.
Kurumsal dijital arşiv hizmetleri hakkında merak edilenler
Kurumsal dijital arşiv hizmeti nedir?
Şirketlere ait fiziksel belgelerin hazırlanması, taranması, OCR uygulanması, indekslenmesi, kalite kontrolden geçirilmesi ve güvenli dijital dosya yapısı halinde teslim edilmesidir.
Yerinde dijital arşiv hizmeti alınabilir mi?
Evet. Belgelerin kurum dışına çıkarılması uygun değilse tarama ve dijitalleştirme süreci kurumun kendi alanında yürütülebilir.
OCR her belge için gerekli midir?
OCR, belge içinde metin araması yapılacak projelerde faydalıdır. Ancak her belge grubu için zorunlu olmayabilir; kapsam proje ihtiyacına göre belirlenmelidir.
İndeksleme neden önemlidir?
İndeksleme; firma adı, personel adı, belge türü, tarih, dosya kodu veya sözleşme numarası gibi alanlarla belgeye hızlı ulaşılmasını sağlar.
Kurumsal dijital arşiv fiyatı nasıl belirlenir?
Fiyat; belge hacmi, sayfa sayısı, hazırlık ihtiyacı, OCR, indeksleme, kalite kontrol, yerinde çalışma ve teslim formatına göre değişir.
Kurumsal dijital arşiv projeniz için kapsamı birlikte netleştirelim.
Belge hacminizi, belge türlerinizi, çalışma modelinizi, OCR ve indeksleme ihtiyacınızı değerlendirerek daha kontrollü, güvenli ve sürdürülebilir bir dijital arşiv projesi planlayabiliriz.
Kurumsal dijital arşiv teklifi alın