Dosya Dijitalleştirme

Dosya dijitalleştirme, kurumların fiziksel klasör ve arşiv bütünlerini (personel özlük, müşteri, proje dosyaları gibi) sayfa sayfa tarayarak, sistemli bir şekilde dijital ortama aktarma sürecidir. Bu süreç, sadece kâğıt yığınlarını ortadan kaldırmakla kalmaz; asıl olarak, tüm bu bilgi kümelerinin aranabilir, güvenli ve yasal mevzuata uygun biçimde yönetilmesini sağlar. Belge bazlı yaklaşımlardan farklı olarak, dosya dijitalleştirme kurumsal hafızayı bütünsel olarak güvence altına alan stratejik bir çözüm olarak öne çıkar.

📁 Dosya Dijitalleştirme Nedir? Klasör Yönetiminde Başlangıç Rehberi

Dosya Tanımı: “Dosya” yalnızca kâğıtların bir araya getirildiği bir klasör değildir. Bir kurumun faaliyetlerini belgeleyen, geçmişe dönük kanıt değeri taşıyan bilgi kümeleridir.

Kavram İlişkisi: Dosya, evrak ve belgelerden oluşan bir bütündür. Yani bir personel dosyası; birçok evrak (bordro, izin formu) ve belgeyi (sözleşme) içinde barındırır. Dosya dijitalleştirme projesinin ana farkı, her bir kağıdı tek tek değil, bu bütünsel klasörü tek bir bilgi varlığı olarak ele almasıdır.

Dosyalama Türleri:

• Fiziksel Dosyalama: Klasörler, raf sistemleri veya kutular içinde yapılan geleneksel yöntemdir. Yasal zorunluluklar nedeniyle birçok kurum hâlâ belirli süreyle fiziksel arşiv tutmak zorundadır.
• Dijital Dosyalama: Aynı bilgilerin taranarak elektronik ortama aktarılmasıdır. Bilgiye uzaktan erişim, yetki bazlı paylaşım ve veri güvenliği avantajları sağlar.

Bu iki sistem bir arada yürütüldüğünde, kurumlar hem mevzuata uygunluk sağlar hem de operasyonel hız kazanır.

Dosya Dijitalleştirmenin Temel Amacı

Dosya dijitalleştirme, fiziksel arşivlerdeki bilgiye hızlı, güvenli ve sürdürülebilir erişim sağlamayı hedefler.
Ancak bunu sadece “tarama işlemi” olarak görmek büyük bir hata olur.
Asıl amaç, kurumsal hafızayı düzenlemek ve kullanılabilir bilgiye dönüştürmektir. Tek bir sayfanın teknik dönüştürülme süreçleri ve temel tarama kalitesi hakkında daha fazla bilgi almak için Belge Dijitalleştirme rehberimizi inceleyebilirsiniz.

Dijitalleştirilen Dosya Türleri

Her sektör, kendi yapısına özgü dosyalar üretir.
Bu nedenle dijitalleştirme projeleri de sektöre göre farklılaşır.
Aşağıda dijital ortama en sık aktarılan dosya türlerinden bazıları yer alıyor:

Bu yapı sayesinde dosya dijitalleştirme projeleri hem alan tasarrufu sağlar hem de bilgiye departman bazlı erişim kolaylığı yaratır.

Dosya Türlerine Göre İndeks Kayıt Alanları

Dijitalleştirilen her dosya, sistem içinde kolay bulunabilmesi için indeks alanlarıyla etiketlenir.
Bu alanlar, dosyanın türüne göre değişir.

Örnek olarak:

Bu indeksler sayesinde sistem üzerinden saniyeler içinde istenilen dosyaya ulaşmak mümkündür.

Dosya Dijitalleştirme Süreci Nasıl İşler?

Fiziksel aşamalar burada teknik bir detay olmaktan ziyade, verimlilik kriterleri açısından ele alınmalıdır.
Dosya dijitalleştirme sürecinin en önemli farkı, her sayfa için ayrı veri girişi gerektirmemesidir.
Bu da belge bazlı dijitalleştirmeye göre daha düşük maliyet ve daha kısa iş süresi anlamına gelir.

Süreç genel hatlarıyla şu şekilde işler:

1. Dosya Analizi: Tür, hacim ve erişim sıklığı belirlenir.
2. Sınıflandırma: Departman veya konu bazlı ayrım yapılır.
3. Tarama ve OCR: Sayfa içeriği metne dönüştürülür.
4. İndeksleme: Dosya düzeyinde etiketleme yapılır (örneğin sadece müşteri kodu veya tarih).
5. Aktarım: Dijital dosyalar güvenli arşiv sistemine alınır.

Bu yaklaşım, hem insan kaynağı ihtiyacını azaltır hem de veri doğruluğunu artırır.

Dosya Dijitalleştirmede Kritik Proje Yönetim Detayları (Hassas Arşivler)

Kurumsal düzeyde dosya dijitalleştirme projeleri, sadece tarama hızından ibaret değildir. Fiziksel arşivin karmaşık yapısının, dijital ortamda hatasız ve kanıtlanabilir bir bütünlükle yeniden inşa edilmesi kritik öneme sahiptir. Bu, özellikle büyük hacimli arşivlerde ve yasal geçerliliğin zorunlu olduğu dosyalarda (Personel, Proje, Hukuk) projenin başarısını belirler.

1. Klasör ve Dosya Yapısına Göre İndeksleme Hiyerarşisi

Tekil bir evrakın aksine, bir dosyanın dijitalleştirilmesi, onun fiziksel konumsal verilerini de kaydetmeyi gerektirir. Dosya Bütünlüğü İndeksi, sadece dosyanın başlığını (Müşteri Adı, Proje Kodu) değil, aynı zamanda fiziksel raf numarası, kutu numarası ve arşiv odası kodu gibi “konumsal” (fiziksel) indeksleri de dijital kayda dönüştürür.

Bu yaklaşım sayesinde, bir ana klasörün (Proje X) altında yer alan alt klasörlerin (Mimari, Statik, Ruhsat) dijital ortamda da aynı “ağaç yapısını” koruyarak aranabilirliği sağlanır. Ayrıca, fiziksel bir klasörün içine sonradan eklenmiş zımbalı/ayrı “ek klasörlerin” (sub-dossier) dijitalleşme sırasında ana dosyanın parçası olarak ayrı bir etiketle indekslenmesi mümkündür.

2. Fiziksel Dosya Hazırlığı: Ayıraçlar ve Separatörlerin Yönetimi

Büyük hacimli dosya projelerinde, tarama öncesi hazırlık süresi, projenin toplam süresinin yarısını oluşturabilir. Bu süreç, tamamen dosya yapısına özgüdür:

• Zımba Çıkarma Prosedürü: Dosya bütünlüğünü bozmadan yüzlerce zımbalı veya telli grubun açılıp taranmaya hazır hale getirilmesi, profesyonel ekipman ve prosedür gerektirir.
• Otomatik Separasyon ve Ayıraç Meta-Verisi: Fiziksel klasördeki farklı renkli ayıraçların (separator) veya sekmelerin taranarak sistem tarafından otomatik olarak yeni bir belge/evrak başlangıcı olarak algılanması sağlanır. Bu sayede fiziksel ayıraçlardaki el yazısı notlar dijital belgelere meta-veri (etiket) olarak eklenebilir.

3. Dosya Ömrü Yönetimi ve Toplu İmha Stratejileri

Yasal saklama süresi dolan her bir evrak için ayrı karar vermek yerine, dosya dijitalleştirme sistemi toplu dosya bazlı yönetim sunar.

• Dosya Bazlı Saklama Politikaları: Bir dosyanın içinde farklı yasal sürelere tabi evraklar olsa bile, sistem dosyanın tamamı için hangi en uzun yasal sürenin esas alınacağını otomatik olarak belirler. Yasal saklama süreleri ve hukuki gereklilikler hakkında detaylı bilgi için: Evrak Dijitalleştirme makalesini inceleyiniz.
• Periyodik İmha Planı: Dijital sistemde “İmha Tarihi 2035” etiketi olan tüm personel dosyaları veya tüm kredi sözleşme dosyaları, tek bir otomatize edilmiş süreçle yasalara uygun olarak (KVKK) güvenli bir şekilde silinebilir. Bu toplu imha sonrasında denetlenebilir iz kayıtları (log) tutulur.

Dosya Dijitalleştirme Neden Daha Az Maliyetlidir?

Dosya bazlı sistemlerde her sayfanın ayrı isimlendirilmesi gerekmez.
Bir dosya bütün olarak işlenir, bu da:

• Veri giriş maliyetlerini azaltır,
• OCR doğrulama süresini kısaltır,
• Depolama maliyetlerinde %40’a varan tasarruf sağlar.

Ayrıca fiziksel saklama alanları ortadan kalktığı için, kurumlar hem kira hem de operasyonel gider açısından kazanç elde eder.

Dosya Saklama Gerekliliği ve Süreleri

Bazı dosyalar yasal nedenlerle belirli süre saklanmak zorundadır.
Örneğin:

• Finansal dosyalar: 10 yıl
• Personel dosyaları: İşten ayrılış tarihinden itibaren 15 yıl
• Sağlık dosyaları: En az 20 yıl
• Sigorta dosyaları: Hasar kapanışından itibaren 10 yıl

Bu nedenle dijitalleştirilen dosyaların saklama süreleri mevzuata uygun olarak belirlenmeli, ardından imha planları oluşturulmalıdır.

Detaylı bilgi için:
🔗 Evrakların Saklanma Süreleri ve Dijital İmha Süreçleri

Dosya Dijitalleştirme Projesi Nasıl Planlanır?

Kurumsal ölçekte dijital arşiv geçişi planlanırken aşağıdaki adımlar dikkate alınmalıdır:

1. Dosya envanteri oluşturma
2. Önceliklendirme (aktif/pasif dosyalar)
3. Tarama parametrelerinin belirlenmesi
4. Yedekleme stratejisinin oluşturulması
5. Yetkilendirme planı ve erişim izinleri

Profesyonel bir dijitalleştirme projesi, sadece teknik bir süreç değil; bilgi yönetim vizyonunun da parçasıdır.

Sonuç: Dosyalar Dijitalleştikçe Kurum Hafızası Güçlenir

Her dosya, kurumun geçmişini, bugününü ve geleceğini anlatır.
Bu nedenle dosya dijitalleştirme, yalnızca arşivleme değil, aynı zamanda kurumsal hafızayı sürdürülebilir kılma sürecidir.

Kurumlar için artık soru “dijitalleşmeli miyiz?” değil,
“dosyalarımızı ne kadar verimli dijitalleştiriyoruz?” sorusudur.

Dosya Dijitalleştirme Hakkında Sık Sorulan Sorular