Evrak dijitalleştirme, bir kurumun günlük operasyonel belgelerini (fatura, sözleşme, yazışma gibi) yasal standartlara uygun biçimde elektronik ortama taşıma sürecidir. Günümüzde yüzlerce evrakın manuel yönetimi, bilgiye hızlı ulaşımı engellerken, KVKK ve VUK gibi yasal yükümlülükleri de karmaşık hale getirir. Bu nedenle evrak dijitalleştirme hizmetleri, yalnızca arşiv dolaplarındaki kağıt karmaşasını gidermekle kalmaz; aynı zamanda güvenlik, operasyonel hız ve yasal uyumun sağlanmasında kilit rol oynar.
Evrak Nedir? Diğer Doküman Türlerinden Farkı Nedir?
“Evrak”, bir iş sürecinin tamamını değil, o sürecin parçalarını temsil eden tekil dokümanlardır. Bir kurumun günlük faaliyetlerinde oluşan, imzalanan, gönderilen veya alınan tüm kayıtlı belgeler bu kapsama girer.
Belge ya da dosya, evraklardan oluşur. Yani her evrak bir veri parçasıdır; bu parçaların bütünleşmesiyle belgeler, belgelerin birleşmesiyle ise dosyalar meydana gelir. Kurumsal arşiv bütünlüğünü sağlayan büyük ölçekli proje yönetimi stratejileri için Dosya Dijitalleştirme Sistemleri rehberimize göz atın.
Bu ayrım, dijital dönüşümde büyük önem taşır çünkü evrak dijitalleştirme, belge ya da dosya dijitalleştirmeye göre daha detaylı, sayfa bazlı ve veri odaklı bir işlemdir.
Evrak Dijitalleştirme Süreci Neleri Kapsar?
Evrak dijitalleştirme, yalnızca tarama işlemi değildir; her evrakın içeriğine göre tanımlanması, indekslenmesi ve güvenli biçimde yönetilmesi gerekir.
Süreç şu aşamalardan oluşur:
- Evrak Envanterinin Oluşturulması
Kurumun elindeki tüm evrak türleri (faturalar, sözleşmeler, yazışmalar vb.) belirlenir. - Sınıflandırma ve Önceliklendirme
Aktif evraklar, yasal saklama süresi devam edenler ve imha planına alınacaklar ayrılır. - Tarama ve OCR Dönüşümü
Evraklar yüksek çözünürlükte taranır, OCR (Optik Karakter Tanıma) ile metin içeriği dijital forma dönüştürülür. Teknik tarama standartları, görüntü formatları ve sayfa bazlı dönüşüm kalitesi hakkında daha fazla bilgi için Belge Dijitalleştirme Hizmetleri sayfamızı ziyaret edin. - İndeksleme ve Metadata Ekleme
Evrak türüne göre benzersiz alanlar tanımlanır (örneğin “fatura no”, “gönderici kurum”, “tarih”). - Dijital Arşivleme
Erişim izinleri tanımlanır, veriler güvenli sistemlerde yedeklenir.
Bu süreç sonunda her evrak, fiziksel formundan bağımsız hale gelir ve kurum içi bilgi akışı hızlanır.
Evrak Dijitalleştirmenin Operasyonel Derinliği ve Hukuki Güvencesi
Evrak dijitalleştirme, kağıdı dijitale aktarmanın ötesinde, tekil bir dokümanın kurum içindeki iş akışını (workflow) ve hukuki kanıt değerini yönetmek demektir. Bu, özellikle mali, idari ve hukuki evraklarda (fatura, sözleşme, yazışma) operasyonel hızı ve yasal denetlenebilirliği doğrudan etkiler.
1. Evrak Onay Süreçlerinin Otomasyonu: Dijital Akış Yönetimi (Workflow)
Evraklar, bir kurumda doğar, onaylanır ve arşivlenir. Dijitalleştirme, bu karmaşık döngüyü otomatize eder.
- Çok Aşamalı Onay Mekanizmaları: Dijitalleşen bir faturanın, tarandıktan hemen sonra sistemde otomatik olarak belirlenen (örneğin Muhasebe → Finans Müdürü) hiyerarşiyi takip etmesini sağlar. Süreç, kimin ne zaman onay verdiği bilgisini anlık kaydeder ve yasal saklama süresi dolana kadar evrakın tüm yaşam döngüsünü izlenebilir kılar.
- Versiyon Kontrolü: Özellikle sürekli güncellenen teklif veya sözleşme gibi evraklarda, eski ve yeni versiyonların otomatik takibi yapılır. Bu sayede, hukuki bir durumda her versiyonun kim tarafından ne zaman değiştirildiği kanıtlanabilir.
2. Dijital Evrakta Hukuki Geçerlilik: E-İmza ve Zaman Damgası Entegrasyonu
Evrak dijitalleştirme, kağıt evrakın ıslak imza gücünü elektronik ortama taşımayı hedefler.
- Kanıt Zinciri Oluşturma: Taranan evraklar, sisteme alındıktan sonra e-imza ile imzalanarak orijinaliyle aynı yasal gücü kazanır. Bu, özellikle vekaletname veya önemli yazışmalar gibi kritik evraklarda elzemdir.
- Zaman Damgasının Rolü: 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak, bir evrakın dijitalleştirme anının veya sonradan onaylanma anının bir Zaman Damgası ile mühürlenmesi sağlanır. Bu, evrakın o tarihten sonra değiştirilmediğini ispatlayarak hukuki denetlenebilirliği maksimize eder.
3. Veri Girişi Otomasyonu: Evrak Bazında Akıllı OCR ve Doğrulama (Validation)
Dosya projelerindeki genel indekslemenin aksine, evrak bazlı projelerde amaç, tekil evraktan hatasız ve spesifik veri çekmektir.
- Evrak Şablonu Tanıma: Fatura, irsaliye gibi standart formatlar için akıllı OCR şablonları kullanılır. Bu sayede Fatura Numarası, Vergi Numarası ve Toplam Tutar gibi alanlar manuel veri girişi ihtiyacı olmadan, yüksek doğrulukla sisteme aktarılır.
- Sistemsel Doğrulama: Gelen evraktan okunan bu veriler, kurumun ERP veya Muhasebe yazılımındaki mevcut verilerle (Örneğin Cari Hesap Kodu) anlık olarak karşılaştırılır. Bu Validation (Doğrulama) süreci, manuel hata oranını neredeyse sıfıra indirir ve iş akışının hatasız ilerlemesini garanti eder.
Neden Evrak Dijitalleştirme Yaptırmalısınız?
Evrak dijitalleştirme, özellikle çok sayıda operasyonel dokümana sahip kurumlar için kritik faydalar sağlar:
- Yasal Uyumluluk: KVKK ve VUK kapsamında, evrakların elektronik ortamda saklanması artık birçok kurum için zorunluluk haline gelmiştir.
- Anında Erişim: Gereken evrak saniyeler içinde bulunur, kaybolma riski ortadan kalkar.
- Güvenlik: E-imza ve şifreleme sistemleriyle erişim kontrol altındadır.
- Operasyonel Hız: Faturalama, sözleşme yönetimi ve yazışma takibi süreçleri otomatik hale gelir.
- Maliyet Avantajı: Fotokopi, dosyalama, arşiv alanı ve iş gücü giderleri büyük oranda azalır.
En Sık Dijitalleştirilen Evrak Türleri
Evrak dijitalleştirme hizmetleri, sektörün niteliğine göre farklılık gösterir.
Aşağıda dijital ortama en çok aktarılan evrak türlerinden bazılarını bulabilirsiniz:
| Evrak Türü | Kullanım Alanı |
|---|---|
| Fatura ve İrsaliyeler | Muhasebe, finans, denetim süreçlerinde |
| Sözleşmeler ve Ekleri | Hukuk, satış ve tedarik zinciri yönetiminde |
| Resmî Yazışmalar | Kamu kurumları, belediyeler, üniversiteler |
| Teklif Formları ve Başvurular | İnsan kaynakları, satın alma, müşteri ilişkileri |
| Kimlik ve Yetki Belgeleri | Personel dosyaları, güvenlik birimleri |
| Tutanak ve Raporlar | Üretim, kalite kontrol, saha operasyonları |
Bu tür evrakların dijitalleştirilmesi, kurumun hem dijital arşiv yapısını güçlendirir hem de raporlama kabiliyetini artırır.
Evrak Dijitalleştirmede İndeksleme Örnekleri
Evrakların hızlı bulunabilmesi için doğru indeks alanlarının belirlenmesi kritik önemdedir.
Bazı örnek alanlar:
| Evrak Türü | İndeks Alanları |
|---|---|
| Fatura | Fatura No, Tarih, Vergi No, Tutar |
| Sözleşme | Taraf Adı, Başlangıç-Bitiş Tarihi, Konu |
| Yazışma | Gelen-Giden No, Tarih, Gönderen Kurum |
| Rapor | Bölüm, Tarih, Hazırlayan Kişi |
Bu alanlar, arama motoru benzeri sorgulama yapılmasına olanak tanır;
örneğin “2022 tarihli satış sözleşmeleri” saniyeler içinde listelenebilir.
Evrak Dijitalleştirme Hizmetleri ve Çözümleri
Kurumsal ölçekte dijital dönüşümün ilk adımı, evrak yönetimi sistemidir (EYS).
Bu sistemler, taranan evrakların depolanması, arama yapılması, paylaşılması ve yedeklenmesini sağlar.
Evrak dijitalleştirme çözümleri, kurumun büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre farklılaşabilir:
- Küçük Ölçekli İşletmeler için: Hızlı tarama ve bulut tabanlı saklama sistemi.
- Orta ve Büyük Ölçekli Kurumlar için: Entegre doküman yönetim sistemi, versiyon kontrolü, kullanıcı bazlı erişim.
- Kamu Kurumları için: E-imza, kayıtlı elektronik posta (KEP) ve arşiv bütünlüğü entegrasyonu.
Güvenli Evrak Saklama ve İmha Süreçleri
Her evrak, yasal olarak belirli bir süre saklanmak zorundadır.
Dijitalleştirme sonrasında da bu kurallara uyulması gerekir.
Örnek saklama süreleri:
- Muhasebe Evrakları: 10 yıl
- Personel Evrakları: 15 yıl
- İhale Evrakları: 5 yıl
- Ticari Yazışmalar: 5 yıl
Saklama süresi dolan evraklar, KVKK ve ISO 27001 standartlarına uygun biçimde dijital olarak imha edilmelidir.
Evrak Dijitalleştirme Fiyatı Nasıl Belirlenir?
Evrak dijitalleştirme fiyatları; evrak sayısı, türü, indeks alanı adedi, OCR gerekliliği ve kalite kontrol hizmetine göre değişir.
Örneğin;
- 1000 adet tek sayfalık fatura taraması,
- 300 adet çok sayfalı sözleşme taramasına göre çok daha düşük maliyetli olabilir.
- Sayfa adeti tek kriter değildir. Sayfa başına veri girişi gibi dosyanın durumu, tasnif süreci de fiyatlandırmayı etkilemektedir.
Kurumlar için en doğru fiyatlandırma, pilot dijitalleştirme analizi sonrası belirlenir.
Sonuç: Evrak Yönetimi, Dijital Dönüşümün İlk Adımıdır
Evrak dijitalleştirme, kurumun dijital dönüşüm yolculuğundaki en temel adımdır.
Evraklara hızlı erişim, güvenli saklama ve yasal uyumluluk sayesinde iş süreçleri sadeleşir.
Her taranan sayfa, kurumun dijital hafızasında kalıcı bir yer edinir.
Sık Sorulan Sorular ve Cevapları
Dijitalleştirilecek evrakın “orijinallik değeri” nasıl belirlenir?
Cevap: Her evrakın orijinallik değeri, imza, mühür, tarih ve belge numarası gibi unsurların varlığına göre değerlendirilir. Bu unsurlar, evrakın yasal geçerliliğini belirleyen temel göstergelerdir.
Evrak üzerinde yer alan fiziksel işaretler (not, çizik, damga vb.) dijitalleştirme sırasında nasıl ele alınmalıdır?
Cevap: Bu tür işaretler, evrakın bağlamsal anlamını etkileyebileceği için mutlaka orijinal formda taranmalı; OCR işleminden önce görsel katman olarak korunmalıdır.
Evrakın “kurum içi sınıfı” neye göre belirlenir?
Cevap: Evrak sınıflandırması; içeriğin gizlilik düzeyi, birim ilişkisi (örneğin mali, idari, teknik) ve saklama süresi kriterlerine göre yapılır. Böylece erişim hiyerarşisi doğru tanımlanır.
Aynı tür evrakların farklı formatlarda hazırlanması hangi riskleri doğurur?
Cevap: Farklı formatlar, veri bütünlüğü ve arama indeksleri açısından tutarsızlık yaratır. Bu durum, aynı tür evraklar arasında versiyon karmaşasına ve denetim zorluğuna neden olur.
Dijital ortama aktarılmış bir evrakın “orijinal kopyası” sayılabilmesi için hangi şartlar gerekir?
Cevap: Evrakın tarama sonrası e-imza ile mühürlenmiş, zaman damgası eklenmiş ve değiştirilemez (read-only) biçimde saklanması gerekir. Bu şartlar sağlanmazsa dijital kopya “aslı gibidir” statüsü kazanamaz.
Evrakların dijitalleştirme öncesinde “hazırlık kontrolü” neden yapılır?
Cevap: Zımbalar, ataşlar, yırtık sayfalar veya eksik nüshalar tarama sırasında cihaz hasarına veya veri kaybına yol açabilir. Bu nedenle fiziksel temizlik ve bütünlük kontrolü zorunludur.
Evrak üzerindeki ıslak imzaların tarama sonrası doğrulanabilirliği nasıl sağlanır?
Cevap: Yüksek DPI (600 ve üzeri) tarama yapılmalı ve renk profili korunmalıdır. Bu sayede imza yapısındaki basınç, ton geçişleri ve kalem izi gibi mikro detaylar analiz edilebilir.
Evrakların tarihsel sıralaması neden dijital arşivde kritik öneme sahiptir?
Cevap: Evraklar olay örgüsünü belgeleyen kanıtlardır. Tarih sıralaması bozulursa, işlem zinciri kopar ve hem iç denetim hem de hukuki süreçlerde belge geçerliliği zayıflar.
Aynı evrakın birden fazla birimde bulunması hangi yönetim sorunlarına yol açar?
Cevap: Çift kayıtlar versiyon karmaşası, gereksiz depolama kullanımı ve yanlış bilgiye erişim riskini doğurur. Bu nedenle evrak yönetiminde “tekil kimlik (unique ID)” sistemi uygulanmalıdır.
Evrak meta verilerinde yapılan küçük bir hata bile neden kritik olabilir?
Cevap: Bir evrakın indeks alanında (örneğin tarih, belge no) yapılacak tek bir yanlış, arama sonuçlarında o evrakın tamamen görünmez hale gelmesine neden olur. Bu da kurumsal bilgi akışında ciddi boşluk yaratır.
