Bir İK uzmanının gün içinde aynı veriyi üç farklı Excel dosyasına girmesi, bir işe giriş bildirgesini manuel hazırlaması veya yüzlerce personelin izin bakiyesini tek tek hesaplaması… Bunlar sadece zaman kaybı değil, aynı zamanda insan hatasına açık ve motivasyon düşürücü görevlerdir. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ve modern İK yazılımları, bu tekrar eden görevleri devralarak İnsan Kaynaklarında yeni bir çağ başlatıyor.
Otomasyona En Uygun İK Süreçleri Hangileridir?
Otomasyon, kuralı belli olan ve yüksek frekansta tekrar eden her işi hatasız yapabilir. İşte dönüşümün başladığı 3 ana alan:
1. İşe Başlangıç (Onboarding) Otomasyonu
Yeni bir personel işe alındığında sistem bir orkestra şefi gibi şu görevleri otomatik tetikleyebilir:
- Bilgi İşlem: E-posta hesabı ve sistem erişim yetkilerinin açılması.
- İdari İşler: Giriş kartı, yemek kartı ve servis ayarlarının yapılması.
- Çalışan Deneyimi: Hoş geldin e-postası ve dijital oryantasyon dökümanlarının gönderilmesi.
- Resmi Süreç: SGK işe giriş bildirgesinin dijital olarak hazırlanması.
2. Bordro ve Yan Haklar
Puantaj verilerinin farklı kaynaklardan toplanması, mesai saatlerinin hesaplanması ve bordro zarflarının dijital olarak iletilmesi süreci tamamen otomatikleşebilir. Bu sayede vergi dilimleri ve yasal kesintiler hatasız hesaplanır.
3. Belge Geçerlilik ve Süre Takibi
Vizesi bitecek pasaportlar, süreli iş sözleşmeleri veya yenilenmesi gereken İSG sertifikaları… Sistem, kritik tarihlerden 30 gün önce hem İK uzmanına hem de ilgili personele otomatik uyarı göndererek aksaklıkları önler.
Hataların Azalması ve Yasal Risklerin Önlenmesi
Manuel işlemlerde yapılan tek bir tarih hatası veya eksik bir SGK bildirimi, işletmeye ağır idari para cezaları olarak dönebilir. Otomasyon yazılımları, güncel mevzuata göre revize edildiği için yasal uyumluluk riskini minimize eder.
- Standartlaşma: Kurumdaki her çalışana, ayrım gözetmeksizin aynı standartta ve hızda hizmet sunulur.
- İzlenebilirlik: Hangi işlemin ne zaman ve kimin tarafından yapıldığı saniye saniye kayıtlıdır. Bu durum, insan kaynaklarında dijital arşiv güvenliği için de sarsılmaz bir temel oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Soru: Otomasyon sistemleri mevcut yazılımlarımızla (ERP/Muhasebe) çalışır mı? Cevap: Evet. API (Uygulama Programlama Arayüzü) teknolojisi sayesinde otomasyon araçları mevcut ERP veya muhasebe programlarınızla sorunsuz veri alışverişi yapabilir.
Soru: Kurulum süreci ne kadar sürer? Cevap: Sürecin karmaşıklığına bağlı olarak, temel İK süreçlerinin otomasyona geçişi genellikle 4 ile 8 hafta arasında tamamlanabilir.
