İndeks alanı sayısı, dijital arşivin “bulunabilirlik” performansını belirler. Çok az alan seçerseniz arama belirsizleşir; çok fazla alan seçerseniz veri girişi yavaşlar, hatalar artar ve sistem benimsenmez. Kurumsal projelerde doğru yaklaşım; çekirdek alan seti + belge türüne özel alanlar + validasyon ile dengeli bir indeks mimarisi kurmaktır.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
İndeks Alanı Sayısını Belirleyen 4 Ana Faktör
1) Arama davranışı (kullanıcı ne ile arıyor?)
Kurumlarda en sık aranan alanlar genellikle:
- Belge türü
- Tarih / dönem
- Belge no / kayıt no
- Birim / departman
- İlgili kişi/kurum
Bu alanlar iyi kurgulanırsa, ekstra alanlara daha az ihtiyaç duyarsınız.
Meta veri standardı olmadan doğru alan sayısı bulunmaz:
Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
2) Belge türü çeşitliliği
Belge türü çoksa, “tek şablon” yerine belge türüne göre alan setleri gerekir.
3) Risk ve uyum gereksinimi
Riskli belgelerde (KVKK/hukuk/denetim) indeks alanları; izlenebilirlik, saklama ve yetkilendirmeyi de besler.
Riskli belge yönetimi:
Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir?
4) Entegrasyon hedefi
ERP/CRM/İK sistemleriyle entegrasyon planı varsa, indeks alanları “eşleşebilir” olmalıdır (ör. müşteri no, cari kod, sicil no).
Pratik Kural: “Çekirdek 7” + “Belge Türüne Özel 3–6”
Kurumsal projelerde en çok işe yarayan yaklaşım:
Çekirdek 7 alan (çoğu belgede ortak)
- Belge türü
- Tarih
- Dönem
- Birim/Departman
- Belge No / Kayıt No
- İlgili kişi/kurum
- Gizlilik seviyesi
Bu 7 alan, aramaların büyük kısmını taşır.
KVKK mimarisi:
KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi
Belge türüne özel 3–6 alan
Belge türüne göre değişir. Örnek:
- Sözleşme: taraf, başlangıç, bitiş, konu
- Fatura: tedarikçi, tutar, cari kod, dönem
- Özlük: sicil no, ad-soyad, işe giriş, saklama etiketi
Sonuç olarak çoğu kurumda:
- Basit belge türleri: 8–12 alan
- Karma ve regülasyon yoğun yapılar: 12–18 alan
aralığı pratikte dengeli çalışır.
“Az Alanla Maksimum Bulunabilirlik” İçin 6 Kural
1) Zorunlu alan sayısını sınırlayın
Zorunlu alanı aşırı artırmak, veri girişini yavaşlatır. Zorunlular; gerçekten aramada kullanılan alanlar olmalı.
2) Free text’i azaltın, listeyi artırın
Birim, belge türü, dönem, gizlilik seviyesi gibi alanlar seçilebilir liste olmalı.
3) Belge no/kayıt no yoksa “tekil kimlik” üretin
Belge no’su olmayan dokümanlarda sistemin ürettiği ID alanı, ileride geri dönüşü kolaylaştırır.
4) Dönem alanını ihmal etmeyin
Dönem alanı, arşiv büyüdükçe arama başarısını korur.
5) Aynı bilgi iki alanda tekrar edilmesin
Örneğin hem “Belge Tarihi” hem “Dönem” gerekli olabilir; ama “Yıl” gibi üçüncü tekrar alanlardan kaçının.
6) Validasyonla hatayı önleyin
Validasyon yoksa indeks alanı sayısı artınca hata da artar. Format ve kural seti yazılmalı.
Alan Sayısını Şişiren 7 Yanlış Yaklaşım
- Her departmanın istediği alanı eklemek (standart bozulur)
- Her belge türüne tek şablon zorlamak (gereksiz alan artar)
- Seçilebilir liste yerine serbest metin kullanmak
- Zorunlu alanları gereksiz artırmak
- “Belki lazım olur” alanları eklemek
- Entegrasyon alanlarını belirsiz bırakmak
- Pilot yapmadan alan setini kilitlemek
Pilotla test etmek için:
Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
Alan Setini Nasıl Doğrularsınız? (Pilot Test)
Pilotta şu 3 metrik alan sayısını netleştirir:
- Kullanıcı arama başarısı (ilk aramada bulma oranı)
- Veri giriş süresi (belge başına saniye)
- Hata oranı (düzeltme ihtiyacı)
Pilot planı:
Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
Mini Kontrol Listesi
- Çekirdek alan seti belirlendi mi?
- Belge türlerine özel alan setleri var mı?
- Zorunlu alanlar gerçekten aramada kullanılan alanlar mı?
- Seçilebilir listeler tanımlandı mı?
- Validasyon kuralları yazılı mı?
- Pilot metrikleri ile doğrulandı mı?
İndeks Mimarinizi Kurumunuza Özel Netleştirelim
Kurumsal operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Teklif ve proje planı: Fiyat Teklifi Alın
