Belge Envanteri Nasıl Çıkarılır?

Belge envanteri; dijital arşiv projesinin kapsamını, maliyetini, takvimini ve kalite kriterlerini gerçekçi hale getiren temel çalışmadır. Doğru envanter; hangi belgelerin önce dijitalleşeceğini, hangi indeks alanlarının zorunlu olacağını ve hangi güvenlik seviyelerinin uygulanacağını netleştirir.

Bu rehber, serinin ana içeriği olan Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur? yol haritasıyla uyumlu şekilde uygulanabilir envanter çıkarmayı anlatır.

Belge Envanteri Nedir, Ne İşe Yarar?

Belge envanteri; kurumunuzdaki fiziksel arşivi “kutu/klasör yığını” olmaktan çıkarıp ölçülebilir bir proje kapsamına dönüştürür. Envanter çıktısı olmadan yapılan planlar genellikle şu noktalarda sapar:

• Hacim yanlış tahmin edilir (kapasite ve takvim bozulur)
• İndeks alanları sonradan değişir (yeniden iş artar)
• Kritik belgeler geç kalır (risk artar)
• Pilot seçimi hatalı yapılır (yanlış örneklem)

Projeyi baştan kilitlemek için önce Dijital Arşive Geçişte Hedef ve Kapsam Belirleme adımını tamamlayın.

Envanter Çıkarma Öncesi 3 Hazırlık Kararı

1) Envanter birimi: Kutu mu, klasör mü, dosya mı?

• Kutu bazlı: hızlıdır, ilk keşif için idealdir.
• Klasör/dosya bazlı: daha doğrudur, indeksleme tasarımına yardımcı olur.
• Belge bazlı: en detaylıdır, genellikle faz-2/3’te uygulanır.

2) Kapsam kırılımı: Birim → belge türü → dönem

Kurum içindeki düzeni görünür kılmak için envanteri şu hiyerarşide çıkarın:

• Birim (İK, Muhasebe, Hukuk…)
• Belge türü (özlük, fatura, sözleşme…)
• Dönem (yıl/ay)

3) Operasyon modeli: yerinde mi, merkezde mi?

Envanter yöntemi; işin nerede yapılacağına göre değişir. Yerinde model düşünüyorsanız yerinde dijitalleştirme hizmeti operasyon yaklaşımını baz alın.

Uygulamalı Envanter Çıkarma Süreci

1) Envanter ekibini kurun (en az 3 rol)

• Süreç sahibi (birim temsilcisi): belge türlerini ve kullanım ihtiyacını bilir
• Arşiv sorumlusu: fiziksel düzen, raf/kutu yapısı, transfer akışı
• BT / güvenlik: erişim, yetki, saklama–imha ve sınıflandırma

2) Fiziksel arşivin haritasını çıkarın

Bir kroki gibi düşünün:

• Arşiv nerede? (oda/depo/kat/şube)
• Raf dizilimi nasıl?
• Kutu/klasör etiketleri var mı?
• Dağınık bölgeler nerede?

Fiziksel yapıyı doğru okumak için fiziksel arşivleme sayfasını referans alın.

3) “Belge türü sözlüğü” oluşturun (saha standardı)

Aynı belge farklı ekiplerde farklı adla geçer. Bunu baştan bitirin:

• Sözleşme (ana) / Sözleşme ekleri / Fesih / Zeyilname
• Fatura / İrsaliye / Mutabakat / Tahsilat
• Özlük / İzin / Bordro / SGK

4) Dönem ve saklama süresi etiketini ekleyin

Envanterde dönem yoksa, proje “tüm geçmişi tarayalım” tuzağına düşer. Dönemi mutlaka yazın:

• 2018–2020, 2021–2023 gibi net aralıklar
• Saklama süresi ve kritik belge işareti
• KVKK ve riskli içerik sınıflandırması

KVKK yaklaşımını çerçevelemek için KVKK uyumlu dijital arşiv mimarisi kurgusunu temel alın.

5) Hacmi ölçün: sayfa tahmini + örnekleme yöntemi

Tam sayım çoğu kurumda pratik değildir. Hızlı ama güvenilir yöntem:

• 10 klasör seçin → her birinin sayfasını sayın → ortalamasını alın
• Kalan klasör sayısıyla çarpın
• “Hazırlık” ve “yeniden iş” payı ekleyin (kopuk sayfa, zımba, eksik sıra)

Arşiv dağınıksa önce arşiv düzenleme ile hazırlık planını kurun.

6) Kullanım sıklığıyla “aktif–pasif” ayrımını yapın

Envanterin asıl gücü burada: Önceliği doğru verirsiniz.

• Aktif arşiv: sık erişilen, operasyonu etkileyen
• Pasif arşiv: nadir erişilen, daha çok denetim/yasal ihtiyaç

Rehber: aktif arşiv–pasif arşiv ayrımı nasıl yapılır?

7) Risk ve öncelik skoru verin (en pratik model)

Her belge türüne 1–5 arası puan verin:

• Risk (KVKK / ticari sır / hukuki): 1–5
• Kullanım (erişim sıklığı): 1–5
• Değer (denetim ve süreç etkisi): 1–5
• Zorluk (hazırlık, yıpranmışlık, karışıklık): 1–5

Öncelik Skoru = (Risk + Kullanım + Değer) − Zorluk

Skoru yüksek olanlar faz-1 adayınız olur. Faz-1’i belirlemek için hangi belgeler önce dijitalleşmeli? içeriğini kullanın.

8) Envanteri “teslim çıktısı”na bağlayın (format + indeks)

Envanter, tarama ve yazılım kararlarını beslemelidir:

• Belge türüne göre format (PDF/PDF-A, TIFF)
• OCR gereksinimi
• Zorunlu indeks alanları (belge no, tarih, birim, taraf vb.)

Tarama standardını baştan netleştirmek için kurumsal tarama standardı nasıl oluşturulur? rehberini referans alın.

Envanter Tablosu Şablonu

Aşağıdaki tabloyu Excel/Sheets’e birebir taşıyabilirsiniz:

Envanter Çıktınız Hazırsa Sonraki 3 Adım

• Pilot kapsamını seçin (temsil gücü yüksek, ölçülebilir)
• İndeks alanlarını kilitleyin (sonradan düzeltme maliyetini azaltır)
• Takvim ve kapasite planını gerçek hacimle yazın

Kurumsal çerçeve için kurumsal dijital arşiv hizmetleri sayfasını inceleyin.

Teklif ve Proje Planı

Envanterinizi baz alarak faz planı ve net kapsamla ilerlemek için fiyat teklifi alın.
Güven unsuru ve proje deneyimi için referanslar sayfasına göz atın.