Hızlı Üretim + İzlenebilir Kalite
Büyük arşiv projelerinde başarıyı belirleyen şey yalnızca tarama hızı değil; işin parçalara bölünerek yönetilmesi, her parçanın izlenebilmesi ve kalite standardının aynı kalmasıdır. “Batch” mantığı; arşivi küçük, ölçülebilir ve kontrol edilebilir partilere ayırarak hem hızı artırır hem de eksik sayfa/yanlış dosyalama gibi hataları düşürür.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Batch Mantığı Nedir?
Batch; aynı kural setiyle işlenecek belgelerin, tek seferde ele alınan “iş paketi” olarak gruplanmasıdır. Örneğin:
- Aynı birim + aynı belge türü + aynı dönem
- Aynı tarama standardı (dpi/renk/format)
- Aynı indeks alanları ve kontrol kuralı
Bu yaklaşım, büyük arşivlerde “her şey birbirine girdi” problemini önler.
Hazırlık standardı için: Tarama Öncesi Arşiv Hazırlık Kontrol Listesi
1) Batch Mantığı Neden İşe Yarar?
1) İzlenebilirlik sağlar
Her partinin bir kimliği olur. Nerede, kimde, hangi aşamada olduğu görülür.
2) Kalite standardını sabitler
Aynı batch içindeki belgeler aynı ayarla işlendiği için kalite dalgalanması azalır.
3) Hızlandırır
Kurulum/ayar değişimleri azalır. Operasyon “akış” kazanır.
4) Hata yakalamayı kolaylaştırır
Hata varsa hangi batch’te olduğunuz bellidir; düzeltme lokal kalır.
2) Batch Tasarımının 3 Temel Kuralı
Kural 1: Batch tek tip olmalı
Tek tip demek:
- Tek belge türü (veya aynı alt tür ailesi)
- Tek dönem aralığı
- Tek tarama standardı
Tarama standardı rehberi: Kurumsal Tarama Standardı Nasıl Oluşturulur?
Kural 2: Batch ölçülebilir boyutta olmalı
- Çok küçük batch → yönetim yükü artar
- Çok büyük batch → hata büyür, kontrol zorlaşır
Pratik hedef:
- “1 günde bitecek” büyüklükte batch
- Ya da “tek ekibin tek vardiyada” tamamlayacağı hacim
Kural 3: Batch’in bir sahibi olmalı
Her batch’in:
- Sorumlusu
- Başlangıç/bitiş tarihi
- Kabul kriteri
- Not alanı
Proje planı: Dijital Arşiv Projesi Nasıl Planlanır?
3) Batch Kimliklendirme Sistemi
Batch kodu; hem fiziksel kutu/klasör etiketine hem de dijital kayıt defterine yazılır.
Örnek kod kurgusu:
Birim-BelgeTürü-Dönem-SeriNo
- IK-OZLUK-2022-014
- MHS-FATURA-2023Q2-008
- HUK-SOZLESME-2021-031
Bu kod, teslimde “hangi batch nereye gitti?” sorusunu saniyede cevaplar.
4) Batch Akışı
Batch mantığında iş, her partide aynı sırayla akar:
1) Hazırlık (Prep)
- Zımba/ataş söküm
- Sayfa sırası kontrolü
- Mükerrer ayıklama
- Riskli grupları ayırma
Hazırlık listesi: Tarama Öncesi Arşiv Hazırlık Kontrol Listesi
2) Tarama (Scan)
- Batch’e uygun ayarla tarama
- Çift taraf / renk / çözünürlük standardı
3) Görüntü düzeltme (Image processing)
- Kırpma, döndürme, kontrast
- Eğrilik düzeltme (standart varsa)
Not: Eğrilik/otomatik düzeltme tarafını ayrıca standartlaştırmak için serideki “Sayfa Eğrilik Giderme…” yazısını yayınlayınca buraya da bağlayacağız.
4) OCR (Opsiyonel)
- Aranabilirlik üretimi
- Kritik gruplarda doğrulama
OCR ölçümü: OCR Doğruluk Oranı Nasıl Ölçülür?
5) İndeks/Meta veri
- Batch’e uygun zorunlu alanlar
- Validasyon kuralları
Meta veri standardı: Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
6) Kalite kontrol (QC)
- Eksik sayfa / yanlış sıra / bulanıklık
- Örnekleme veya kritik %100 kontrol
QC planı: Kalite Kontrol Planı Nasıl Hazırlanır?
7) Kabul ve teslim
- Batch kabul tutanağı
- Güvenli teslim ve kayıt
5) Batch Kayıt Defteri (Takip Tablosu)
Aşağıdaki alanlar, batch yönetimini kurumsal hale getirir:
- Batch kodu
- Birim / belge türü / dönem
- Hacim (kutu/klasör)
- Sayfa tahmini / gerçek sayfa
- Tarama standardı (dpi/renk/format)
- OCR (var/yok)
- İndeks şablonu (alan seti)
- QC yöntemi (örnekleme oranı)
- Hata sayısı / yeniden tarama
- Durum (Hazırlık/Tarama/OCR/İndeks/QC/Teslim)
- Sorumlu kişi
- Tarihler (başlangıç/bitiş)
- Notlar (riskli grup, özel durum)
Envanter çıktısını baz almak için: Belge Envanteri Nasıl Çıkarılır?
6) Batch Mantığında Kaliteyi Bozan 6 Hata
- Batch’i karışık yapmak (farklı tür + farklı dönem + farklı ayar)
- Batch kodunu fiziksel–dijital dünyada eşleştirmemek
- QC’yi batch sonunda değil proje sonunda yapmak
- Riskli belgeleri ayrı batch’e ayırmamak
- İndeks alanlarını batch’e göre sabitlememek
- Batch boyutunu çok büyütmek (hata maliyetini artırır)
Riskli belgeleri ayırmak için: Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir?
7) Batch Mantığıyla Faz-1’i Hızlandırma
Faz-1 hedefi “hızlı kazanım”dır. Batch yaklaşımıyla Faz-1’de:
- En çok aranan belgeleri tek tip batch’lere ayırın
- QC kriterini netleştirin
- Pilot ile kabul edin, sonra ölçekleyin
Önceliklendirme: Hangi Belgeler Önce Dijitalleşmeli?
Pilot: Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
Büyük Arşiv Projelerinde Batch Operasyonunu Kuralına Göre Kuralım
Kurumsal operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Teklif ve proje planı: Fiyat Teklifi Alın
