Dijital arşiv projesinde “pilot bitti” demek, işin bittiği anlamına gelmez. Asıl kritik eşik canlıya geçiş öncesi kabul testleri (UAT) aşamasıdır. Kabul testleri; taranan belgelerin eksiksiz, okunabilir, doğru indekslenmiş, yetkilendirmesi doğru, logları kanıtlanabilir ve teslim formatı uygun şekilde hazır olduğunu ölçülebilir kriterlerle doğrular. Bu aşama net değilse; proje canlıya alınır ama “bulamıyoruz / eksik çıktı / yanlış yetki / yanlış dosya” sorunları başlar.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Kabul Testi (UAT) Nedir?
Kabul testi; projenin teknik ve operasyonel çıktılarının, baştan belirlenen standartlara uygunluğunu doğrulayan kontrollü test sürecidir. Amaç “hata bulmak” değil; canlıya geçiş kararını güvenle verecek kanıtı üretmektir.
Bu süreç, pilot çalışmanın doğal devamıdır: Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
Canlıya Geçiş Öncesi Kabul Testleri 10 Adımda (Snippet Uyumlu)
- Kabul kapsamını tanımla (hangi belge grupları, hangi batch’ler?)
- Tarama standardı uyumunu kontrol et (DPI, renk, format)
- Tamlık testi yap (eksik sayfa / sayfa sayısı tutarlılığı)
- Okunabilirlik testini uygula (bulanıklık, kırpma, eğrilik)
- OCR doğrulamasını yap (aranabilirlik + örnekleme)
- İndeks doğruluğunu test et (zorunlu alanlar + validasyon)
- Arama senaryolarını uygula (kullanıcı testleri)
- Yetkilendirme testini yap (RBAC + gizlilik seviyesi)
- Loglama ve raporlamayı doğrula (kim, ne zaman, ne yaptı?)
- Kabul raporu oluştur + aksiyonları kapat (yeniden tarama/düzeltme)
1) Kabul Kapsamı: Ne Test Edilecek?
Kabul testleri “tüm arşiv” diye tanımlanırsa yönetilemez. Kapsamı şunlarla netleştirin:
- Belge grupları (ör. sözleşme, fatura, özlük)
- Dönem aralığı
- Batch listesi (hangi parti teslim ediliyor?)
- Kritik belge grupları (riskli belgeler ayrı değerlendirilir)
Riskli belge tespiti: Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir?
Batch yaklaşımı: Büyük Arşivlerde Batch Mantığıyla Çalışma
2) Tarama Standardı Uyum Testi (DPI / Format / Profil)
Kabul testinin ilk katmanı, çıktının standartta belirtilen şekilde üretilip üretilmediğidir:
- Metin ağırlıklı belgelerde hedef DPI uygulanmış mı?
- Renk kritik belgelerde doğru renk modu kullanılmış mı?
- Çift taraflı evraklarda sayfa sırası korunmuş mu?
- Teslim formatı doğru mu (PDF/TIFF)?
Standart kurgusu: Kurumsal Tarama Standardı Nasıl Oluşturulur?
DPI kararı: 300 DPI mı 600 DPI mı? Kurumsal Karar Rehberi
Format kararı: PDF mi TIFF mi? Arşiv Formatı Seçim Rehberi
3) Tamlık Testi (Eksik Sayfa ve Sayfa Sayısı Tutarlılığı)
En kritik hata sınıfı “eksik sayfa”dır. Bu nedenle kabul kriterlerinde tamlık testinin yeri ayrıdır:
- Beklenen sayfa sayısı ile gerçek sayfa sayısı tutarlı mı?
- Multi-feed uyarıları kayıt altına alınmış mı?
- Eksik sayfa çıktığında aksiyon süreci işliyor mu?
Teknik temel: Çoklu Besleme Algılama ve Belge Koruma Sistemleri
4) Okunabilirlik Testi (Kırpma, Eğrilik, Netlik)
Belge “var” görünüp “kullanılamaz” olabilir. Kabul testinde şu kontroller zorunlu olmalıdır:
- İmza/mühür kırpılmış mı?
- Eğrilik okumayı etkiliyor mu?
- Bulanıklık veya düşük kontrast var mı?
- Kenar kaybı var mı (özellikle fotokopi belgelerde)?
Görüntü düzeltme yaklaşımı: Sayfa Eğrilik Giderme ve Otomatik Görüntü Düzeltme Teknolojileri
5) OCR Kabul Testi (Aranabilirlik Gerçekten Çalışıyor mu?)
OCR hedefi olan projelerde kabul, “OCR yaptık” cümlesiyle geçmez. Test; ölçüm ve raporla yapılmalıdır:
- Örnekleme ile OCR doğruluğu ölçüldü mü?
- Kritik alanlarda (tarih, belge no) alan doğrulama yapıldı mı?
- Düşük kalite gruplarda yeniden tarama/profil revizesi kuralı var mı?
Ölçüm yöntemi: OCR Doğruluk Oranı Nasıl Ölçülür?
6) İndeks (Meta Veri) Kabul Testi (Bulunabilirlik Testi)
Dijital arşivde asıl değer “bulunabilirlik”tir. Kabul testinde indeks katmanı mutlaka doğrulanmalıdır:
- Zorunlu alanlar dolu mu?
- Alan formatları doğru mu (tarih, numara, liste seçimi)?
- Belge türüne göre alan seti doğru uygulanmış mı?
- Yanlış dosyalama/mükerrer kayıt riski kontrol edilmiş mi?
Standart kurgusu: Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
Alan sayısı dengesi: Dijital Arşivde İndeks Alanları Kaç Tane Olmalı?
İsimlendirme standardı: Yanlış Dosyalamayı Bitiren İsimlendirme Kuralı
7) Arama Senaryosu Testleri (Kullanıcı Kabulü)
Sistem doğru olsa bile kullanıcı bulamıyorsa proje başarısız sayılır. Kabul testinde en az şu senaryolar uygulanmalıdır:
- Belge no ile arama
- Tarih aralığı + belge türü filtreleme
- Birim/departman bazlı arama
- İlgili kişi/kurum alanıyla arama
- OCR varsa içerik içi arama
Arama kalitesini güçlendiren yaklaşım: Arama Performansını Artıran 7 Teknik
8) Yetkilendirme Testi (RBAC + Gizlilik Seviyesi)
Kabul testinde iki uç risk aynı anda test edilmelidir:
- Yetkiler fazla açık mı? (hassas belgeye erişim)
- Yetkiler fazla kapalı mı? (kullanıcı belgeyi hiç göremiyor)
Test adımları:
- Farklı rol kullanıcıları ile aynı arama senaryosu koşulur
- Gizlilik seviyesi farklı belgeler denenir
- İndirme / dışa aktarma yetkileri doğrulanır
Yetki kurgusu: Rol Bazlı Yetkilendirme Nasıl Tasarlanır?
KVKK çerçevesi: KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi
9) Loglama ve İzlenebilirlik Kabul Testi
Kabul testinde loglar yalnızca “var” mı diye kontrol edilmez; raporlanabilir ve kanıt üretebilir mi diye doğrulanır:
- Görüntüleme/indirme/dışa aktarma olayları loglanıyor mu?
- Loglar filtrelenip raporlanabiliyor mu?
- Log erişimi ayrı yetki ile korunuyor mu?
- Kritik eşiklerde alarm/izleme yaklaşımı var mı?
Temel yapı: Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
10) Kabul Raporu ve Aksiyon Kapatma (Canlıya Geçiş Kararı)
Kabul raporu; canlıya geçişin “karar belgesi” olmalıdır. Minimum rapor başlıkları:
- Test kapsamı (belge grupları, batch’ler)
- Bulgular (tamlık, okunabilirlik, OCR, indeks, yetki, log)
- Hata türleri ve sayıları
- Düzeltme/yeniden tarama listesi
- Kapanış durumu (aksiyon kapandı mı?)
- Canlıya geçiş kararı (geç / kısmi geçiş / revizyon)
Hata eşiği yaklaşımıyla bağlayın: Arşiv Projelerinde Hata Eşiği Nasıl Belirlenir?
Mini Kabul Kontrol Listesi
- Tarama standardı (DPI/format) uyumlu mu?
- Eksik sayfa kontrolü yapıldı mı?
- Okunabilirlik (kırpma/eğrilik/netlik) uygun mu?
- OCR ölçümü raporlandı mı?
- İndeks alanları doğru ve zorunlu alanlar dolu mu?
- Arama senaryolarında kullanıcı başarı oranı iyi mi?
- RBAC ve gizlilik seviyesi doğru çalışıyor mu?
- Loglar raporlanabilir mi?
- Aksiyonlar kapatıldı mı, kabul raporu tamam mı?
Canlıya Geçişi Kurumunuza Uygun Planlayalım
Kurumsal operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Planlama ve teklif için: Fiyat Teklifi Alın
