Birçok şirket, “Dijital Dönüşüm” adı altında belgelerini taratıp bir sunucuya kaydeder ve sürecin tamamlandığını sanır. Ancak bu işlem dijitalleşme değil, sadece **”dijital depolama”**dır. Gerçek verimlilik, taranan bu belgelerin ve verilerin şirketin kullandığı diğer yazılımlarla (ERP, Muhasebe, CRM) konuşabilmesidir. Eğer sistemleriniz birbiriyle konuşmuyorsa, dijitalleşmenin meyvelerini toplamanız imkansızdır.
Veri Siloları: Şirketinizin Görünmez Verimlilik Katili
Şirketlerde genellikle İK için ayrı, muhasebe için ayrı, personel giriş-çıkış takibi (PDKS) için ayrı yazılımlar kullanılır. Sistemler arasında entegrasyon (köprü) kurulmadığında oluşan “veri siloları” şu riskleri doğurur:
- Veri Tutarsızlığı: Personelin adres değişikliğini İK yazılımına işlersiniz ancak muhasebe yazılımında eski adres kalır. Resmi bildirimlerde hata riski oluşur.
- Güvenlik Açıkları: İşten ayrılan personelin kartını İK sistemi iptal eder ama yemekhane veya kapı geçiş sistemi entegre değilse yetkisiz erişim devam edebilir.
- Zaman ve Efor Kaybı: Aynı veriyi üç farklı sisteme girmek için üç kat fazla efor harcanır. Bu durum, İK süreçlerinde otomasyon potansiyelini tamamen yok eder.
Kusursuz Bir Entegrasyon Senaryosu: İşe Alımdan Arşive
Entegre bir sistemde süreç manuel müdahaleye gerek duymadan bir zincir gibi ilerler:
- Aday Başvurusu: Aday, kariyer portalında formu doldurur; veriler anında İK Yazılımına (ATS) akar.
- Sicil Kartı Oluşumu: İşe alım onaylandığı an, veriler ERP Sistemine (SAP, Logo vb.) manuel giriş yapılmadan “personel kartı” olarak aktarılır.
- Dijital Arşivleme: Personelin imzaladığı sözleşme taranır ve Doküman Yönetim Sistemine (DMS) kaydedilir.
- Akıllı Bağlantı: DMS, bu taranmış belgenin erişim linkini ERP’deki personelin sicil kartına otomatik olarak tanımlar.
Sonuç: Bir yönetici ERP üzerinden personel ismine tıkladığında, başka bir klasör veya program aramadan taranmış sözleşmeye tek tıkla ulaşır. İşte gerçek insan kaynaklarında dijital süreç yönetimi budur.
Kamu ve Kurumsal Yapılarda EBYS Entegrasyonu
Özellikle kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerde resmi yazışmalar EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden yürütülür. İK süreçlerinin EBYS ile entegre olması; atamalar, görevlendirmeler ve disiplin cezaları gibi hukuki belgelerin e-imzalı olarak güvenle dolaşmasını ve arşivlendiği anda ilgili personelin dijital dosyasına işlenmesini sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Soru: Her yazılım birbirine entegre olabilir mi? Cevap: Modern yazılımların çoğu API (Application Programming Interface) veya Web Service desteği ile entegre edilebilir. Ancak çok eski (Legacy) sistemlerde bu süreç özel mühendislik çözümleri gerektirebilir.
Soru: Entegrasyon maliyeti yüksek midir? Cevap: İlk kurulumda bir mühendislik maliyeti olsa da, manuel hataların önlenmesi ve kazanılan devasa zaman tasarrufu ile bu yatırım (ROI) genellikle bir yıldan kısa sürede kendini amorti eder.
