Dijital arşiv projelerinde kalite kontrol (QC), “güzel tarandı” demek değildir. QC; eksik sayfa riskini sıfıra yaklaştıran, okunabilirliği güvenceye alan, indeks doğruluğunu koruyan ve teslimi ölçülebilir hale getiren planlı bir sistemdir. Kalite kontrol planı yazılı değilse; tartışma proje sonunda başlar, yeniden tarama maliyeti artar ve teslim süreleri uzar.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Kalite Kontrol Planı Nedir? (Kısa Tanım)
Kalite kontrol planı; tarama ve indeksleme sürecinde:
- Hangi hataların kontrol edileceğini
- Hangi sıklıkla kontrol yapılacağını (örnekleme / %100)
- Hata çıktığında ne yapılacağını (aksiyon)
- Kabul kriterlerini
- Raporlama ve kayıt yöntemini
tanımlar.
Bu plan, tarama standardı ve meta veri standardıyla birlikte yürür:
Kurumsal Tarama Standardı Nasıl Oluşturulur?
Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
1) QC Planını Yazmadan Önce: 3 Temel Kararı Netleştirin
1) Belge grupları ve risk seviyesi
Tüm belgeler aynı QC seviyesinde kontrol edilmez. Riskli gruplar ayrı yönetilmelidir:
Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir?
2) İş akışı (batch mantığı)
QC, parti (batch) bazında planlanırsa izlenebilir olur:
Büyük Arşivlerde Batch Mantığıyla Çalışma
3) Teslim ve kabul kriteri
Teslim “dosya verildi” değil; QC’den geçmiş, kayıt altına alınmış ve kabul edilmiş üretimdir.
2) QC’de Kontrol Edilecek 4 Ana Katman
Kalite kontrol planı, genellikle 4 katmanda yazılır:
Katman A: Tamlık (Eksik sayfa / atlanan sayfa)
Amaç: eksik sayfa riskini bitirmek.
Kontroller:
- Çoklu besleme olay kayıtları
- Sayfa sayısı kontrolü (beklenen–gerçek)
- Kritik gruplarda %100 sayfa kontrolü
Multi-feed yönetimi:
Çoklu Besleme Algılama ve Belge Koruma Sistemleri
Katman B: Görüntü kalitesi (Okunabilirlik)
Amaç: belgeyi “kullanılabilir” yapmak.
Kontroller:
- Bulanıklık / netlik
- Eğrilik / dönüklük
- Kırpma hatası (imza/mühür kesimi)
- Kontrast ve arka plan gürültüsü
Görüntü düzeltme standardı:
Sayfa Eğrilik Giderme ve Otomatik Görüntü Düzeltme Teknolojileri
Katman C: OCR (Aranabilirlik)
Amaç: OCR hedefli gruplarda arama değerini korumak.
Kontroller:
- OCR doğruluk ölçümü (örnekleme)
- Kritik alan doğrulama (tarih, no, kimlik vb.)
- Hata türlerine göre aksiyon
OCR ölçümü:
OCR Doğruluk Oranı Nasıl Ölçülür?
Katman D: İndeks doğruluğu (Meta veri)
Amaç: yanlış alan girilmesini ve yanlış dosyalamayı önlemek.
Kontroller:
- Zorunlu alanların doluluğu
- Validasyon kurallarına uyum
- Belge türü–alan seti eşleşmesi
- Tekil kimlik kontrolü
İndeks alan dengesi:
Dijital Arşivde İndeks Alanları Kaç Tane Olmalı?
3) Örnekleme mi %100 Kontrol mü? (Kurumsal Karar)
QC planında en kritik karar budur.
%100 kontrol önerilen durumlar
- Riskli belgeler (KVKK/hukuk/denetim)
- Kısa süreli ama kritik dosyalar
- Çok karışık ve hataya açık klasörler
- Proje başlangıcı (ilk batch’ler)
Örnekleme uygun durumlar
- Standart, tek tip belge grupları
- Kalite stabil hale geldikten sonra
- Üretim hızının kritik olduğu fazlar
Örnekleme oranını belge riskine göre ayarlayın; risk yükseldikçe örneklem artar.
4) Hata Çıkınca Ne Olacak? (Düzeltme Akışı)
QC planı “hata var” demekle bitmez. Aksiyon kuralı yazılmalıdır:
- Eksik sayfa → ilgili sayfa(lar) yeniden taranır, batch kaydına işlenir
- Yanlış kırpma/okunamazlık → yeniden tarama veya görüntü profili revizesi
- OCR düşük → profil değişimi + pilot yeniden ölçüm
- İndeks hatası → alan düzeltmesi + validasyon kuralı güçlendirme
Bu akış, kabul testlerine de bağlanmalıdır:
Canlıya Geçiş Öncesi Kabul Testleri
5) QC Raporlama: Proje Sonunda Değil, Süreçte
Kurumsal QC raporu; batch bazında izlenebilir olmalıdır. Minimum rapor alanları:
- Batch kodu
- Belge grubu
- Tarama standardı (DPI/format)
- Kontrol türü (%100 / örnekleme oranı)
- Hata sayısı ve türleri
- Yeniden tarama/düzeltme sayısı
- Kabul / red durumu
- Tarih ve sorumlu
Batch düzeni:
Büyük Arşivlerde Batch Mantığıyla Çalışma
6) QC Planı İçin Hazır “Kabul Kriterleri” Örneği
QC planınızda şu kriterler net yazmalı:
- Eksik sayfa: kabul edilmez
- Okunabilirlik: kritik alanlar net değilse yeniden tarama
- Kırpma: imza/mühür kesilmişse yeniden tarama
- Eğrilik: okunmayı engelliyorsa düzeltme
- OCR: hedefin altına düşerse profil revizesi
- İndeks: zorunlu alan boşsa kabul edilmez
Mini QC Kontrol Listesi
- Belge grupları risk seviyesine göre ayrıldı mı?
- Tamlık (eksik sayfa) kontrolleri tanımlı mı?
- Görüntü kalite kriterleri yazılı mı?
- OCR ölçüm ve kabul kriteri var mı?
- İndeks validasyonları tanımlı mı?
- Hata aksiyon akışı yazılı mı?
- QC raporu batch bazında tutuluyor mu?
QC Planınızı Kurumunuza Uygun Kurgulayalım
Kurumsal operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Planlama ve teklif için: Fiyat Teklifi Alın
