Dijital arşiv projelerinde en büyük yanlışlardan biri, “ne kadar çok saklarsak o kadar iyi” düşüncesidir. Uyumlu ve sürdürülebilir bir arşiv; belgeleri sonsuza kadar biriktirmek değil, belgenin yaşam döngüsünü (oluşturma–kullanım–saklama–imha) yönetmektir. Saklama ve imha politikası; KVKK uyumunu güçlendirir, denetimlerde düzen sağlar ve gereksiz veri birikimini engeller.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Saklama ve İmha Politikası Nedir?
Saklama ve imha politikası; her belge türü için:
- hangi süreyle saklanacağını,
- süresi dolunca hangi işlem yapılacağını,
- imha kararının nasıl onaylanacağını,
- imha işleminin nasıl kayıt altına alınacağını,
- imha sonrası kanıtın nasıl saklanacağını
tanımlayan kurumsal kural setidir.
Bu politika; yetkilendirme ve loglama ile birlikte çalışır:
Rol Bazlı Yetkilendirme Nasıl Tasarlanır?
Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
1) Politika Oluşturmadan Önce: Belge Sınıflandırması Şart
Saklama süresi, belgenin türüne ve riskine göre belirlenir. Bu yüzden ilk adım:
- Belge türleri sözlüğünü çıkarmak
- Riskli belgeleri ayrı işaretlemek
- Aktif–pasif arşiv ayrımını yapmak
Belge türleri ve öncelik: Hangi Belgeler Önce Dijitalleşmeli?
Aktif/pasif ayrımı: Aktif Arşiv – Pasif Arşiv Ayrımı Nasıl Yapılır?
Risk tespiti: Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir?
2) Saklama Süresi Nasıl Tanımlanır?
Kurumsal saklama süreleri, çoğu zaman üç kaynaktan beslenir:
- Mevzuat/denetim gereksinimleri
- Kurum içi operasyonel ihtiyaçlar (ihtilaf, garanti, süreç izleme)
- KVKK kapsamında veri minimizasyonu yaklaşımı
Politika yazarken en kritik nokta şudur:
Aynı kurum içinde bile “her belge aynı süreyle saklanmaz”.
3) Saklama ve İmha Politikası 9 Adımda Nasıl Kurulur? (Snippet Uyumlu)
- Belge türleri sözlüğünü oluştur (kurum ortak dili)
- Her belge türüne sahiplik belirle (hangi birim sorumlu?)
- Risk seviyesini etiketle (KVKK hassas / denetim kritik)
- Saklama süresini tanımla (yıl/ay bazında)
- Süre bitince yapılacak işlemi belirle (arşivle/kısıtla/imha)
- İmha onay akışını tasarla (kim başlatır, kim onaylar?)
- Loglama ve kanıt gereksinimini yaz (imha kaydı, rapor)
- Erişim ve dışa aktarma kontrollerini bağla (RBAC + gizlilik)
- Pilotla test et ve periyodik gözden geçirme planı yap
KVKK mimarisine bağlamak için: KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi
4) “Süre Dolunca Ne Olacak?” Karar Türleri
Politikada süre dolumu için tek bir karar yerine, belge grubuna göre 3 yaklaşım tanımlanır:
A) Erişimi kısıtla + arşivle
Süre dolsa bile kurum içi ihtilaf/denetim nedeniyle belge tutulabilir; ancak erişim daraltılır.
B) İmha et (geri döndürülemez)
Kişisel veri ve gereksiz birikim riski taşıyan belgelerde, süre dolunca imha devreye girer.
C) Dondur (legal hold)
Devam eden dava/denetim varsa, imha askıya alınır. Bu durumda sistem; belgeyi işaretleyip süre sayacını durdurmalıdır.
Bu kararlar, yetkilendirme ve loglama ile birlikte yürür:
Rol Bazlı Yetkilendirme Nasıl Tasarlanır?
Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
5) İmha Süreci Nasıl Tasarlanır? (Kanıt Üreten Model)
İmha “sil” demek değildir. Kurumsal imha süreci şu bileşenlere sahip olmalıdır:
- İmha listesi üretimi (hangi belgeler, hangi gerekçeyle?)
- Yetkili onay (en az iki göz prensibi)
- Geri döndürülemez imha yöntemi
- İmha raporu (tarih, kapsam, onaylayanlar)
- Log kaydı ve denetim izi
- İmha kanıtlarının saklanması (rapor + hash/ID mantığı)
Logların raporlanabilir olması bu yüzden kritiktir:
Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
6) Politikanın Sahada Çalışması İçin 6 Teknik Şart
- Belge türü alanı zorunlu olmalı
- Saklama etiketi (retention label) meta veriye bağlanmalı
- Gizlilik seviyesi ile erişim matrisi birlikte çalışmalı
- İndirme/dışa aktarma ayrı yetki olarak yönetilmeli
- İmha akışı görev/onay olarak tanımlanmalı
- Raporlar periyodik olarak incelenmeli
Meta veri ve indeks kurgusu: Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
7) En Sık Yapılan 7 Hata
- Her belgeye tek saklama süresi vermek
- Belge sahipliğini tanımlamamak (kim karar verecek?)
- İmha onay akışını yazmamak
- “Silindi” bilgisini kanıtlayacak rapor/log üretmemek
- Legal hold mekanizması kurmamak
- İndirme/export kontrollerini ihmal etmek
- Politika yazıp uygulamayı otomasyona bağlamamak
Mini Kontrol Listesi
- Belge türleri sözlüğü var mı?
- Her belge türünün sahibi belli mi?
- Saklama süresi belge bazında tanımlı mı?
- Süre dolunca aksiyon (arşivle/kısıtla/imha) net mi?
- İmha onay akışı yazılı mı?
- İmha kanıtı raporlanabiliyor mu?
- Legal hold var mı?
- Pilotla test edildi mi?
Pilot doğrulaması: Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
Saklama–İmha Politikanızı Kurumunuza Özel Netleştirelim
Kurumsal operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Planlama ve teklif için: Fiyat Teklifi Alın
