Dijital arşiv canlıya alındıktan sonra sistem uzun süre “çalışıyor gibi” görünebilir; fakat performans, bulunabilirlik ve güvenlik sorunları çoğu zaman yavaş yavaş birikir. Sonuçta kullanıcılar “bulamıyoruz”, denetimde “kanıtlayamıyoruz” veya güvenlikte “kim ne indirdi?” sorularıyla karşılaşır. Bu yüzden sürdürülebilir bir dijital arşivin olmazsa olmazı, 6 ayda bir yapılan arşiv sağlık kontrolüdür.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Arşiv Sağlık Kontrolü Nedir?
Arşiv sağlık kontrolü; dijital arşivinizin 6 ayda bir ölçülmesi, denetlenmesi ve iyileştirme aksiyonlarının yazılı şekilde kapatılmasıdır. Buradaki hedef “rapor üretmek” değil; arşivin:
- daha hızlı bulunabilir olmasını,
- daha güvenli kalmasını,
- KVKK uyumunun sürdürülebilir olmasını,
- veri büyümesine rağmen performansın korunmasını
garanti altına almaktır.
Bu kontrol, operasyonun devamlılığıyla birlikte düşünülmelidir: Dijital Arşiv Bakım Planı Nasıl Oluşturulur?
6 Ayda Bir Arşiv Sağlık Kontrolü 9 Adımda (Snippet Uyumlu)
- Sağlık kontrolü kapsamını belirle (birimler, belge türleri, dönem)
- KPI setini sabitle (performans, bulunabilirlik, kalite, güvenlik, uyum)
- Örneklem seç (kritik + sık kullanılan + riskli belge grupları)
- Arama başarısını ölç (ilk aramada bulma oranı, bulma süresi)
- İndeks doğruluğunu denetle (zorunlu alanlar, format, mükerrer kayıt)
- Log raporlarını incele (anormal indirme/export, mesai dışı erişim)
- Yetki matrisini gözden geçir (rol şişmesi, geçici yetkiler)
- Saklama–imha takvimini kontrol et (süre dolumu, legal hold, imha kanıtı)
- Aksiyon planı yaz + sorumlu–tarih ata + kapanış raporu yayınla
Sağlık Kontrolünde Ölçmeniz Gereken 12 KPI
Aşağıdaki metrikler 6 aylık periyotta düzenli izlendiğinde “bozulmayı” erkenden yakalarsınız.
1) Ortalama belge bulma süresi (sn/dk)
Kullanıcının belgeyi bulması ne kadar sürüyor? Süre uzuyorsa; indeks, filtre veya performans sorunu büyüyor olabilir.
2) İlk aramada bulma oranı (%)
Kullanıcı doğru aramada belgeyi ilk seferde bulabiliyor mu? Bu oran düştüyse meta veri standardı gevşemiş olabilir.
Arama tarafını güçlendirmek için: Arama Performansını Artıran 7 Teknik
3) Yanlış indeks oranı (%)
Özellikle tarih, belge no, birim, belge türü alanlarında hata oranı.
Standartların temeli: Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
4) Zorunlu alan eksikliği (%)
Zorunlu alanlar boş geçiliyorsa bulunabilirlik düşer ve düzeltme maliyeti artar.
5) Mükerrer belge oranı (%)
Aynı belgenin farklı adla veya farklı kayıtla birden fazla kez sisteme düşmesi hem aramayı bozar hem de uyum riskini büyütür.
Bunu azaltan yaklaşım: Yanlış Dosyalamayı Bitiren İsimlendirme Kuralı
6) Kritik belge erişim raporu (adet)
Riskli/hassas belgeler kimler tarafından görüntülenmiş/indirilmiş?
7) İndirme / dışa aktarma (export) anomali sayısı
Beklenmedik toplu indirmeler, yoğun export denemeleri, mesai dışı hareketler.
İzlenebilirlik katmanı: Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
8) Yetki şişmesi göstergesi
Bir rolün zamanla “her şeyi görür” hale gelmesi veya geçici erişimlerin kalıcı kalması.
Yetki kurgusu: Rol Bazlı Yetkilendirme Nasıl Tasarlanır?
9) Saklama süresi dolan belge sayısı
Süre dolmuş belgeler sistemde duruyorsa; veri minimizasyonu hedefi kaçırılıyor olabilir.
Yaşam döngüsü: Saklama ve İmha Politikası Nasıl Oluşturulur?
10) Legal hold (imha askısı) sayısı
Dava/denetim gibi durumlarda imha askısı olan dosyaların kontrolü.
11) Sistem yanıt süresi ve yoğun saat performansı
Arama ve filtreleme performansı yoğun saatlerde bozuluyor mu?
12) Yedekleme geri dönüş testi sonucu (restore prova)
“Yedek alıyoruz” demek yetmez; geri dönüş test edilmelidir.
Süreklilik tasarımı: Yedekleme ve Felaket Senaryosu Tasarımı
Sağlık Kontrolü Kapsamı Nasıl Seçilir?
Sağlık kontrolü tüm arşivi tek seferde taramak değildir. En iyi yaklaşım:
- Kritik belgeler (riskli/hassas)
- En çok kullanılan belgeler (operasyonun nabzı)
- Sorun çıkaran belge grupları (bulunamayan/yanlış indekslenen)
Riskli belge yaklaşımı: Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir?
6 Aylık Kontrolde “Kırmızı Bayrak” Sayılabilecek 7 Sinyal
- İlk aramada bulma oranının belirgin düşmesi
- Aynı belge için farklı arama sonuçlarının çoğalması (mükerrerlik)
- Zorunlu alan hatalarının artması
- Toplu indirme/export olaylarının artışı
- Yetki değişikliklerinin kontrolsüz çoğalması
- Saklama süresi dolan belgelerin birikmesi
- Restore testinin hiç yapılmaması veya başarısız olması
Bu sinyallerin en az 2–3’ü birlikte görülüyorsa, bakım planı “aktif” hale getirilmeli ve aksiyonlar takvime bağlanmalıdır: Dijital Arşiv Bakım Planı Nasıl Oluşturulur?
Sağlık Kontrolü Sonunda Çıkması Gereken Tek Şey: Aksiyon Planı
İyi bir sağlık kontrol raporu, şu formatta bitmelidir:
- Bulgu (ne oldu?)
- Etki (neye sebep oluyor?)
- Kök neden (neden oluyor?)
- Aksiyon (ne yapacağız?)
- Sorumlu (kim yapacak?)
- Termin (ne zaman bitecek?)
- Doğrulama (başarı kriteri)
Mini Sağlık Kontrol Listesi
- Arama KPI’ları ölçüldü mü?
- İndeks doğruluğu örneklemle denetlendi mi?
- Mükerrer kayıt kontrolü yapıldı mı?
- Loglar anomali açısından incelendi mi?
- Yetki matrisi sadeleştirildi mi?
- Saklama–imha takvimi kontrol edildi mi?
- Yedekleme restore testi yapıldı mı?
- Aksiyonlar sorumlu–tarih ile kapatıldı mı?
Arşiv Sağlık Kontrolünü Kurumunuza Uygun Şekilde Kurgulayalım
Kurumsal operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Planlama ve teklif için: Fiyat Teklifi Alın
