Kısa cevap: İyi dosya adı; belgenin tamamını anlatmaya çalışmaz, tanımlı kod sözlüğüne uyar. Tarih, birim, belge türü, kişi/konu, sıra ve sürüm alanları sabit sırada kullanılır; ayrıntılı bilgiler metaveride tutulur.
Bu rehber, kurumsal dosya adlandırma standardı aramasındaki kullanıcıya doğrudan uygulanabilir bir karar çerçevesi sunar. Konu; tanım, uygulama adımları, kontrol noktaları ve sık sorulan sorularla ele alınmıştır.
Hızlı karar özeti
- Kod sözlüğünü merkezi ve sürümlü olarak yönetin
- Türkçe karakter, boşluk ve serbest kısaltmaları sınırlayın
- Benzersizlik için sıra veya belge numarası kullanın
- Dosya adı ile indeks alanlarının aynı kaynaktan üretilmesini sağlayın
Dosya adı ile metaveri sözlüğünü tek kaynaktan yönetmek
1. Kod sözlüğünü merkezi ve sürümlü olarak yönetin
Kod sözlüğünü merkezi ve sürümlü olarak yönetin. Bu adım yazılı bir kural, sorumlu kişi ve doğrulama kanıtıyla desteklenmelidir. Uygulama sırasında istisnalar ayrı kaydedilmeli; aynı hatanın tekrar etmesi halinde süreç, ekipman veya eğitim kaynağına yönelik düzeltici faaliyet açılmalıdır.
2. Türkçe karakter, boşluk ve serbest kısaltmaları sınırlayın
Türkçe karakter, boşluk ve serbest kısaltmaları sınırlayın. Bu adım yazılı bir kural, sorumlu kişi ve doğrulama kanıtıyla desteklenmelidir. Uygulama sırasında istisnalar ayrı kaydedilmeli; aynı hatanın tekrar etmesi halinde süreç, ekipman veya eğitim kaynağına yönelik düzeltici faaliyet açılmalıdır.
3. Benzersizlik için sıra veya belge numarası kullanın
Benzersizlik için sıra veya belge numarası kullanın. Bu adım yazılı bir kural, sorumlu kişi ve doğrulama kanıtıyla desteklenmelidir. Uygulama sırasında istisnalar ayrı kaydedilmeli; aynı hatanın tekrar etmesi halinde süreç, ekipman veya eğitim kaynağına yönelik düzeltici faaliyet açılmalıdır.
4. Dosya adı ile indeks alanlarının aynı kaynaktan üretilmesini sağlayın
Dosya adı ile indeks alanlarının aynı kaynaktan üretilmesini sağlayın. Bu adım yazılı bir kural, sorumlu kişi ve doğrulama kanıtıyla desteklenmelidir. Uygulama sırasında istisnalar ayrı kaydedilmeli; aynı hatanın tekrar etmesi halinde süreç, ekipman veya eğitim kaynağına yönelik düzeltici faaliyet açılmalıdır.
Uygulama kontrol tablosu
| Kontrol alanı | Sorulacak soru | Kanıt |
| Kod sözlüğünü merkezi ve sürümlü olarak yönetin | Kural ve sorumlu tanımlı mı? | Prosedür / görev kaydı |
| Türkçe karakter, boşluk ve serbest kısaltmaları sınırlayın | Numune veya pilotla doğrulandı mı? | Test sonucu / örnek dosya |
| Benzersizlik için sıra veya belge numarası kullanın | Hata halinde aksiyon belli mi? | İstisna ve düzeltme kaydı |
Ayrıntılı uygulama rehberi
Dijital arşivleme projelerinde belgeye hızlı erişim sağlamanın temeli, tutarlı dosya isimlendirme standardı + doğru indeksleme (meta veri) kurgusudur. Aşağıdaki sistem; sözleşme, fatura, ihale, personel, teknik çizim, yazışma gibi tüm arşiv tiplerinde aynı şekilde çalışır ve DMS/EBYS yapılarıyla uyumludur.
İlgili rehberler: Dijital arşivleme, Arşiv düzenleme, Veri güvenliği, Yerinde dijitalleştirme
Dosya isimlendirme standardı nedir?
Dosya isimlendirme standardı, her belgenin adını aynı mantıkla oluşturan kurallar bütünüdür. Amaç:
- Aynı tip belgeleri otomatik gruplayabilmek
- Kopya dosyayı azaltmak, karışıklığı bitirmek
- Klasörlerde ve DMS/EBYS içinde saniyeler içinde arama yapmak
- Denetimlerde izlenebilirlik sağlamak (kim, neyi, ne zaman oluşturdu?)
Önerilen “tek format” (kurumlar için en pratik şablon)
Aşağıdaki yapı, hem insan gözüyle okunur hem de raporlama/otomasyon için idealdir:
[Birim]-[BelgeTuru]-[BelgeNo]-[Tarih]-[V]-[G]
- Birim: IK, MALI, HUK, SAT, TEK, IDARI…
- BelgeTuru: Sozlesme, Fatura, Tutanak, Ihale, Teklif, Rapor…
- BelgeNo: Evrak/Belge numarası (yoksa SiraNo kullanın)
- Tarih: YYYY-MM-DD
- V: Versiyon (V01, V02…)
- G: Gizlilik etiketi (G0–G3)
Uzun format (kurumlarda ileri seviye):
[KurumKodu]-[Birim]-[BelgeTuru]-[BelgeNo]-[Tarih]-[V]-[G]-[KVKK]-[Ek]
12 Altın Kural (kurumu “tek standarda” kilitleyen kurallar)
- Tek alfabe: Türkçe karakter kullanmayın (ş→s, ğ→g, ı→i, ö→o, ü→u, ç→c).
- Boşluk yok: Ayırıcı olarak tek karakter seçin: “-” veya “_”.
- Tarih formatı sabit: YYYY-MM-DD (örn. 2026-02-19).
- Belge türü sözlüğü şart: Herkes aynı ifadeyi kullanmalı (Sozlesme/Fatura/Tutanak…).
- BelgeNo yeri değişmez: Hep aynı alanda dursun (şablonu bozmayın).
- Versiyon kuralı: V01, V02… (“final”, “son”, “gercek” yasak).
- Gizlilik etiketi ekleyin: G0(Genel), G1(İç), G2(Gizli), G3(Çok Gizli).
- KVKK bayrağı görünür olsun: Kişisel veri varsa dosya adında KVKK yazsın.
- Uzunluk limiti koyun: 80–120 karakter bandını hedefleyin (sistem uyumu).
- Sıfır doldurma: 1 yerine 001 kullanın (sıralama bozulmasın).
- Aynı belge = aynı kök ad: Ekler sadece [Ek] alanında değişsin.
- Değişiklik kuralı: Dosya adı keyfi değiştirilemez; değişirse loglanır.
Gizlilik ve KVKK için hızlı etiket standardı
- G0: Genel
- G1: Kurum içi
- G2: Gizli
- G3: Çok gizli
KVKK: Kişisel veri içeriyorsa mutlaka KVKK etiketi ekleyin.
Detaylı yaklaşım için: Veri güvenliği
Hatalı → Doğru (en sık yapılan 10 hata)
- Hatalı:
Sozlesme final son.pdf
Doğru:SAT-Sozlesme-2026-0145-2026-02-19-V01-G1.pdf - Hatalı:
fatura(3).pdf
Doğru:MALI-Fatura-2026-000387-2026-02-01-V01-G0.pdf - Hatalı:
IK ozluk Ahmet.pdf
Doğru:IK-Ozluk-EMP10293-2025-11-03-V01-G2-KVKK.pdf - Hatalı:
tutanak_20.2.26.pdf
Doğru:HUK-Tutanak-2026-0019-2026-02-20-V01-G1.pdf - Hatalı:
Scan0001.pdf
Doğru:SAT-Teklif-2026-0091-2026-01-14-V01-G0.pdf - Hatalı:
revize.pdf
Doğru:TEK-Cizim-PRJ-7781-2026-02-10-V02-G1.pdf - Hatalı:
son_baski.pdf
Doğru:IDARI-Rapor-2026-0032-2026-01-05-V03-G1.pdf - Hatalı:
ihale_dosyasi.pdf
Doğru:SAT-Ihale-2026-0107-2026-02-07-V01-G1.pdf - Hatalı:
yazisma.pdf
Doğru:HUK-Yazisma-EVR-2026-00441-2026-02-12-V01-G1.pdf - Hatalı:
belge.pdf
Doğru:MALI-Form-2026-0006-2026-02-03-V01-G0.pdf
“Belge Türü Sözlüğü” (kopyala–yapıştır)
Bu listeyi kurum içinde sabitleyin (herkes aynı yazsın):
- Sozlesme
- Protokol
- Teklif
- Siparis
- Fatura
- Irsaliye
- Tutanak
- Yazisma
- Rapor
- Form
- Talimat
- Dilekce
- Ihale
- Ozluk
6 hazır şablon (farklı senaryolara göre)
- Sözleşme
[Birim]-Sozlesme-[BelgeNo]-[Tarih]-[V]-[G].pdf - Fatura / Finans
[Birim]-Fatura-[BelgeNo]-[Tarih]-[V]-[G0].pdf - Personel (KVKK)
IK-Ozluk-[Sicil]-[Tarih]-[V]-G2-KVKK.pdf - Teknik çizim / proje
TEK-Cizim-[CizimNo]-[Tarih]-[V]-[G].pdf
(Geniş format işler için: Proje çizim tarama) - Resmî yazışma
HUK-Yazisma-[EvrakNo]-[Tarih]-V01-[G].pdf - Toplu tarama paketi
ARSIV-[Birim]-[BelgeTuru]-[Yil]-BATCH[001].zip
Dosya adı tek başına yetmez: indeks alanlarını eşleştirin
Dosya adı “hızlı etikettir”; kalıcı düzen için aynı alanları indeks (meta veri) tarafında da açın:
- Birim
- BelgeTuru
- BelgeNo / SicilNo
- Tarih
- Versiyon
- Gizlilik
- KVKK (var/yok)
Bu kurguyu kurumsal projelerde uçtan uca uyguluyoruz: Kurumsal dijital arşiv hizmetleri
Mini kontrol listesi (standardı sahada uygulatır)
- Belge türü sözlüğü yayımlandı mı?
- Tarih formatı YYYY-MM-DD tek mi?
- Versiyonlama V01 kuralı zorunlu mu?
- Gizlilik (G0–G3) ve KVKK etiketi net mi?
- Ayırıcı karakter tek mi (– veya _)?
- Kalite kontrolde “dosya adı denetimi” maddesi var mı?
Kurumunuzda dosya karmaşası varsa (satış odaklı kapanış)
Eğer belge arama süreniz uzuyor, aynı dokümanın farklı adlarla kopyaları çoğalıyorsa ve arşiviniz dijital karmaşaya dönüştüyse; biz projeye başlamadan önce dosya isimlendirme standardı + indeks alanları + kalite kontrol yapısını kuruyor, ardından dijitalleştirmeyi yerinde veya merkezde güvenli şekilde yürütüyoruz.
- Süreç ve yöntem: Yerinde dijitalleştirme
- Güvenlik yaklaşımı: Veri güvenliği
- Teklif almak için: Fiyat teklifi alın
Konuyu tamamlayan rehberler
- Kurumsal dosya adı kuralı
- Metaveri standardı
- Arama performansını artırma
- Kurumsal Arşiv Mimarisi Nasıl Kurulur? Dosya Planı, Taksonomi ve Metaveri Modeli
- Belge Tarama Kalite Güvencesi: Örnekleme, Kabul Kriteri ve Hata Yönetimi
Sık sorulan sorular
Dosya adında hangi alanlar olmalı?
Belgeyi benzersiz ayırmaya yarayan tarih, tür, konu/kişi ve sıra gibi az sayıda alan olmalıdır.
Çok uzun dosya adı faydalı mıdır?
Hayır. Okunabilirliği ve sistem uyumunu bozabilir; ayrıntı metaveriye taşınmalıdır.
Sürüm bilgisi nasıl yazılmalı?
Taslak ve onaylı sürümler için kurum genelinde tek bir sürüm kodu standardı kullanılmalıdır.
Projeniz için sonraki adım
Belge türü, yaklaşık hacim, çalışma lokasyonu ve beklenen çıktı formatını belirleyerek dijitalleştirme fiyat teklifi isteyebilir veya e-Arşivleme ile iletişime geçebilirsiniz.
