İzlenebilirlik + Hatasız Dijital Geçiş
Fiziksel arşivde kodlama ve etiketleme; dijital arşiv projesinde “doğru belge doğru dosyada mı?” sorusunu ortadan kaldıran en kritik disiplindir. Etiketsiz veya tutarsız etiketli arşivlerde tarama hızlansa bile; yanlış sıralama, yanlış indeks, kayıp klasör ve geri dönüp düzeltme maliyeti artar. Doğru kodlama sistemi ise arşivi hem fizikselde hem dijitalde izlenebilir hale getirir.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Kodlama ve Etiketleme Neden Gerekli?
Kodlama; fiziksel arşivdeki bir kutu/klasörün dijital sistemdeki karşılığını tekil kimlik ile bağlar. Böylece:
- Kutu/klasör kaybolmaz, yeri izlenir
- Batch yönetimi kolaylaşır
- İndeks hataları düşer
- Teslim ve kabul süreçleri kanıtlanabilir olur
- Denetimde “şu belgenin aslı nerede?” sorusu netleşir
Batch mantığıyla çalışma: Büyük Arşivlerde Parti (Batch) Mantığıyla Çalışma
Hazırlık standardı: Tarama Öncesi Arşiv Hazırlık Kontrol Listesi
1) Etiketleme Sisteminin 5 Temel İlkesi
1) Tekillik (Unique)
Her kutu/klasör tek bir kod taşır. Aynı kod iki farklı yerde kullanılmaz.
2) Anlamlı yapı (Human-readable)
Kod, bakınca temel bilgiyi vermelidir:
- Birim
- Belge türü
- Dönem
- Seri numarası
3) Sabit format (Standard)
Kod formatı değişirse, arşiv “karma kodlara” döner. Format proje başında kilitlenmelidir.
4) Fiziksel–dijital eşleşme
Etiketteki kod; dijital dosya yapısında, indeks alanlarında ve teslim kayıtlarında aynı olmalıdır.
5) Yaşam döngüsü
Kutu/klasörün durumu izlenebilmelidir:
- Depoda
- Hazırlıkta
- Tarandı
- QC’de
- Teslim edildi
2) Kod Yapısı Nasıl Kurulur?
Aşağıdaki modellerden birini seçip standartlaştırın.
Model A: Birim + Belge Türü + Dönem + Seri
Örnek:
- IK-OZLUK-2022-014
- MHS-FATURA-2023-008
- HUK-SOZLESME-2021-031
Model B: Lokasyon + Birim + Seri (çok şubeli yapılarda)
Örnek:
- IST-IH-IK-000214
- ANK-MHS-000088
Model C: Yıl bazlı seri (çok hacimli tek tip arşivlerde)
Örnek:
- 2023-FAT-000981
- 2023-SOZ-000144
Kod formatını seçerken hedefiniz: “kodu gören kişi, kutunun içeriğini %70 doğru tahmin edebilsin.”
3) Etiket Üzerinde Hangi Bilgiler Olmalı?
Minimum etiket alanları:
- Kutu/Klasör Kodu (büyük ve net)
- Birim
- Belge türü
- Dönem
- Kutu/Klasör içeriği kısa açıklama (opsiyonel)
- Risk etiketi (opsiyonel: R0/R1/R2/R3)
- Durum alanı (opsiyonel)
Riskli belge yönetimi: Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir?
4) Raf ve Lokasyon Kodlama
Etiketleme sadece kutuda olmaz; raf/lokasyon kodu da olmalıdır. Basit ve güçlü yaklaşım:
- Oda: A, B, C
- Raf: R01–R20
- Göz: G01–G10
Örnek lokasyon: A-R03-G07
Bu sistemle:
- Kutu nerede duruyor?
- Hangi lokasyondan çıktı?
- Teslim sonrası yerine döndü mü?
soruları netleşir.
5) Etiketleme İş Akışı
Adım 1: Kod havuzu oluşturun
Kodlar sahada rastgele üretilmez. Önceden seri numaraları planlanır.
Adım 2: Etiketleri standart ölçüde basın
- Dayanıklı, yıpranmayan etiket
- Okunabilir font
- Net kontrast
Adım 3: Etiket–kayıt eşlemesini anında yapın
Etiket yapıştırılır yapıştırılmaz kayıt defterine işlenir:
- Kod
- Birim
- Belge türü
- Dönem
- Lokasyon
- Sorumlu
- Tarih
Adım 4: Batch’e bağlayın
Kutu kodu, batch kodunun bir parçası olur veya batch kaydında referanslanır.
Batch yaklaşımını doğru kurmak için: Büyük Arşivlerde Parti (Batch) Mantığıyla Çalışma
6) Dijital Tarafta Kod Nasıl Kullanılmalı?
Kod; dijital arşivde üç yerde yaşamalıdır:
- Dosya adı / klasör yapısı (gerekiyorsa)
- Zorunlu indeks alanı (kutu/klasör kodu alanı)
- Teslim ve kabul tutanağı (batch raporu)
Meta veri standardı: Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
İndeks alanı sayısı: Dijital Arşivde İndeks Alanları Kaç Tane Olmalı?
7) Sahada En Sık 7 Etiketleme Hatası
- Aynı kodu iki farklı kutuya vermek
- Belge türünü kişiye göre adlandırmak (standartsızlık)
- Etiketi yapıştırıp kayıt defterine işlememek
- Dönem bilgisini boş bırakmak
- Riskli belgeleri etiketle ayırmamak
- Lokasyon kodu olmadan depo yönetmeye çalışmak
- Kodun dijital indeks alanında zorunlu olmaması
Kodlama ve Etiketlemeyi Kurumsal Standarta Bağlayalım
Arşiv düzenleme ve hazırlık: Arşiv Düzenleme
Kurumsal operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Teklif ve proje planı: Fiyat Teklifi Alın
