Dijital arşiv projelerinde tarama kalitesi tek başına “bulunabilirlik” sağlamaz. Belgeyi saniyeler içinde bulduran şey; kurumsal meta veri standardıdır. Meta veri yoksa veya tutarsızsa, dijital arşiv kısa sürede “dosya yığını”na dönüşür. Bu yüzden meta veri standardı; tarama başlamadan önce tanımlanmalı, belge türlerine göre ayrılmalı ve validasyon kurallarıyla korunmalıdır.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Meta Veri Standardı Nedir? (Kısa Tanım)
Meta veri; belgenin kendisi değil, belgeyi tanımlayan ve aramayı mümkün kılan bilgilerdir. Örnek:
- Belge türü
- Tarih
- Belge numarası
- Birim
- Taraf/ilgili kişi
- Dönem
- Gizlilik seviyesi
Kurumsal meta veri standardı ise; bu alanların hangi belgede zorunlu, hangi formatta, hangi doğrulama ile girileceğini belirleyen kural setidir.
Kurumsal tarama standardıyla birlikte tasarlanmalıdır:
Kurumsal Tarama Standardı Nasıl Oluşturulur?
1) Meta Veri Standardı Olmadan Ne Olur?
Sahada en sık yaşanan sorunlar:
- Aynı belge farklı isimle kaydedilir
- Belge numarası boş kalır, arama “tahmin”e döner
- Dönem bilgisi karışır, denetimde evrak bulunamaz
- Yetkisiz erişim artar (gizlilik etiketi yoksa)
- Entegrasyon yapılmak istendiğinde eşleşme bulunamaz
Bu yüzden meta veri standardı; arşiv projesinin başında hedef/kapsamla birlikte kilitlenmelidir:
Dijital Arşive Geçişte Hedef ve Kapsam Belirleme
2) Standart Oluşturmanın 6 Adımı (Uygulanabilir)
Adım 1: Belge türü sözlüğünü sabitleyin
Meta veri; belge türü net değilse çalışmaz. Önce “belge türü sözlüğü” oluşturun:
- Sözleşme / Ek protokol / Zeyilname
- Fatura / İrsaliye / Mutabakat
- Özlük / İzin / Bordro
Envanter kırılımı bu aşamada çok işe yarar:
Belge Envanteri Nasıl Çıkarılır?
Adım 2: Çekirdek alan setini belirleyin (her belgede ortak)
Çekirdek set; hemen her kurumda işleyen minimum alanlardır:
- Belge türü
- Tarih
- Dönem
- Birim/Departman
- Belge No / Kayıt No
- İlgili kişi/kurum
- Gizlilik seviyesi
Adım 3: Belge türüne göre ek alan setleri tanımlayın
Örnek:
- Sözleşme: taraf, sözleşme no, başlangıç/bitiş, konu
- Fatura: fatura no, tedarikçi, tutar, dönem
- Özlük: sicil no, ad-soyad, birim, işe giriş, saklama etiketi
Adım 4: Zorunlu alanları belirleyin (boş geçilemez)
Kural basit: “Aramada en çok kullanılan alanlar” zorunlu olmalıdır. Zorunlu alan sayısı arttıkça veri kalitesi yükselir; ancak giriş yükü artar. Bu dengeyi belge türüne göre kurun.
İndeks alan sayısı karar rehberi:
Dijital Arşivde İndeks Alanları Kaç Tane Olmalı?
Adım 5: Validasyon kuralları yazın (hata önleme)
Validasyon; yanlış veri girişini daha oluşmadan engeller. Örnek kurallar:
- Tarih formatı: GG.AA.YYYY
- Belge No boş geçilemez
- Dönem yalnızca seçilebilir liste
- Birim yalnızca tanımlı liste
- Gizlilik seviyesi (R0/R1/R2/R3) yalnızca seçilebilir
Riskli belge etiketi için:
Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir?
Adım 6: Standartı “alan sözlüğü” dokümanına bağlayın
Meta veri standardını tek sayfalık “alan sözlüğü”ne dökün:
- Alan adı
- Açıklama
- Tip (metin/sayı/tarih/seçim)
- Zorunlu mu?
- Validasyon kuralı
- Örnek değer
3) Meta Veriyi Güçlendiren 4 Tasarım Kararı
1) Seçilebilir liste kullanın (free text azaltın)
Free text arttıkça yazım hatası artar. Kurumsal standartta:
- Birim adı, belge türü, dönem, gizlilik seviyesi → liste olmalı
2) Tekil anahtar (unique ID) yaklaşımı
Belge no/kayıt no veya sistemin ürettiği ID; belgeyi benzersiz yapar. Entegrasyonlarda kritik rol oynar.
3) Dönem etiketini zorunlu kılın
Dönem etiketi yoksa arşiv büyüdükçe arama başarısı düşer.
4) Gizlilik seviyesini indeksin parçası yapın
Gizlilik; yetki matrisiyle birlikte çalışmalıdır.
KVKK güvenlik yaklaşımı:
KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi
4) Meta Veri Standardı, DMS/EBYS Seçimini Nasıl Etkiler?
Meta veri tasarımı; arşivin yaşayacağı sistemi belirler:
- Alan yönetimi, zorunluluk, validasyon
- Rol bazlı erişim
- Loglama ve izlenebilirlik
- Entegrasyon kabiliyeti
Sistem seçimi: DMS mi EBYS mi? Hangisi Size Uygun?
Loglama: Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
5) Mini Kontrol Listesi (Yayın Öncesi)
- Belge türü sözlüğü sabit mi?
- Çekirdek alan seti tanımlı mı?
- Belge türüne göre ek alanlar var mı?
- Zorunlu alanlar belirlendi mi?
- Validasyon kuralları yazılı mı?
- Seçilebilir listeler oluşturuldu mu?
- Gizlilik etiketi ve dönem etiketi zorunlu mu?
Kurumsal Meta Veri Standardınızı Birlikte Netleştirelim
Kurumsal operasyon yaklaşımı: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Planlama ve teklif için: Fiyat Teklifi Alın
