Belge İndeks Doğrulama Nedir?
Dijital arşivlerde dosya adı, indeks bilgisi, belge içeriği ve referans verinin birbiriyle uyumlu olup olmadığını kontrol eden kalite güvence sürecidir.
Yüksek hacimli dijitalleştirme ve arşiv indeksleme projelerinde küçük bir veri giriş hatası, belgenin yanlış kişi, işlem, sözleşme, dönem veya dosya grubuyla ilişkilendirilmesine neden olabilir. Bu nedenle yalnızca indeksleme değil, indekslenen verinin doğrulanması da gerekir.
İndeks doğrulama üç veri kaynağını birlikte kontrol eder
Belge indeks doğrulama sürecinde dosya adı veya indeks kaydı, belgenin kendi içeriği ve müşteri tarafından sağlanan referans veri kaynağı birlikte değerlendirilir. Bu üç kaynak arasındaki uyum, dijital arşivin güvenilirliğini belirler.
Dosya Adı / İndeksDosya adındaki alanlar parçalanır, beklenen format ve alan yapısı kontrol edilir.
Belge İçeriğiOCR veya yapay zekâ destekli okuma ile belge üzerindeki değerler tespit edilir.
Referans VeriExcel, CSV, Access, SQLite veya müşteri veri kaynağı ile eşleştirme yapılır.
Kalite RaporuUyuşmayan, eksik, mükerrer veya belirsiz kayıtlar raporlanır.Dosya adı doğru görünse bile belge içeriği farklı olabilir
Belge indeksleme işlemlerinde insan kaynaklı hatalar, veri yapısındaki farklılıklar ve dosya adlandırma problemleri oluşabilir. Bir rakamın eksik yazılması, alanların yer değiştirmesi veya başka bir belgeye ait indeks bilgisinin kullanılması, arşiv içinde yanlış dokümana erişim riskini artırır.
- Yanlış yazılmış indeks değerleri tespit edilir.
- Belge içeriği ile dosya adı karşılaştırılır.
- Referans veride karşılığı olmayan kayıtlar ayrılır.
- Kopya veya mükerrer dosyalar incelemeye alınır.
Belge indeks doğrulama nasıl yapılır?
İndeks doğrulama tek bir kontrol işleminden oluşmaz. Dosya yapısı, indeks alanları, referans veriler, belge içeriği, OCR sonuçları, mükerrer kayıtlar ve düzeltme sonrası tekrar kontrol birlikte değerlendirilir.
Dosya Adlandırma Yapısı Analiz Edilir
Dosya adındaki bölümler ayırıcı karakterlere göre ayrılır ve her bölüm ayrı bir indeks alanı olarak değerlendirilir.
İndeks Alanları Tanımlanır
Belge türü, kayıt numarası, işlem numarası, tarih, dönem, birim kodu ve referans kodu gibi alanlar belirlenir.
Referans Veri Eşleştirilir
Dosya adındaki seçili indeks alanları müşteri tarafından sağlanan veri kaynağındaki ilgili sütunlarla eşleştirilir.
Belge İçeriği Okunur
OCR veya yapay zekâ destekli okuma ile belge üzerindeki belirli alanlar tespit edilir.
Uyuşmazlıklar Ayrılır
Dosya adı, belge içeriği ve referans veri arasında fark varsa kayıt hata veya inceleme durumuna alınır.
Düzeltme ve Yeniden Kontrol
Uygun düzeltmeler kontrollü şekilde yapılır ve değişiklik sonrası belge yeniden doğrulanır.
Veritabanı eşleştirmesi nasıl yapılır?
Müşteri tarafından sağlanan Excel, CSV, Access, SQLite veya benzeri veri kaynağı sisteme aktarılır. Dosya adındaki seçili indeks alanları, referans veri kaynağındaki ilgili sütunlarla eşleştirilir.
Dosya adı bilgileri referans veri kaynağında yalnızca bir kayıtla eşleşiyorsa kayıt uygun kabul edilir.
Dosya adı hatalı, referans veri eksik veya belge yanlış klasörde olabilir. Kayıt incelemeye alınır.
Sonuç belirsiz kabul edilir ve ilave indeks alanlarının kontrol kapsamına alınması gerekebilir.
Belge içeriği ile dosya adı nasıl karşılaştırılır?
Referans veri kontrolü tek başına yeterli değildir. Yanlış adlandırılmış bir belge, tesadüfen başka bir gerçek referans kaydıyla eşleşebilir. Bu nedenle belge üzerindeki belirli alanlar OCR veya yapay zekâ destekli okuma ile incelenir.
- Belge içeriğindeki değer okunur.
- Dosya adındaki ilgili alanla karşılaştırılır.
- Referans veri kaynağındaki değerle eşleştirilir.
- Üç değer de uyumluysa kayıt yüksek güvenle kabul edilir.
Yapay zekâ indeks kontrolünde nasıl kullanılır?
Yapay zekâ modelleri, belge üzerindeki belirli alanların okunmasında ve metnin bağlam içinde değerlendirilmesinde kullanılabilir. Bu yapı yalnızca karakterleri okumaya değil, doğru alanın doğru bağlamdan seçilmesine yardımcı olur.
Örnek okuma talimatları
Kontrol ihtiyacına göre yalnızca belirli bir sayfa, belirli bir bölge, ilk sayfa, son sayfa veya belgenin tamamı incelenebilir.
Regex ve sabit alan kontrolleri
Bir alanın referans veride karşılığı olmasa bile biçimi kontrol edilebilir. Regex kuralları, değerlerin beklenen sayı, harf, tarih veya kod yapısına uyup uymadığını doğrulamak için kullanılır.
Yalnızca rakam^\d+$Tam 10 haneli sayı^\d{10}$8–14 hane sayı^\d{8,14}$İki harf ve sekiz rakam^[A-Z]{2}\d{8}$Yıl-ay-gün tarihi^\d{4}-\d{2}-\d{2}$Belirli değerler^(AKTIF|PASIF|IPTAL)$Aynı indeks bilgisine sahip dosyalar nasıl incelenir?
Aynı indeks bilgisiyle birden fazla dosya bulunması her zaman hata anlamına gelmez. Ancak bu durumun mutlaka incelenmesi gerekir. Dosyalar aynı belgenin kopyası, aynı işleme ait ek belge veya yanlış indekslenmiş kayıt olabilir.
İçerik Özeti Kontrolü
Dosyanın dijital içeriğine göre benzersiz bir özet üretilir. Özetler aynıysa dosyalar tamamen aynı olabilir.
Görsel ve Metin Benzerliği
Belgelerin ilk veya son sayfaları, OCR metinleri ve kısmi içerikleri karşılaştırılarak benzer belgeler bulunabilir.
Bulunan düzeltmeler nasıl uygulanır?
Belge içeriğiyle dosya adı arasında farklılık bulunduğunda sistem düzeltme önerisi oluşturabilir. Ancak düşük güvenli, çelişkili veya uygulanamaz sonuçlar otomatik değiştirilmez.
- Uygulanabilir uyuşmazlıklar belirlenir.
- Dosya adı veya indeks kaydı kontrollü şekilde güncellenir.
- Değişiklik öncesi yedek alınır.
- Düzeltilen belgeler yeniden doğrulanır.
Klasör tabanlı ve liste tabanlı indeks doğrulama farkı
İndeks doğrulama, dosya adından doğrudan bilgi alarak veya Excel/CSV gibi liste kaynaklarından indeks alanlarını okuyarak yapılabilir.
Klasör Tabanlı Kontrol
İndeks bilgileri doğrudan dosya adından alınır. Düzeltme yapıldığında fiziksel dosya adı değiştirilebilir.
Örnek: BelgeTuru_Birim_KayitNo_Tarih.pdfListe Tabanlı Kontrol
İndeks bilgileri Excel, CSV veya benzeri listedeki sütunlardan alınır. Fiziksel dosya adı korunarak indeks kaydı düzeltilebilir.
Örnek: Dosya yolu + indeks sütunlarıİndeks kalite kontrol raporunda hangi bilgiler yer alır?
Kontrol sonunda proje ve dosya bazında rapor hazırlanabilir. Bu raporlar Excel veya PDF biçiminde teslim edilebilir.
Belge indeks doğrulama hizmeti kimler için uygundur?
İndeks doğrulama hizmeti, yüksek hacimli dijital belge yöneten tüm kurumlar için uygundur.
Dijital arşiv tesliminden önce hangi kontroller yapılmalıdır?
Dijital arşiv teslim edilmeden önce dosya sayısı, dosya yolu, zorunlu indeks alanları, referans eşleşmesi, belge içeriği, mükerrer belgeler, bozuk dosyalar ve yeniden doğrulama sonuçları kontrol edilmelidir.
Doğru indeks, güvenilir dijital arşivin temelidir
Dijital arşivlerde yalnızca belgelerin taranmış ve adlandırılmış olması yeterli değildir. Dosya adı, indeks bilgisi, belge içeriği ve referans kayıtların birbiriyle uyumlu olması gerekir.
Belge indeks doğrulama süreci; yanlış indekslenmiş dosyaları bulur, içerik uyuşmazlıklarını tespit eder, mükerrer belgeleri ayrıştırır, eksik ve belirsiz kayıtları raporlar, düzeltmeleri kontrollü biçimde uygular ve teslim edilen dijital arşivin kalitesini artırır.
İndeks Doğrulama İçin Teklif AlınBelge indeks doğrulama hakkında merak edilenler
Dosya adı doğru görünüyorsa yine de indeks kontrolü gerekir mi?
Evet. Dosya adındaki değer biçim olarak doğru görünse bile başka bir belgeye ait olabilir. Bu nedenle dosya adının belge içeriği ve referans veriyle birlikte kontrol edilmesi gerekir.
Veritabanında bulunmayan bir alan kontrol edilebilir mi?
Evet. Alan sabit değer, Regex, uzunluk, veri tipi veya belge içeriği üzerinden kontrol edilebilir. Veritabanında karşılığı olmayan alanlar da dosya adı yapısında korunabilir.
Bütün dosya adı alanlarının veritabanıyla eşleştirilmesi gerekir mi?
Hayır. Yalnızca referans doğrulamasında kullanılacak alanlar eşleştirilebilir. Yardımcı, sabit veya kontrol edilmeyecek alanlar eşleştirme dışında bırakılabilir.
Belge içeriği dosya adından farklıysa hangisi doğru kabul edilir?
Doğrudan tek bir kaynağa göre karar verilmez. Belge içeriği, referans veri ve diğer indeks alanları birlikte değerlendirilir. Gerekli durumlarda kayıt kullanıcı incelemesine alınır.
Yapay zekâ yanlış okuma yaparsa dosya adı otomatik bozulur mu?
Düşük güvenli, çelişkili veya uygulanamaz sonuçlar otomatik değiştirilmez. Uygulanabilir düzeltmeler kullanıcı onayıyla tek tek veya toplu olarak yapılabilir.
Düzeltme yapıldıktan sonra belge tekrar kontrol edilir mi?
Evet. Dosya adı veya indeks kaydı değiştirildikten sonra belge yeniden doğrulanır. Böylece yapılan düzeltmenin gerçekten doğru olduğu kontrol edilir.
İndeks doğrulama yalnızca PDF dosyalarında mı yapılır?
Hayır. PDF, TIFF, TIF, JPG, PNG ve proje yapısına göre desteklenen diğer belge türleri kontrol edilebilir.
Taranmış belgelerin içeriği kontrol edilebilir mi?
Evet. Taranmış görüntü belgeleri optik karakter tanıma ve yapay zekâ modelleri yardımıyla okunabilir.
