Dijital arşiv yazılımı seçimi; “ekranı güzel mi?” veya “fiyatı uygun mu?” sorularından çok daha fazlasıdır. Yanlış seçim; arama performansının düşmesi, entegrasyonların tıkanması, yetkilendirme karmaşası, KVKK riski ve yıllarca sürecek ek maliyet demektir. Doğru seçim ise belgeyi saniyeler içinde bulduran, izlenebilir, güvenli ve sürdürülebilir bir sistem kurar.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Bu 20 Soru Ne İşe Yarar?
Bu listeyi, tedarikçi görüşmelerinde “checklist” gibi kullanın. Her soruya verilen cevap; yazılımın sadece bugünkü ihtiyacınızı değil, 1–3 yıl sonraki büyümeyi de karşılayıp karşılamadığını gösterir.
Sistemi seçmeden önce hedef ve kapsamı netleştirmek seçim kalitesini artırır: Dijital Arşive Geçişte Hedef ve Kapsam Belirleme
Dijital Arşiv Yazılımı İçin 20 Kritik Soru
A) Arama, indeks ve bulunabilirlik
- Aramada “belge türü + tarih + belge no + birim” gibi alanları aynı anda filtreleyebiliyor muyuz?
- Alan bazlı arama dışında, OCR ile içerik içinde arama (full-text) destekliyor mu?
- İndeks alanlarını belge türüne göre ayrı şablonlarla yönetebiliyor mu (sözleşme/fatura/özlük gibi)?
- Zorunlu alan, seçimli liste ve format doğrulama (validasyon) kurguları var mı?
- Aynı belgenin iki kez yüklenmesini engelleyecek tekil kimlik / mükerrer kontrol mantığı var mı?
Meta veri ve indeks mimarisi ile uyumlu ilerlemek için: Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur? ve Dijital Arşivde İndeks Alanları Kaç Tane Olmalı?
B) Yetkilendirme ve güvenlik
- Rol bazlı yetkilendirme “belge türü / birim / gizlilik seviyesi” kırılımında tanımlanabiliyor mu?
- Kullanıcıların belgeyi indirmesi, dışa aktarması veya paylaşması kısıtlanabiliyor mu?
- Hassas belgeler için ekstra güvenlik katmanları (ek onay, watermark, süreli erişim vb.) var mı?
- Tüm hareketler ayrıntılı loglanıyor mu (kim, ne zaman, ne yaptı?) ve raporlanabiliyor mu?
- KVKK kapsamında saklama süresi, erişim izleri ve imha süreçleri yazılım içinde yönetilebiliyor mu?
Güvenlik tarafını derinleştirmek için: KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi ve Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
C) OCR, kalite ve tarama entegrasyonu
- OCR kalitesi ölçülebilir mi? (örnekleme, doğruluk raporu, hata türleri)
- OCR sonrası aranabilir PDF üretimi standart ve tutarlı mı?
- Tarama sürecinde kalite kontrol (eksik sayfa, eğrilik, kırpma) iş akışına bağlanabiliyor mu?
- Tarama çıktıları için PDF/TIFF gibi format seçimleri ve profil yönetimi yapılabiliyor mu?
OCR tarafını netleştirmek için: OCR Doğruluk Oranı Nasıl Ölçülür?
D) Entegrasyon ve iş akışı
- ERP/CRM/İK sistemleriyle entegrasyon için API/Web servis desteği var mı? (doküman linkleme, metadata çekme/yazma)
- Belgeyi süreç içine sokabiliyor mu? (havale, onay, görev, bildirim, versiyon)
- Entegrasyonda “tekil anahtar” mantığı net mi? (belge no, cari kod, sicil no gibi eşleşmeler)
- DMS mi EBYS mi hibrit mi? Kurum yapınıza uygun mimariyi destekliyor mu?
Süreç tarafı önemliyse: Dijital Evrak Dolaşımı Nasıl Kurulur? ve karar için: DMS mi EBYS mi? Hangisi Size Uygun?
E) Operasyon, ölçek ve sürdürülebilirlik
- Sistem büyüdükçe performans nasıl korunuyor? (milyonlarca sayfa/dosyada arama hızı, indeksleme hızı, raporlama)
- Yedekleme, felaket senaryosu, güncelleme ve destek süreçleri nasıl yönetiliyor? (SLA, sürüm politikası, veri taşınabilirliği)
Saklama ve yaşam döngüsü tarafı için: Saklama ve İmha Politikası Nasıl Oluşturulur? ve süreklilik için: Yedekleme ve Felaket Senaryosu Tasarımı
Bu Listeyi Nasıl Puanlayın? (Hızlı Yöntem)
Her soruyu 0–2 arası puanlayın:
- 0: Yok / belirsiz
- 1: Var ama sınırlı / ek geliştirme gerekir
- 2: Var, kanıtlanmış ve referanslı
Toplam puan tek başına karar değildir. Kritik olan; sizin hedefinize göre “vazgeçilmez” soruların (yetki, log, entegrasyon, arama performansı) güçlü cevaplanmasıdır.
Yazılım Seçiminde Kırmızı Bayraklar (Dikkat)
- “Her şeyi yaparız” deyip doküman/veri modeli göstermemeleri
- Demo’da arama hızlıyken gerçek hacimde performans garantisi vermemeleri
- Yetkilendirmeyi sadece kullanıcı bazında anlatıp rol/gizlilik kırılımını gösterememeleri
- Log kayıtlarının raporlanamaması veya sonradan erişilememesi
- Entegrasyon için net API dokümantasyonu sunmamaları
- Veri taşınabilirliği (export/backup) konusunda belirsizlik
Doğru Yazılım Seçimi İçin Pilot Şart
Kararı “sunum” ile değil, kısa bir pilotla doğrulayın. Pilot; arama hızı, indeks doğruluğu, OCR değeri, yetki kurgusu ve entegrasyon gerçekliğini ortaya çıkarır.
Pilot rehberi: Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
Kurumunuza Uygun Seçim Çerçevesini Netleştirelim
Kurumsal yaklaşım ve operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Teklif ve proje planı: Fiyat Teklifi Alın
