Dijital arşiv projesinde en hızlı başarı; “hangi problemi çözüyoruz?” sorusuna net cevap vermek ve kapsamı yazılı hale getirmekle gelir. Hedef belirsizse kalite kriterleri tartışılır, kapsam belirsizse proje sürekli genişler. Bu yazıda, hedef–kapsam–çıktı–kabul kriteri ekseninde, projenizi daha başlamadan kontrol altına alacak bir çerçeve bulacaksınız.
Serinin ana rehberi olarak Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur? yol haritasını temel alın. Proje kurgusunu baştan kurmak için Dijital Arşiv Projesi Nasıl Planlanır? içeriğiyle birlikte ilerleyin.
1) “Hedef” Ne Demek?
Hedef; proje sonunda “neyin değiştiğini” sayıyla gösterebildiğiniz ölçüttür. Dijital arşiv projelerinde hedefler genellikle 4 başlıkta toplanır:
Erişim ve hız hedefi
- Belgeye erişim süresi (örn. 2 dakikadan 10 saniyeye)
- Arama başarısı (aranan belgenin bulunma oranı)
- Kullanıcı başına günlük arama/erişim kapasitesi
Denetim ve izlenebilirlik hedefi
- Denetimde istenen evrakı çıkarma süresi
- Log kapsamı (kim, ne zaman, ne yaptı?)
- Versiyon karmaşasının azaltılması
Uyum ve güvenlik hedefi
- Rol bazlı erişim (en az yetki)
- KVKK etiketleme / gizlilik sınıfları
- Saklama–imha kurallarının uygulanabilir hale gelmesi
Maliyet ve operasyon hedefi
- Fiziksel alan tasarrufu
- Operasyon iş yükü azalması
- Hata/yeniden iş oranının düşmesi
Finansal çerçeve ile hedefi sayısallaştırmak için Dijital Arşiv Projesinde ROI Hesaplama Modeli yaklaşımını kullanın.
2) “Kapsam” Ne Demek?
Kapsam; proje boyunca hangi işlerin yapılacağını ve daha önemlisi hangi işlerin yapılmayacağını netleştirir. Kapsam net değilse proje fark etmeden “uçsuz bucaksız arşiv projesine” dönüşür.
Kapsamı belirlerken şu 6 soruyu kilitleyin:
- Hangi birimler? (İK, muhasebe, hukuk, satın alma vb.)
- Hangi belge türleri? (sözleşme, fatura, özlük, ihale, yazışma vb.)
- Hangi dönem? (son 3 yıl / 5 yıl / 10 yıl / tüm arşiv)
- Hangi çıktı? (PDF/PDF-A, TIFF, aranabilirlik, metadata alanları)
- Hangi erişim modeli? (DMS/EBYS, klasör yapısı, hibrit)
- Nerede yapılacak? (yerinde / merkezde / hibrit)
Mevcut düzeninizi ve hacmi doğru okumak için fiziksel arşivleme sayfasını referans alın.
3) Kapsam Dokümanı (Tek Gerçek Doküman)
Aşağıdaki şablonu kurum içinde “tek gerçek” doküman olarak kullanın. Her değişiklik talebi bu dokümana göre değerlendirilir.
A) Proje adı ve amacı
- Proje adı:
- Amaç (1 cümle):
B) Kapsama dahil olanlar
- Birimler:
- Belge türleri:
- Dönem:
- Hacim tahmini (kutu/klasör/sayfa):
C) Kapsam dışı olanlar (çok kritik)
- Hariç birimler:
- Hariç belge türleri:
- Hariç dönem:
- Hariç işler (örn. içerik redaksiyonu, belge revizyonu, fiziksel restorasyon vb.):
D) Teslim çıktıları
E) Kabul kriterleri
- Eksik sayfa hedefi:
- Yeniden tarama eşiği:
- OCR doğruluk hedefi:
- Metadata doğruluk hedefi:
F) Sorumluluk ve onay
- Onay mercii:
- Değişiklik onay süreci:
4) “Kapsam Kayması” Nasıl Önlenir?
Kapsam kayması genellikle iyi niyetli başlar: “Madem tarıyoruz, şunu da ekleyelim.” Sonuç; gecikme, kalite düşüşü ve bütçe sapmasıdır.
Scope creep’i bitiren 4 kural:
1) Değişiklik talebi formu
Her yeni istek yazılı olur: talep sahibi, gerekçe, etkisi (süre/bütçe/kalite), onay.
2) Kapsam dondurma tarihi
Pilot sonrası belirli bir tarihten sonra kapsam değişikliği yalnızca “kritik” gerekçeyle açılır.
3) “Sonradan ekleriz” yerine “faz planı”
Yeni istekler ana projeyi bozmasın diye Faz-2 listesine alınır.
4) Kabul kriteri değiştirilemez
Kaliteyi belirleyen kriterler proje ortasında gevşetilmez; gerekiyorsa kapsam veya takvim revize edilir.
5) Kapsamı Gerçekçi Yapmak: Hacim, Kapasite, Takvim
Kapsamı belirlerken en sık yapılan hata “hacmi küçük sanmak”tır. Gerçekçi olmak için:
- Kutu/klasör sayısını belge türü ve dönemle kırın
- Hazırlık (zımba/ataş, sıralama, ayıklama) süresini ayrıca yazın
- QC (kalite kontrol) ve yeniden tarama payı koyun
- Metadata girişini “büyük iş paketi” olarak görün
Hazırlık ve düzen süreçlerini yapılandırmak için arşiv düzenleme yaklaşımını planınıza ekleyin. Standart oluşturmak için tarama öncesi arşiv hazırlık kontrol listesi ile başlayın. Hacim büyüdüğünde üretimi yönetmek için büyük arşivlerde batch mantığıyla çalışma modelini kullanın.
6) Çıktıyı Baştan Tanımlayın: “Ne Teslim Alacağız?”
Proje başında netleşmesi gereken teslim tanımı:
- Dosya formatı (PDF/PDF-A, TIFF)
- OCR uygulanacak gruplar
- Aranabilirlik kriteri
- Metadata alanları (zorunlu/opsiyonel)
- İsimlendirme standardı
- Güvenli teslimat yöntemi
Teslim standardını netleştirmek için kurumsal tarama standardı nasıl oluşturulur? kılavuzunu baz alın. DPI kararını netleştirmek için 300 DPI mı 600 DPI mı? ve format seçimi için PDF mi TIFF mi? rehberlerini kullanın.
7) Güvenlik Kapsamı: Yetki Matrisi ve KVKK Etiketleri
Kapsam dokümanında güvenliği “ek madde” gibi bırakmayın. Baştan yazın:
- Rol bazlı erişim (kim hangi belge türünü görür?)
- Log kapsamı (hangi aksiyonlar loglanır?)
- Dışa aktarma/indirme kuralları
- Saklama–imha politikası
Çerçeve için veri güvenliği yaklaşımını; mimari için KVKK uyumlu dijital arşiv mimarisi içeriğini temel alın.
8) Kapsamı Doğru Kurgulayan Pilot Planı
Pilot; hedef ve kapsamın gerçek hayatta çalıştığını doğrular. Pilot kapsamı küçük ama temsil gücü yüksek olmalı:
- 1 birim + 1–2 kritik belge türü
- Farklı dönemlerden örnek set
- OCR + metadata + QC tüm akış denenir
- Kabul kriterleriyle pilot onaylanır, sonra tam yaygınlaştırmaya geçilir
Pilot yapısını kurmak için dijital arşiv pilot çalışması nasıl yapılır? rehberini kullanın. Canlı öncesi son doğrulama için canlıya geçiş öncesi kabul testleri ile proje güvenceye alın.
Hedef ve Kapsam Belirleme Mini Kontrol Listesi
- Hedefler ölçülebilir mi (süre, oran, kriter)?
- Kapsama dahil olanlar net mi (birim, belge türü, dönem)?
- Kapsam dışı olanlar yazılı mı?
- Teslim çıktıları net mi (format, OCR, metadata)?
- Kabul kriterleri yazılı mı (QC, doğruluk, eşikler)?
- Değişiklik yönetimi var mı (talep–etki–onay)?
- Pilot kapsamı ve onay süreci tanımlı mı?
Kurumunuza Uygun Kapsamı Hızlıca Netleştirelim
Operasyon modeli için kurumsal dijital arşiv hizmetleri sayfasını inceleyin.
Planlama ve teklif için fiyat teklifi alın.
Güven unsuru olarak referanslar sayfasına göz atın.
Hızlı iletişim için iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.
