Fiziksel Arşiv Nedir ve Nasıl Yönetilir?

Fiziksek Arşivleme

Günümüzde her kurumun operasyonel süreçleri boyunca binlerce belge üretiliyor. Bu belgelerin yasal olarak belirli sürelerle saklanması gerektiğinden, fiziksel arşivleme hâlâ pek çok kuruluşun vazgeçilmez bir parçasıdır. Ancak belgelerin artmasıyla birlikte arşiv alanı yönetimi, erişim hızı ve maliyet kontrolü önemli bir konu haline gelir.

Fiziksel Arşiv Nedir?

Fiziksel arşiv, belgelerin orijinal halleriyle, genellikle kutular, klasörler veya dolaplarda korunması yöntemidir. Bu belgeler çoğu zaman kağıt formundadır ve belirli bir düzen içinde sınıflandırılarak uzun süreli saklama amacı taşır.

Belgelerin yaşam döngüsü şu adımları içerir:
Oluşturma → Dosyalama → Saklama → Erişim → İmha.
Bu sürecin her aşaması kurumsal hafızanın sağlıklı biçimde korunması için kritik öneme sahiptir.

Fiziksel Arşiv Yönetimi Nasıl Yapılır?

Etkili bir fiziksel arşiv yönetimi, sadece belgeleri saklamakla kalmaz, aynı zamanda erişimi kolaylaştırır ve kaybolma riskini en aza indirir.

Başlıca aşamalar şunlardır:

• Sınıflandırma ve indeksleme: Belgeler konu, tarih veya birim bazında ayrılır.
• Dosyalama sistemi: Alfabetik, kronolojik ya da proje bazlı dizinleme tercih edilir.
• Depolama koşulları: Nem, sıcaklık, yangın güvenliği ve erişim yetkileri düzenlenir.
• Kayıt sistemi: Hangi kutuda hangi belgenin olduğu bir veri tabanı veya arşiv fişi üzerinden takip edilir.

Belgelerin Güvenli Saklanmasında Temel Fiziksel İlkeler

Ortam Kontrolü: İdeal sıcaklık ($18-22º C) ve bağıl nem (%40-%60) aralıklarının neden önemli olduğu (küf, kağıt bozulması). Hava filtreleme ve sirkülasyonun gerekliliği. Işık Kontrolü: Doğrudan güneş ışığı ve UV ışınlarından korunma. Arşiv alanlarında düşük lüks değerleri ve UV filtresi olan aydınlatmaların kullanılması. Zararlı Kontrolü (Pest Control): Böceklere ve kemirgenlere karşı periyodik kontrol ve zehirsiz/belge dostu mücadele yöntemleri.

Fiziksel Arşivlemenin Avantajları

• Belge orijinalliği korunur. Yasal süreçlerde orijinal evrak talep edilmesi halinde hazır bulunur.
• Elektronik sistem arızalarından etkilenmez.
• Hukuki geçerlilik açısından güvenilir.
• Uzun vadeli saklama için uygundur.

Fiziksel Arşivlemenin Dezavantajları

• Büyük depolama alanı ihtiyacı vardır.
• Erişim süreleri uzundur; bir belgeye ulaşmak saatler sürebilir.
• Yangın, nem, su baskını gibi risklere açıktır.
• Personel maliyetleri yüksektir (taşıma, erişim, kayıt vb.).
  Bu nedenle, birçok kurum dijital arşivleme sistemlerine geçiş yaparak bu dezavantajları minimize etmektedir.

Fiziksel Arşivleme Risk Yönetimi ve İş Sürekliliği

Yangın Güvenliği: Geleneksel su bazlı sistemler yerine belgelere zarar vermeyen gazlı söndürme sistemlerinin (FM200, Novec vb.) önemi. Su Baskını Önleme: Tesisin bodrum katı olmaması, zeminlerin su geçirmez olması ve erken uyarı sistemleri. Felaket Kurtarma Planı (DRP): Yangın veya su baskını sonrası belgelerin kurtarılması (hızlı dondurma ve kurutma teknikleri) için önceden hazırlanan adım adım planların gerekliliği. Giriş-Çıkış Güvenliği: Arşiv alanına yalnızca yetkili personelin girişine izin verilmesi, 7/24 kamera kaydı ve erişim kayıtlarının düzenli tutulması.

Fiziksel Arşivden Dijital Arşive Geçiş

Dijitalleştirme, fiziksel belgelerin taranarak elektronik formata dönüştürülmesidir.
Bu süreç şu aşamalardan oluşur:

• Belge tarama: Yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla belgeler dijitalleştirilir.
• OCR (Optik Karakter Tanıma): Belgelerdeki metinler aranabilir hale getirilir.
• Meta veri ekleme: Belgelere tarih, konu, departman gibi etiketler atanır.
• Güvenli saklama: Belgeler dijital arşiv yazılımlarında şifreli biçimde tutulur.

Sonuçta arşiv yönetimi sadece fiziksel bir yük olmaktan çıkar, erişilebilir ve sürdürülebilir bir bilgi kaynağına dönüşür.

Fiziksel Arşiv Yönetiminde Teknolojik Çözümler (Hibrit Model)

Akıllı Raf Sistemleri: Fiziksel arşivde bile kutuların yerinin anlık takibi için barkod ve RFID etiketleri kullanımının erişim hızını nasıl artırdığı. Kayıt Sistemi Entegrasyonu: Hangi kutuda hangi belgenin olduğu bilgisinin, kurumun mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) veya bir veri tabanı ile entegre çalışmasının önemi. Talep Hızı: Fiziksel kutu veya evrak taleplerinin mobil veya web tabanlı uygulamalar üzerinden yapılabilmesi. Pasif vs. Aktif Belge Ayrımı: Hangi belgelerin (yasal süre dolana kadar az kullanılanlar) fiziki kalması gerektiği, hangilerinin (günlük süreçte kullanılanlar) dijitalleştirilmesi gerektiğine dair net kriterler ve örnekler.

Fiziksel Arşivleme Fiyatlandırması Nasıl Yapılır?

Fiziksel arşivleme maliyeti, yalnızca kutu veya sayfa sayısına göre değil, arşivin düzeni, erişim sıklığı ve işlem yoğunluğuna göre belirlenir.

Fiyatlandırma genellikle şu adımlar üzerinden yapılır:

1. Sisteme Giriş Ücreti:
   Her kutunun sisteme tanımlanması, barkodlanması ve indeks bilgilerinin oluşturulması aşamasıdır.
2. İlk Kutu Nakliye:
   Arşiv kutularının kurumdan alınıp arşiv merkezine güvenli şekilde taşınmasıdır.
   (Mesafe ve kutu sayısına göre değişiklik gösterebilir.)
3. Kutu ve Veri Giriş Sayıları:
   Her kutudaki belge adedi ve girilen indeks alanı fiyatı belirler.
   Örneğin, “Kutu başına 10 indeks alanı” veya “belge tipi – tarih – departman bilgisi” gibi meta veriler maliyeti etkiler.
4. Evrak Talep (Geri Çağırma) İşlemleri:
   Belirli bir belgeye ihtiyaç duyulduğunda sistemden talep edilir.
   Talep türüne göre:
   • Fiziksel talep (kutunun gönderimi)
   • Dijital talep (belgenin taranıp e-posta ile iletilmesi)
     seçenekleri fiyatlandırılır.
5. Kutu İndirme, Tarama ve Kaldırma:
   Kutunun raflardan indirilmesi, istenen evrağın taranması ve tekrar yerine yerleştirilmesi operasyonel maliyeti artıran önemli bir kalemdir.

Fiziksel Arşivleme Maliyet Karşılaştırması

Belgelerin kurum içinde saklanması, çoğu zaman “bedava” gibi görünse de aslında gizli maliyetler içerir:

• Ofis alanı kira bedelleri
• Personel zaman kaybı
• Fiziksel riskler (yangın, nem, kaybolma)
• Güvenlik ve iklimlendirme giderleri

Arşivlerin profesyonel bir dış lokasyonda tutulması ise genellikle %30’a kadar daha düşük maliyet sağlar.
Çünkü özel tesislerde:

• Alan optimizasyonu yapılır,
• Yangın, nem ve güvenlik sistemleri standartlara uygundur,
• Erişim kayıt altındadır.

Ancak belgeye erişim sıklığı maliyeti belirleyen en önemli faktördür.
Haftada birkaç kez belge talebi olan firmalarda, erişim operasyonu maliyeti toplam giderin %20’sine kadar çıkabilir.
Bu nedenle, aktif kullanılan belgelerin dijital ortama aktarılması, pasif belgelerin ise fiziksel arşivde tutulması en uygun hibrit çözümdür.

Profesyonel Arşiv Hizmeti Seçiminde Kritik Kriterler

Sertifikasyon ve Standartlar: Hizmet sağlayıcının tesisinin sahip olduğu ISO 27001 (Bilgi Güvenliği) ve ISO 9001 (Kalite Yönetimi) sertifikalarının kontrol edilmesi. Lojistik Güvenlik: Belgelerin nakliyesi sırasında kullanılan mühürlü, takip sistemli (GPS) araçların zorunluluğu. Personel Güvenilirliği: Arşivde çalışan personelin geçmiş kontrolünün (background check) yapılması. İmha Süreci: Yasal imha sürecinin noter huzurunda veya imha raporuyla belgelendirilmesi.

Fiziksel Arşiv ve Yasal Zorunluluklar

Fiziksel arşivleme, yalnızca iç düzen için değil, aynı zamanda mevzuat gereği saklanması zorunlu belgeler için de zorunludur.
Örneğin:

• Muhasebe kayıtları: 10 yıl
• Personel özlük dosyaları: Çalışma süresi + 10 yıl
• Sözleşmeler: Sona erme tarihinden itibaren 10 yıl

Bu belgeler için KVKK ve imha planları hazırlanmalı, erişim kayıtları düzenli tutulmalıdır.

Sonuç ve Öneriler

Fiziksel arşivleme, hâlâ kurumsal hafızanın temel yapı taşlarından biridir.
Ancak teknolojik çözümlerle desteklenmediğinde hem maliyetli hem de zaman alıcı olabilir.
Bu nedenle E-Arşivleme Dijital Arşiv Hizmetleri olarak önerimiz;
aktif belgelerinizi dijitalleştirerek süreçleri hızlandırmanız,
pasif belgelerinizi ise profesyonel arşiv tesislerinde güvenle saklamanızdır.

📦 Ücretsiz Fiziksel Arşiv Analizi ve maliyet optimizasyonu için bizimle iletişime geçin

Fiziksel Arşivleme Hakkında Merak Ettikleriniz