KVKK, Hukuk ve Denetim Açısından Uygulanabilir Sınıflandırma
Riskli belgeler; yanlış kişiye eriştiğinde, kaybolduğunda veya denetimde çıkarılamadığında kuruma doğrudan zarar verebilen belge gruplarıdır. Dijital arşive geçişte riskli belgeleri erken tespit etmek; yetkilendirme, loglama, saklama–imha ve teslim standardını doğru kurmanın en güvenli yoludur.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Riskli Belge Ne Demek?
Riskli belge; içeriği veya hukuki niteliği nedeniyle yetkisiz erişim, sızıntı, kayıp, yanlış kullanım gibi durumlarda kurum için yüksek mali/manevi sonuç doğurabilecek belgedir. Risk, belgenin “aktif” veya “pasif” olmasından bağımsızdır; pasif arşivdeki bazı belgeler de çok riskli olabilir.
Aktif–pasif ayrımı rehberi: Aktif Arşiv – Pasif Arşiv Ayrımı Nasıl Yapılır?
1) Riskli Belgeleri Tespit Etmenin 5 Ana Kategorisi
Aşağıdaki 5 kategori, kurumların büyük bölümünde riskli belge gruplarını hızlıca yakalar:
1) Kişisel veri içeren belgeler (KVKK riski)
- Özlük dosyaları, sağlık/izin raporları, disiplin kayıtları
- Kimlik, iletişim, banka, SGK, aile bilgileri
- Ziyaretçi kayıtları, güvenlik kayıtları, kamera tutanakları
KVKK yaklaşımı: KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi
2) Hukuki ispat gücü yüksek belgeler (dava/uyuşmazlık riski)
- Sözleşmeler, ek protokoller, fesih/ihbar yazışmaları
- İbranameler, taahhütnameler, teminatlar
- Tebligatlar, ihtarnameler, mutabakatlar
3) Finansal ve denetim kapsamı güçlü belgeler (mali risk)
- Faturalar, ödeme evrakları, banka dekontları
- İç/dış denetim dosyaları, raporlar
- Vergi ve muhasebe kayıtlarına bağlanan belgeler
4) Ticari sır ve rekabet hassasiyeti olan belgeler
- Fiyat teklifleri, maliyet tabloları
- Tedarikçi sözleşmeleri, satın alma stratejileri
- Ürün reçeteleri, teknik çizimler, AR-GE dokümanları
5) Kurum güvenliği ve kritik altyapı belgeleri
- Yetkilendirme listeleri, erişim kayıtları
- Güvenlik prosedürleri, acil durum planları
- Kritik sistem dokümantasyonu
Veri güvenliği yaklaşımı: Veri Güvenliği
2) Uygulamalı Risk Tespiti Süreci
Adım 1: Envanteri belge türüne göre kırın
Risk tespiti “kutu sayımıyla” değil, belge türüyle yapılır. Önce birim → belge türü → dönem kırılımını çıkarın.
Rehber: Belge Envanteri Nasıl Çıkarılır?
Adım 2: Her belge türü için “risk nedeni” yazın
Tek cümle bile yeterlidir:
- “Kişisel veri içeriyor”
- “Sözleşmesel ispat gücü yüksek”
- “Denetimde isteniyor”
- “Ticari sır içeriyor”
Adım 3: 3 puanla hızlı risk skoru verin (basit model)
Her belge türü için 1–5 arası puan verin:
- Hassasiyet (kişisel veri / ticari sır / gizlilik)
- Hukuki/denetim etkisi (kanıt, ceza, itiraz, denetim)
- Erişim riski (kimler erişiyor, ne kadar yaygın?)
Risk Skoru = Hassasiyet + Hukuki/Denetim + Erişim Riski
- 12–15: yüksek risk
- 9–11: orta risk
- 3–8: düşük risk
3) Riskli Belge Sınıflandırması
Riskli belgeleri dijital arşivde yönetilebilir yapmak için sınıflandırma şarttır. Basit ama güçlü bir etiket sistemi:
- R0 – Genel: kurum içi genel evraklar
- R1 – Kısıtlı: belirli birimlerle sınırlı
- R2 – Gizli: yönetim/özel rol ile erişim
- R3 – Çok Gizli: yalnızca yetkili kişiler; sıkı log ve dışa aktarma kısıtı
Bu etiket, yetki matrisi ve log tasarımına doğrudan bağlanır.
Loglama ve izlenebilirlik: Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
4) Riskli Belgelerde Yetkilendirme ve Log Tasarımı
Riskli belgenin dijitalleşmesi tek başına güvenlik sağlamaz. Asıl güvenlik; erişim ve izlenebilirlik kurgusuyla gelir.
Minimum güvenlik kurgusu:
- Rol bazlı erişim (en az yetki)
- Erişim logları (görüntüleme/indirme/dışa aktarma)
- Hassas belgelerde indirme kısıtı (gerekiyorsa)
- Dış paylaşım ve e-posta ile gönderim politikası
- Saklama–imha süreci
Saklama–imha politikası: Saklama ve İmha Politikası Nasıl Oluşturulur?
5) Riskli Belge Grubuna Göre Teslim Standardı
Riskli belgelerde teslim standardı rastgele seçilmez. Örnek yaklaşım:
- Hukuki ispat gücü yüksek: net okunabilirlik + tutarlılık + sayfa bütünlüğü
- KVKK yoğun: güvenli erişim + güçlü log + etiketleme
- Teknik çizimler: uygun çözünürlük ve format seçimi
- Denetim dosyaları: hızlı çıkarılabilir indeks ve dönem etiketi
Kurumsal tarama standardı: Kurumsal Tarama Standardı Nasıl Oluşturulur?
Format seçimi: PDF mi TIFF mi? Arşiv Formatı Seçim Rehberi
6) Sahada En Sık Görülen 7 Risk Hatası
- Riskli belgeyi tespit etmeden toplu dijitalleştirmek
- Yetki matrisi kurmadan erişimi açmak
- Logu sadece “giriş yaptı” seviyesinde bırakmak
- Riskli belgelerde dışa aktarmayı kontrol etmemek
- Saklama–imha kuralı olmadan “her şeyi saklamak”
- Aynı riskte olmayan belgelere aynı güvenlik seviyesini uygulamak (maliyet artar)
- Pilot yapmadan yaygınlaştırmaya geçmek
Pilot rehberi: Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
Riskli Belge Tespitini Kurumunuza Özel Netleştirelim
Kurumsal operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Teklif ve proje planı: Fiyat Teklifi Alın
