Günümüzde hem kurumlar hem de bireyler için toplu dijitalleştirme çözümleri, arşiv yönetiminin en kritik adımlarından biri haline gelmiştir. Yüz binlerce evrak, dosya, klasör, fotoğraf, dia, dergi veya belge yüksek kapasiteli tarama sistemleriyle elektronik arşivleme sürecine aktarılır. Bu hizmet, sadece toplu tarama işlemiyle sınırlı değildir; aynı zamanda OCR, indeksleme, metadata oluşturma ve uzun vadeli depolama standartlarını da kapsar.
Bu makalede, toplu dijitalleştirme nedir, nasıl yapılır, toplu tarama şirketleri hangi çözümleri sunar, yerinde dijitalleştirme mümkün mü ve toplu tarama ücretleri nasıl hesaplanır gibi en çok merak edilen sorulara yanıt vereceğiz.
Toplu Dijitalleştirme Nedir ve Nasıl Yapılır?
Toplu dijitalleştirme, büyük hacimli fiziksel materyallerin (ör. evrak, defter, klasör, dia, fotoğraf, dergi) dijital ortama aktarılması sürecidir.
Süreç şu adımları içerir:
- Envanter çıkarma → Taranacak belgelerin listelenmesi.
- Fiziksel hazırlık → Zımba, ataç, dosya klipsi gibi engellerin kaldırılması.
- Tarama → Yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla materyallerin dijital ortama aktarılması.
- OCR & indeksleme → Belgelerin aranabilir hale getirilmesi.
- Metadata ekleme → Tarih, belge türü, dosya/klasör kodu gibi bilgilerle etiketleme.
- Kalite kontrol (QA) → Eksik sayfa, görüntü hatası ve bütünlük denetimi.
- Teslim → PDF/A veya TIFF formatlarında güvenli arşivleme.
Bu süreç sayesinde belgeler yalnızca saklanmaz; aynı zamanda hızlı erişim ve uzun vadeli koruma da garanti altına alınır.
Toplu Tarama Şirketleri Hangi Dijitalleştirme Çözümlerini Sunar?
Bir toplu tarama şirketi, yalnızca tarama hizmeti vermekle kalmaz. Kurumsal veya bireysel ihtiyaçlara göre şu çözümleri sağlar:
- Donanım ve yazılım altyapısı (yüksek hızlı tarayıcılar, dia/fotoğraf tarayıcıları, indeksleme yazılımları).
- Yerinde (on-site) veya merkez ofis (off-site) hizmet seçenekleri.
- Entegrasyon çözümleri (DMS, ERP veya CRM yazılımlarıyla uyumluluk).
- Kalite güvence (QA) süreçleri ile %99 OCR doğruluk oranı.
- Danışmanlık ve proje yönetimi, özellikle arşiv hacmi yüksek kurumlar için.
Bu kapsamlı yaklaşım, toplu dijitalleştirmeyi yalnızca bir hizmet değil, bir dijital dönüşüm projesi haline getirir.
Toplu Dijitalleştirme Yerinde Yapılır mı? Türkiye’nin Her Yerinde Mümkün mü?
Evet. Yerinde toplu dijitalleştirme hizmeti özellikle gizlilik ve güvenlik gerektiren sektörlerde (bankacılık, hukuk, sağlık, kamu kurumları) tercih edilir.
Mobil tarama ekipleri, Türkiye’nin her yerinde hızlı kurulum yaparak hizmet verebilir. İstanbul, Ankara, İzmir, Bursa, Antalya, Adana, Konya, Gaziantep gibi nüfus yoğunluğu yüksek iller başta olmak üzere, tüm bölgelerde donanım ve yazılım kurulumu ile yerinde evrak tarama ve dijital arşivleme hizmeti ile projeler gerçekleştirilebilir.
Avantajları:
- Belgeler kurum dışına çıkmaz → maksimum veri güvenliği.
- Büyük hacimli işler hızlıca tamamlanır.
- Fotoğraf, dia, dergi, defter gibi farklı materyaller için özel tarayıcı kurulumu yapılabilir.
Toplu Dijitalleştirme Nasıl Hesaplanır? Ücret Kriterleri Nelerdir?
Toplu dijitalleştirme ücreti, sabit bir fiyat değildir. Çeşitli kriterlere göre belirlenir:
- Sayfa adedi → En temel faktör. Yüksek hacimli projelerde birim maliyet düşer.
- Renkli / siyah-beyaz tarama → Renkli tarama daha maliyetlidir.
- Çözünürlük (DPI) → Fotoğraf ve dia için yüksek çözünürlük maliyeti artırır.
- Materyal türü → Evrak, fotoğraf, dia, negatif, dergi veya büyük boyutlu proje çizimleri farklı fiyatlandırılır.
- OCR & indeksleme → Ek maliyet unsuru.
- Yerinde (on-site) hizmet → Lojistik ve kurulum masrafları fiyata yansır.
- Aciliyet → Hızlı teslimat ek ücret gerektirir.
- Kalite kontrol seviyesi → Daha sıkı QA süreçleri maliyeti artırabilir.
Bu nedenle, toplu dijitalleştirme şirketleri genellikle kurumun ihtiyaçlarını dinledikten sonra özel teklif hazırlar.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
1. Toplu dijitalleştirme hangi sektörlerde yaygındır?
Bankacılık, hukuk, eğitim, sağlık, kamu kurumları ve üretim sektörlerinde yoğun olarak kullanılır.
2. Toplu tarama merkez ofisinde mi yapılır, yoksa yerinde mi?
Her iki seçenek de mümkündür. Gizlilik gerektiren durumlarda yerinde, diğer durumlarda merkez ofiste yapılabilir.
3. Toplu dijitalleştirme sonrası belgeler nasıl korunur?
Belgeler genellikle PDF/A veya TIFF formatında teslim edilir ve uzun vadeli arşivleme standartlarına uygun şekilde saklanır.
4. Toplu dijitalleştirme firmaları güvenlik garantisi verir mi?
Evet. ISO 27001 gibi sertifikalar, şifreleme ve loglama süreçleriyle güvenlik sağlanır.
5. Toplu tarama ücreti neye göre değişir?
Sayfa sayısı, materyal türü, çözünürlük, OCR ve hizmetin yerinde olup olmamasına göre fiyatlandırılır.
6. En çok hangi materyaller dijitalleştirilir?
Evrak, defter, dosya, klasör, fotoğraf, dia, negatif, dergi ve gazete arşivleri en sık dijitalleştirilen materyallerdir.
7. Toplu dijitalleştirme projelerinde pilot çalışma yapılır mı?
Evet. Büyük projelerden önce 500–2000 sayfalık pilot uygulama ile süreç test edilir.
8. Toplu dijitalleştirme ofisleri nerelerde bulunur?
Büyükşehirlerde hizmet veren merkezler olsa da mobil ekiplerle Türkiye’nin her ilinde hizmet verilebilir.
9. Bireysel kullanıcılar da toplu tarama hizmeti alabilir mi?
Evet. Fotoğraf, aile arşivi, eski dia ve belgeler için bireysel dijitalleştirme hizmeti de sunulur.
10. Toplu dijitalleştirme uzun vadede ne kazandırır?
Maliyet avantajı, hızlı erişim, güvenli saklama ve arşiv yönetiminde verimlilik sağlar.
