Yanlış Dosyalamayı Bitiren İsimlendirme Kuralı (Kurumsal Dosya Adı Standardı)

Dijital arşivlerde yanlış dosyalama çoğu zaman “kötü niyet” değil, standartsız isimlendirme yüzünden olur. Aynı belgenin farklı isimle kaydedilmesi, versiyonların karışması, tarihlerin tutarsız yazılması ve belge numarasının atlanması; arama performansını düşürür ve mükerrer arşiv üretir. Bu yazıda, kurumlarda en hızlı sonuç veren isimlendirme kuralını ve uygulama şeklini bulacaksınız.

Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?

Yanlış Dosyalamanın 3 Kök Nedeni

  1. Aynı belgeye farklı isim verilmesi (kişiye göre değişen dosya adı)
  2. Belge numarası / tekil kimlik kullanılmaması
  3. Tarih formatının tutarsız olması (01.02.24 / 1 Şubat / 2024-02-01)

Bu sorunlar sadece dosya adını değil, indeks alanlarının doğruluğunu da etkiler. Bu yüzden dosya adı standardı, meta veri standardıyla birlikte yürümelidir:
Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?

Temel Kural: “Tekil Kimlik + Anlamlı Parçalar + Sabit Sıra”

Kurumsal isimlendirme kuralı 3 bileşen üzerine kurulmalıdır:

  1. Tekil kimlik (Belge No / Kayıt No / Sistem ID)
  2. Anlamlı parçalar (belge türü, tarih, taraf/ilgili)
  3. Sabit sıra (her dosyada aynı dizilim)

Bu üçü yoksa; dosya adları büyüdükçe karışıklık artar.

1) Önerilen Kurumsal Dosya Adı Şablonu

Aşağıdaki şablon, arama ve sıralama performansı açısından kurumlarda en iyi çalışan yapıdır:

[BelgeTuru][Tarih-YYYYMMDD][BelgeNo][Birim][Ilgili]

Örnekler:

  • SOZLESME_20240215_2024-118_SATINALMA_TEDARIKCI-ABC
  • FATURA_20240108_FTR-8891_MUHASEBE_TEDARIKCI-XYZ
  • OZLUK_20230601_ID-5521_IK_PERSONEL-12345

Bu şablonda:

  • Tarih “YYYYMMDD” olduğunda dosyalar kronolojik düzgün sıralanır.
  • BelgeNo veya Sistem ID mutlaka bulunur; benzersizliği sağlar.
  • Birim ve ilgili alanı, aynı tür belgelerde hızlı ayıklama sağlar.

İndeks alan sayısını doğru kurmak için:
Dijital Arşivde İndeks Alanları Kaç Tane Olmalı?

2) Dosya Adı Standardını Güçlendiren 7 Kural

1) Tek bir ayraç kullanın

Kurum genelinde ayraç standardı tek olmalı:

  • Öneri: _ (alt çizgi)

2) Türkçe karakter kullanmayın

Dosya taşınırken sorun çıkmaması için:

  • ç, ğ, ı, ö, ş, ü yerine Latin karakter kullanın

3) Boşluk kullanmayın

Boşluk yerine _ kullanın.

4) Kısa ama sabit alanlar

Belge türleri sözlükten seçilmeli (SOZLESME, FATURA, TUTANAK gibi).

5) “Versiyon” kuralı ekleyin (gereken yerlerde)

Aynı belgenin revizyonları için:

  • _V01, _V02 gibi sabit versiyon mantığı kullanın.

6) Gereksiz uzun dosya adlarından kaçının

Dosya adı “metin” değildir. Arama için indeks alanları vardır; dosya adı sadece hızlı ayıklama içindir.

7) Mutlaka bir “tekil kimlik” taşısın

Belge no yoksa sistemin ürettiği ID kullanılmalı.

3) Hangi Bilgi Dosya Adında Olmalı, Hangisi Sadece İndekste?

Dosya adında olması iyi olanlar:

  • Belge türü
  • Tarih (tek format)
  • Belge no / sistem ID
  • Birim (kısa kod)

Sadece indekste olması daha doğru olanlar:

  • Uzun açıklamalar
  • Detaylı konu/özet
  • Çoklu taraf bilgileri
  • Gizlilik seviyesi (indeks ve yetki matrisiyle yönetilir)

KVKK ve erişim kurgusu:
KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi

4) Standart Nasıl Uygulanır? (Sahada 4 Adım)

Adım 1: Belge türü sözlüğünü sabitleyin

Belge türleri serbest yazılmaz, listeden seçilir.

Adım 2: Birim kodlarını tanımlayın

Örnek: IK, MHS, SAT, HUK gibi kısa kodlar.

Adım 3: Tarih formatını kilitleyin

Öneri: YYYYMMDD (sıralama avantajı)

Adım 4: Otomasyon kuralı yazın

Mümkünse dosya adı; indeks alanlarından otomatik oluşsun. Böylece kullanıcı hatası düşer.

DMS/EBYS ile bu otomasyon daha kolay kurgulanır:
DMS mi EBYS mi? Hangisi Size Uygun?

5) Standart Olmadan İsimlendirme Yaparsanız Ne Kaybedersiniz?

  • Mükerrer arşiv büyür
  • Yanlış dosya riski artar
  • Arama başarısı düşer
  • Entegrasyon zorlaşır
  • Denetimde belge çıkarmak uzar

Arama başarısını artırmak için:
Arama Performansını Artıran 7 Teknik

Mini Kontrol Listesi

  • Dosya adı şablonu kurum genelinde tek mi?
  • Belge türleri sözlüğe bağlı mı?
  • Tarih tek format mı?
  • Tekil kimlik zorunlu mu?
  • Versiyon kuralı var mı?
  • Dosya adı otomatik üretiliyor mu?

Dosya Adı Standardını Kurumunuza Göre Netleştirelim

Kurumsal operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Teklif ve proje planı: Fiyat Teklifi Alın

dijitaleaktarma