Hız, Kalite ve Bulunabilirlik İçin
Tarama öncesi hazırlık; dijital arşiv projesinde hızın ve teslim kalitesinin en büyük belirleyicisidir. Aynı cihazla iki farklı kurumun verimi arasında büyük fark oluşmasının nedeni genellikle “tarama ayarı” değil, fiziksel hazırlık ve düzen standardıdır. Bu kontrol listesi, arşivinizi taramaya hazır hale getirerek eksik sayfa, yanlış sıralama, mükerrer dosya ve yeniden iş riskini azaltır.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Tarama Öncesi Hazırlık Neden Bu Kadar Kritik?
Tarama sürecinde yaşanan kalite problemlerinin önemli kısmı, tarama sırasında değil hazırlık aşamasında oluşur:
- Zımba/ataş yüzünden yırtılan sayfalar
- Karışmış sayfa sırası yüzünden yanlış belge dosyası
- Mükerrer kopyalar yüzünden gereksiz hacim
- Eksik sayfa yüzünden denetimde “belge tamamlanamıyor” riski
- Yanlış etiket yüzünden indeks hatası
Arşiviniz dağınıksa önce arşiv düzenleme gerekir.
1) Hazırlık Standardını Belirleyin
Hazırlık standardı; “hangi durumda belge taramaya girer?” sorusunun cevabıdır. Her kurum için değişebilir ama minimum standart şöyle olmalıdır:
- Sayfa sırası doğru
- Fiziksel hasar kontrolü yapılmış
- Zımba/ataş vb. çıkarılmış
- Belge grubu ve dönemi net
- Kutu/klasör kodu var
- Mükerrerler ayrılmış
Hazırlık, proje planında ayrı iş paketi olmalıdır; bunu proje çerçevesinde netleştirmek için Dijital Arşiv Projesi Nasıl Planlanır? yazısını baz alın.
2) Tarama Öncesi Kontrol Listesi
Aşağıdaki listeyi kutu/klasör başına uygulayın. Büyük arşivlerde parti yaklaşımıyla çalışırken, bu liste kaliteyi standartlaştırır.
A) Kutu/Klasör Etiketleme ve İzlenebilirlik
- Kutu/klasör üzerinde benzersiz kod var mı?
- Kod; birim + belge türü + dönem ile ilişkilendirildi mi?
- Kutu içeriği aynı tür ve aynı dönem mi? (karışık mı?)
- Kutu/klasör “kayıt defteri”ne işlendi mi?
Büyük hacimde parti düzeni için Büyük Arşivlerde Batch Mantığıyla Çalışma yaklaşımını uygulayın.
B) Fiziksel Hazırlık
- Zımba/ataş/klips çıkarıldı mı?
- Poşet dosya / naylon kaplama ayrıldı mı?
- Yıpranmış sayfalar için korumalı işlem kararı verildi mi?
- Yapışık/karbon kopya/ince kâğıtlar ayrıştırıldı mı?
- Katlı sayfalar açıldı mı (A3/A4 katlı evrak)?
C) Sayfa Sırası ve Belge Bütünlüğü
- Belge “başlangıç–bitiş” sayfaları net mi?
- Ekler asıl belgeyle birlikte mi?
- Farklı kişilere/konulara ait sayfalar karışmış mı?
- Tek belgenin parçaları farklı klasörlere dağılmış mı?
- Karışık sayfa varsa “ayrı işlem” olarak işaretlendi mi?
D) Ayıklama ve Mükerrer Kontrolü
- Fotokopi tekrarları ayrıldı mı?
- Aynı belgenin farklı versiyonları ayırt edildi mi?
- Boş sayfa/arka yüz boş sayfa politikası belirlendi mi?
- Post-it/ek notlar (taransın mı, ayrı mı?) kararı verildi mi?
E) Belge Türü Sözlüğü
- Belge türü “sözlükteki” isimle eşleşiyor mu?
- Aynı belge farklı adla etiketleniyor mu?
- Belge türü, ileride indeks alanlarını besleyecek netlikte mi?
Bu alanların standartlaşması için Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur? yapısını referans alın.
F) Dönem ve Saklama Süresi
- Dönem aralığı net mi (yıl/ay)?
- Saklama süresi ve kritik belge etiketi belirlendi mi?
- Riskli belge etiketi var mı? (KVKK/hukuk/ticari sır)
Riskli grupları doğru ayırmak için Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir? adımını uygulayın.
G) Tarama Standardına Uygunluk
- Belge türüne göre tarama ayarı belli mi?
- Renk kritik belgeler ayrıldı mı?
- Çift taraflı evraklar işaretlendi mi?
- Özel boyutlu belgeler (A3, makbuz, zarf) ayrıldı mı?
Standardı baştan kilitlemek için Kurumsal Tarama Standardı Nasıl Oluşturulur? kurgusunu kullanın.
H) Güvenlik ve Erişim Kuralları
- Riskli belge grupları ayrı batch olarak ayrıldı mı?
- Erişim yetkisi kimde, kim onaylıyor?
- Teslim ve saklama yöntemi belirlendi mi?
KVKK tarafını sistem tasarımına bağlamak için KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi yaklaşımını esas alın.
3) Hazırlık İşini Hızlandıran 5 Pratik Yöntem
- Kutu/klasör kodlarını önceden basılı etiketle hazırlayın
- Karışık kutuları “özel iş” olarak ayırın, ana akışı tıkamayın
- Hasarlı evrak için “korumalı işlem” masası kurun
- Mükerrerleri tarama öncesinde ayıklayın (hacmi düşürür)
- Batch kayıt defteri ile izlenebilirliği sabitleyin
4) Hazırlık Sonrası Mini Kabul Kriterleri
Hazırlık tamamlandıktan sonra taramaya girmesi için:
- Kutu/klasör kodu var
- Belge türü ve dönem net
- Zımba/ataş çıkarılmış
- Karışıklık işaretlenmiş/ayrılmış
- Riskli gruplar ayrılmış
Tarama Öncesi Hazırlıkta Destek
Arşivinizin hazırlanması, tasnif edilmesi ve dijitalleştirmeye uygun hale getirilmesi için Arşiv Düzenleme hizmetini değerlendirebilirsiniz. Kurumsal proje yaklaşımı için Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri sayfasına, teklif için de Fiyat Teklifi Alın sayfasına geçebilirsiniz.
