Dijital arşiv projelerinde en pahalı hata, “büyük üretime” doğrudan başlamaktır. Pilot çalışma; tarama hızını, OCR değerini, indeks doğruluğunu, yetkilendirmeyi ve kullanıcı arama başarısını gerçek veride test ederek projeyi güvenceye alır. Doğru pilot; sürprizleri üretimde değil, küçük ölçekte yakalar ve bütçe/süre planını gerçekçi hale getirir.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Pilot Çalışma Nedir? Neden Şarttır?
Pilot; seçtiğiniz yöntem ve sistemin, kurumunuzda gerçekten çalışıp çalışmadığını kanıtlayan kontrollü denemedir. Pilot yapılmadan başlanan projelerde genellikle:
- Tarama hızları planlanandan düşük çıkar
- OCR beklentisi karşılanmaz
- İndeks alanları yetersiz kalır
- Yetkilendirme aramayı kilitler
- Teslim formatı ve dosya yapısı sonradan değişir
Pilot, bunları proje başında görünür kılar.
Dijital Arşiv Pilot Çalışması 10 Adımda (Snippet Uyumlu)
- Pilot hedefini yaz (hız, kalite, arama, KVKK, entegrasyon)
- Pilot kapsamını seç (belge türü, departman, dönem)
- Başarı kriterlerini tanımla (metrik + eşik)
- Meta veri setini kilitle (zorunlu alanlar + validasyon)
- Tarama standardını belirle (DPI, renk, format, profil)
- QC planını uygula (eksik sayfa, okunabilirlik, kırpma)
- OCR ölçümünü yap (örnekleme + doğruluk raporu)
- Yetki ve loglamayı test et (RBAC + izlenebilirlik)
- Kullanıcı testini yap (bulma süresi + ilk aramada bulma oranı)
- Pilot raporu ve karar: üretime geç / revize et / kapsamı değiştir
1) Pilotun Hedefini Netleştirin (Tek Cümleyle)
Pilot hedefi örnekleri:
- “Arama performansını doğrulayacağız: kullanıcı belgeyi 1 dakikanın altında bulacak.”
- “OCR hedefini doğrulayacağız: seçili grupta aranabilirlik ölçülecek.”
- “Yetki ve log çalışacak: kim, ne zaman, ne yaptı raporlanacak.”
Hedef ve kapsam yaklaşımı: Dijital Arşive Geçişte Hedef ve Kapsam Belirleme
2) Pilot Kapsamı Nasıl Seçilir? (Küçük ama Temsil Gücü Yüksek)
Pilot kapsamı “en kolay” dosyalardan seçilirse yanıltır. En doğru yaklaşım:
- 1 departman (ör. Muhasebe veya İnsan Kaynakları)
- 2–3 belge türü (biri kolay, biri zor, biri kritik)
- Karışık kalite örnekleri (silik, çift taraf, tablolu)
Önceliklendirme mantığı için: Hangi Belgeler Önce Dijitalleşmeli?
Riskli gruplar için: Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir?
3) Başarı Kriterleri: Pilotun “Kabul Testi”dir
Pilotun sonunda “oldu mu?” tartışması yaşamamak için kriterleri baştan yazın. En pratik metrik seti:
Üretim hızı
- Günlük sayfa kapasitesi
- Batch başına hazırlık + tarama süresi
Kalite (QC)
- Eksik sayfa olayları
- Okunamaz/kırpma hataları
- Yeniden tarama oranı
QC planı: Kalite Kontrol Planı Nasıl Hazırlanır?
Hata eşiği yaklaşımı: Arşiv Projelerinde Hata Eşiği Nasıl Belirlenir?
OCR (varsa hedef)
- Doğruluk raporu (örnekleme)
- Kritik alan doğrulama (tarih/no vb.)
OCR ölçümü: OCR Doğruluk Oranı Nasıl Ölçülür?
Arama başarısı (kullanıcı testi)
- İlk aramada bulma oranı
- Ortalama bulma süresi
- Yanlış/eksik indeks nedeniyle bulunamayan dosya oranı
Arama iyileştirme teknikleri: Arama Performansını Artıran 7 Teknik
4) Meta Veri ve İndeks: Pilotta Kilitlenmeli
Pilotun en önemli çıktısı, “hangi alanlar zorunlu olmalı?” sorusudur. Çekirdek alanları pilotla netleştirin:
- Belge türü
- Tarih / dönem
- Belge no / sistem ID
- Birim
- İlgili kişi/kurum
- Gizlilik seviyesi
Meta veri standardı: Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
Alan sayısı dengesi: Dijital Arşivde İndeks Alanları Kaç Tane Olmalı?
5) Tarama Standardı Pilotta Doğrulanır (DPI / Format / Profil)
Pilot, “her belgeye aynı ayar” hatasını engeller. En az iki profil test edin:
- Metin ağırlıklı belgeler
- Tablolu / silik / detaylı belgeler
Tarama standardı: Kurumsal Tarama Standardı Nasıl Oluşturulur?
DPI kararı: 300 DPI mı 600 DPI mı? Kurumsal Karar Rehberi
Format kararı: PDF mi TIFF mi? Arşiv Formatı Seçim Rehberi
6) QC (Kalite Kontrol) ve Batch Yönetimi: Pilotta Oturtulur
Pilotun gerçek hayata benzemesi için üretimi “batch” mantığıyla yürütün:
- Batch kodu
- Hangi klasör/seri
- Sayfa tahmini
- QC sonucu ve aksiyon kaydı
Batch yaklaşımı: Büyük Arşivlerde Batch Mantığıyla Çalışma
7) Yetki ve Log Testi: “Çalışıyor” Demek Yetmez, Kanıtlanmalı
Pilot sırasında şunları test edin:
- Rol bazlı erişim (kim neyi görür?)
- İndirme / dışa aktarma kısıtları
- Log kayıtları (görüntüleme/indirme/değişiklik)
Yetkilendirme: Rol Bazlı Yetkilendirme Nasıl Tasarlanır?
Loglama: Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
KVKK çerçevesi: KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi
8) Pilot Raporu Nasıl Yazılır? (Karar Üreten Format)
Pilot raporu “anlatı” değil, karar belgesidir. Minimum başlıklar:
- Kapsam (hangi belge grupları)
- Üretim hızı (günlük kapasite)
- QC bulguları (hata türleri, yeniden tarama)
- OCR sonuçları (varsa)
- Arama testi sonuçları (bulma süresi, başarı oranı)
- Yetki/log doğrulaması
- Revizyon listesi (standart/alan/profil değişiklikleri)
- Üretim planı önerisi (kademeli geçiş / kapasite / zaman)
9) Pilot Sonrası 3 Karar Senaryosu
- Üretime geç: Standartlar oturdu, metrikler hedefte
- Revize et: Meta veri, tarama profili veya QC kuralı güçlendirilecek
- Kapsamı değiştir: Önce farklı belge grubuyla başla, riskli grubu sonraya al
Canlıya geçişte kabul testleriyle bağlayın: Canlıya Geçiş Öncesi Kabul Testleri
Pilot İçin Mini Kontrol Listesi
- Pilot hedefi tek cümleyle yazıldı mı?
- Kapsam temsil gücü yüksek mi (kolay + zor + kritik)?
- Başarı kriterleri ve hata eşiği tanımlı mı?
- Meta veri alanları ve validasyonlar kilitlendi mi?
- Tarama profilleri test edildi mi?
- QC kayıtları batch bazında tutuldu mu?
- Yetki ve log raporları doğrulandı mı?
- Kullanıcı arama testi yapıldı mı?
- Pilot raporu “revizyon + üretim planı” içeriyor mu?
Pilot Çalışmayı Kurumunuza Uygun Kurgulayalım
Kurumsal operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Planlama ve teklif için: Fiyat Teklifi Alın
