Belge dijitalleştirme şirketi seçimi, kurumun tüm arşiv stratejisinin temelini belirler. En iyi dijital arşiv firmaları sadece tarama yapmaz; elektronik arşivleme sistemleri ile entegrasyon, KVKK uyumu, metadata yapısı ve uzun vadeli erişilebilirlik taahhüdü verir. Doğru tedarikçi; belge, doküman, klasör, evrak ve dosya bazlı tüm ihtiyaçlarınızı anlayıp, iş dijitalleştirme sürecinizi minimum operasyonel kesintiyle yönetecek yetkinlikte olmalıdır.
1. Güvenlik ve yasal uyumluluk (zorunlu kriterler)
- KVKK uyumu: KYC/KYD belgelerinin ve kişisel verilerin korunması şartlarını sağlayıp sağlamadığını doğrulayın.
- Şifreleme ve erişim kontrolü: Veriler hem aktarımda (in-transit) hem de depolamada (at-rest) şifrelenmeli; RBAC ile kim hangi belgeyi görebilir net belirlenmeli.
- Maskeleme / Anonimleştirme: Özellikle kimlik numarası gibi hassas alanların görüntülenme seçenekleri olmalı.
- Loglama & Denetim izi: Her erişim, indirme, düzenleme kaydı tutulmalı; denetim istenirken tam izlenebilirlik sunulmalı.
- Sertifikalar ve denetimler: ISO 27001, SOC veya benzeri güvenlik belgeleri ve bağımsız güvenlik raporları talep edin.
2. Teknoloji & kalite (performans ölçümleri)
- OCR doğruluk oranı: Kredi dosyaları, sözleşmeler gibi metin ağırlıklı belgelerde OCR başarımı kritik. Örnek tarama ile doğruluk testi isteyin.
- Desteklenen formatlar: PDF/A, TIFF (archival master) gibi uzun süreli saklama formatlarını desteklemeli.
- Metaveri ve indeksleme yetenekleri: Belge/dosya/klasör seviyesinde esnek metadata şemaları sunmalı; anahtar aramalarda hız garanti etmeli.
- Entegrasyon yetenekleri: Mevcut DMS, ERP ya da CRM sistemlerinizle API/ETL entegrasyonları sağlayabilmeli.
- Skalabilite ve performans: Proje büyüdüğünde sayfa/saniye tarama kapasitesi ve paralel işleme olanakları olmalı.
3. Operasyonel hizmetler & iş akışı
- On-site vs Off-site: Belgelerin nerede taranacağı (müşteri lokasyonunda mı yoksa hizmet sağlayıcının tesisinde mi) risk ve maliyeti etkiler. Zincirleme teslimat (chain of custody) prosedürü isteyin.
- Pilot proje teklifi: Önce küçük bir pilot (ör. 500–2.000 sayfa) ile kalite, metaveri ve süreçleri test edin.
- QA süreçleri: Görsel kalite kontrolleri, eksik sayfa kontrolü, dosya bütünlüğü testleri tanımlı olmalı.
- Teslim formatı ve erişim: Teslim edilen dijital dosyalar nasıl kataloglanacak, hangi klasör yapısı kullanılacak, bu net olmalı.
4. Fiyatlandırma, SLA ve sözleşme maddeleri
- Fiyat modeli: Sayfa başı fiyat mı yoksa proje tabanlı mı? OCR, indeksleme, restorasyon, renk düzeltme gibi ekstra hizmetlerin ayrı maliyetleri açıkça görünmeli.
- SLA göstergeleri: Teslim süresi, hata oranı (ör. %0.1 eksik sayfa hedefi), erişilebilirlik (uptime %), RTO/RPO hedefleri sözleşmede net olsun.
- Veri devri & imha politikası: Proje sonunda fiziksel belgeler geri verilecek mi/ imha edilecek mi? Dijital verilerin güvenli imha süreçleri tanımlı olmalı.
5. Referans, vaka ve destek
- Referans kontrolü: Tedarikçinin “benzer sektördeki” referanslarını isteyin (bankacılık, eğitim, kamu vb.).
- Teknik destek: Hizmet sonrası destek, düzeltme turları, yazılım güncellemeleri ve ek indeksleme talepleri nasıl karşılanacak?
- Süreklilik garantisi: Firma uzun vadede hizmet vermeye devam edecek mi (bakım, göç desteği)?
6. Uygulamalı kontrol listesi (Satın almadan önce sorun)
- PDF/A desteğiniz var mı?
- OCR doğruluk oranınızı nasıl ölçüyorsunuz? (örnek dosya ile test talep edin)
- RBAC, maskeleme ve loglama özelliklerinin detayı nedir?
- Hangi formatlarda teslimat yapıyorsunuz (TIFF master, PDF/A, JPEG)?
- Veri taşıma, zincir teslimatı ve sigorta prosedürünüz nedir?
- Pilot proje teklifi sunuyor musunuz? Maliyet / süre?
- SLA ve garanti koşullarını yazılı ister misiniz?
- Referans listesi ve gizlilik sözleşmesi (NDA) örneği talep edin.
7. Değerlendirme yöntemi (puanlama önerisi)
Her kritere 1–5 puan verin: Güvenlik (30%), Teknoloji (25%), Operasyon (20%), Maliyet (15%), Referans & Destek (10%). Toplam puanla tedarikçi sıralaması yapın.
En iyi Dijital Belge Arşivleme Firması Seçimi ile İlgili Sık Sorulan Soru ve Cevaplar
Dijital arşivleme şirketi ile doküman tarama firması arasında ne fark var?
Dijital arşivleme şirketi sadece tarama yapmaz; belge yönetim sistemi, elektronik arşivleme entegrasyonu, KVKK uyumu ve uzun vadeli erişim desteği sunar. Doküman tarama firmaları genellikle kısa vadeli hizmet verir, stratejik arşiv yönetimi sağlamaz.
En iyi dijital arşiv firmaları nasıl anlaşılır?
Referans projeleri, sahip oldukları ISO 27001 gibi güvenlik sertifikaları, PDF/A desteği, OCR doğruluk oranı ve sundukları SLA kriterleri üzerinden kıyaslama yapabilirsiniz.
Elektronik arşivleme sistemleri ile dijital arşivleme hizmeti arasında bağlantı var mı?
Evet. Profesyonel bir dijital arşiv firması, taranan belgeleri sadece PDF olarak teslim etmez; elektronik arşivleme sistemleri ile entegrasyon kurarak belge, klasör ve dosya bazında indeksleme yapar.
Bir kurumun tüm evrak ve dosyalarını taratması ne kadar sürer?
Bu, sayfa sayısı, belgenin fiziksel durumu ve firmanın tarama kapasitesine bağlıdır. Örneğin, 1 milyon sayfalık bir arşiv, yüksek kapasiteli sistemlerde birkaç hafta içinde dijitalleştirilebilir.
Belge dijitalleştirme hizmetlerinde fiyatlandırma nasıl yapılır?
Genellikle sayfa başına ücretlendirme vardır. Ancak OCR, indeksleme, restorasyon veya metadata entegrasyonu gibi ek hizmetler ayrıca fiyatlandırılır.
Evrak tarama işlemleri sırasında belgelerin kaybolma riski var mı?
Profesyonel firmalar zincirleme teslimat (chain of custody) prosedürü uygular. Belgeler barkodlanır, kutular takip edilir ve her hareket loglanır. Bu sayede kayıp riski minimuma iner.
Klasör bazlı arşiv yönetimi neden önemlidir?
Çünkü sadece belge değil, dosya ve klasör düzeyinde indeksleme yapıldığında bir belgenin bağlamı korunur. Örneğin, bir kredi sözleşmesinin yanındaki risk raporu da aynı klasör altında kolayca bulunabilir.
İş dijitalleştirme sürecinde hangi sektörler en çok fayda sağlar?
Bankacılık, hukuk, sağlık ve kamu sektörleri yüksek belge trafiği nedeniyle en büyük faydayı sağlar. Ancak üretim, eğitim ve inşaat gibi alanlarda da büyük ölçekli verimlilik artışı görülür.
Elektronik arşivleme çözümleri uzun vadede maliyetleri gerçekten düşürür mü?
Evet. Fiziksel depolama maliyeti, personel zamanı ve kayıp evrak riskini ortadan kaldırır. Ayrıca belgeye erişim hızlandığı için operasyonel verimlilik artar.
Dijital arşiv firması seçerken pilot proje yapmak neden kritik?
Çünkü firmanın OCR başarımı, kalite kontrol süreçleri, metadata entegrasyonu ve teslim formatlarını küçük bir örnek üzerinde test etmek, ileride çıkabilecek sorunları önceden görmenizi sağlar.
