DPI, Renk, Format ve QC Kriterleri
Kurumsal tarama standardı; dijital arşiv projesinde “her belge aynı ayarla taransın” hatasını önleyen, teslim kalitesini ve bulunabilirliği güvence altına alan kurallar bütünüdür. Standardı baştan tanımladığınızda; dosya boyutları kontrol altında kalır, OCR performansı yükselir, kalite kontrol tartışmaları biter ve proje fazlara bölünerek ölçeklenir.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Kurumsal Tarama Standardı Nedir?
Kurumsal tarama standardı; belge türlerine göre:
- Çözünürlük (DPI)
- Renk modu (siyah-beyaz / gri / renk)
- Dosya formatı (PDF/PDF-A, TIFF vb.)
- OCR gereksinimi
- Kalite kontrol (QC) yöntemi
kurallarını belirleyen ve herkesin aynı şekilde uygulamasını sağlayan standarttır.
Hazırlık aşaması standart olmazsa tarama da standart olamaz: Tarama Öncesi Arşiv Hazırlık Kontrol Listesi
1) Standart Oluştururken İlk Kilit Karar
Her tarama standardı, “belge ne için kullanılacak?” sorusundan çıkar:
- Hızlı erişim ve arama (operasyon)
- Denetim ve kanıt üretimi (uyum)
- Uzun süreli saklama (arşiv)
- Entegrasyon ve iş akışı (DMS/EBYS)
Hedef ve kapsam kilitlenmeden standart belirlenmez: Dijital Arşive Geçişte Hedef ve Kapsam Belirleme
2) Belge Türlerine Göre Standardı Tanımlayın
Standart “tek satır” değil, belge türlerine göre setler halinde olmalıdır. En pratik yaklaşım:
- Metin ağırlıklı evrak (fatura, yazışma, tutanak)
- Hukuki belgeler (sözleşme, ihtar, tebligat)
- Teknik belgeler (çizim, pafta, proje)
- Görsel içerik (fotoğraf, renk kritik evrak)
- Karışık ekli dosyalar (zarf, makbuz, küçük boyut)
Envanter ve belge türü sözlüğü olmadan bu ayrım sağlıklı yapılamaz: Belge Envanteri Nasıl Çıkarılır?
3) DPI Kararı
DPI seçimi “ne kadar yüksek o kadar iyi” değildir. DPI arttıkça:
- Dosya boyutu büyür
- İşleme süresi artar
- OCR bazen iyileşir, bazen gereksiz şişer
- Depolama ve yedek maliyeti yükselir
DPI karar rehberi: 300 DPI mı 600 DPI mı?
4) Renk Modu
Renkli tarama gereksiz kullanılırsa dosyalar şişer, süreç yavaşlar. Ancak bazı belgelerde renk kritik olabilir:
- Islak imza/mühür ayırt etmek gerekiyorsa
- Renk kodlu çizimler/işaretlemeler varsa
- Fotoğraf/görsel içeriği belge değeri taşıyorsa
- Belgede renk ayrımı bilgi taşıyorsa
Renk kritik belgeleri envanterde işaretlemek, proje hızını korur.
5) Format Kararı
Format seçimi, kullanım senaryosuna göre yapılır:
- Günlük erişim ve paylaşım: PDF tabanlı yaklaşımlar
- Uzun süreli saklama ve görüntü bütünlüğü: TIFF tabanlı yaklaşımlar
- Aranabilirlik: OCR ile aranabilir PDF
Format seçim rehberi: PDF mi TIFF mi?
6) OCR Standardı
OCR kararını belge türü ve kullanım senaryosu belirler:
- Aktif arşivde OCR genellikle kritik
- Pasif arşivde OCR seçmeli olabilir
- Riskli belgelerde OCR doğrulaması daha sık yapılmalıdır
OCR ölçüm rehberi: OCR Doğruluk Oranı Nasıl Ölçülür?
Aktif–pasif ayrımı: Aktif Arşiv – Pasif Arşiv Ayrımı Nasıl Yapılır?
7) Kalite Kontrol (QC) Standardı
Tarama standardının en kritik parçası QC’dir. QC yoksa “kalite” tartışmaya açık kalır.
Minimum QC kontrol maddeleri:
- Eksik sayfa
- Çift besleme / atlanan sayfa
- Sayfa sırası hatası
- Bulanıklık / okunamazlık
- Eğrilik / dönüklük
- Kırpma hatası
- Yanlış belge türü klasörüne girme
QC planı: Kalite Kontrol Planı Nasıl Hazırlanır?
8) Standardı Yazılı Hale Getirin: “Tarama Kartı”
Her belge türü için bir “tarama kartı” hazırlayın. Tarama kartında şunlar olsun:
- Belge türü / alt tür
- DPI
- Renk modu
- Format
- OCR (var/yok)
- İndeks alan seti (zorunlu alanlar)
- QC yöntemi (örnekleme oranı / %100 kontrol)
- Teslim kuralı (dosya adı / klasör / etiket)
Meta veri standardı: Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
9) Pilot ile Standardı Test Edin, Sonra Yaygınlaştırın
Standardı teoride yazıp tüm projeye uygulamak yerine:
- 1–2 belge türünde pilot yapın
- Dosya boyutu, okunabilirlik, OCR performansı ölçün
- QC’de hata türlerini görün
- Standardı revize edin, sonra ölçekleyin
Pilot rehberi: Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
Kurumsal Tarama Standardını Birlikte Netleştirelim
Kurumsal operasyon yaklaşımı: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Teklif ve proje planı: Fiyat Teklifi Alın
