Kurumsal Karar Tablosu
Kurumsal dijital arşiv projelerinde PDF genellikle hızlı erişim, paylaşım ve aranabilirlik için tercih edilir; TIFF ise görüntü bütünlüğü ve uzun süreli saklama yaklaşımında öne çıkar. Doğru format seçimi; belge türü, kullanım amacı (operasyon/denetim/saklama) ve OCR ihtiyacına göre yapılmalıdır.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Format Seçimi Neden Kritik?
Format; sadece “dosya uzantısı” değildir. Şunları doğrudan etkiler:
- Dosya boyutu ve depolama maliyeti
- Arama ve erişim hızı
- OCR (aranabilirlik) performansı
- Denetimde çıktı alınabilirlik ve tutarlılık
- Uzun vadeli saklama yaklaşımı ve teslim standardı
Bu nedenle format kararı, tarama standardının ayrılmaz parçasıdır:
Kurumsal Tarama Standardı Nasıl Oluşturulur?
PDF ve TIFF Arasındaki Temel Fark
PDF (Portable Document Format)
- Belgeyi “doküman” gibi taşımaya uygundur
- Paylaşım ve görüntüleme kolaydır
- OCR ile aranabilir PDF üretimi yaygındır
- İş akışlarında (DMS/EBYS) kullanım pratiktir
TIFF (Tagged Image File Format)
- Belgeyi “görüntü” olarak saklamaya uygundur
- Görüntü bütünlüğü ve stabil çıktı yaklaşımında güçlüdür
- Çok sayfalı TIFF veya sayfa sayfa TIFF kurgulanabilir
- Bazı kurumlarda saklama/teslim standardı olarak tercih edilir
Hızlı Karar Tablosu: Hangi Senaryoda Hangisi?
| Senaryo / İhtiyaç | Daha Uygun Format | Neden |
|---|---|---|
| Günlük kullanım, hızlı erişim, e-posta/iş birimi paylaşımı | Kullanıcı deneyimi güçlü | |
| Aranabilirlik hedefi (metin içinde arama) | PDF (OCR’lı) | OCR ile doğrudan arama |
| Uzun süreli saklama ve görüntü bütünlüğü odağı | TIFF | Görüntü arşivi yaklaşımı |
| Karışık ekli dosyalar (ek, zarf, küçük fiş) | Tek dosyada toparlama kolay | |
| Teknik çizim/pafta gibi detay hassas belgeler | TIFF veya PDF (pilotla) | Detay ve çıktı standardına göre |
| Denetimde “hızlı çıkarma” ve tutarlı çıktı | PDF veya TIFF | Kurum standardına göre belirlenir |
OCR planı ve ölçümü için: OCR Doğruluk Oranı Nasıl Ölçülür?
1) PDF Ne Zaman Daha Mantıklı?
PDF çoğu kurumda “operasyon formatı”dır. Şu durumlarda PDF daha doğru tercihtir:
- Kullanıcılar belgeyi ekranda görüntüleyip paylaşacaksa
- Belgeye hızlı erişim ve “tek dosyada bütünlük” isteniyorsa
- OCR ile aranabilirlik hedefleniyorsa
- İş akışı / evrak dolaşımı kurulacaksa
Evrak dolaşımı kurgusu için: Dijital Evrak Dolaşımı Nasıl Kurulur?
2) TIFF Ne Zaman Daha Mantıklı?
TIFF daha çok “görüntü arşivi” yaklaşımında öne çıkar. Şu durumlarda TIFF tercih edilir:
- Uzun süreli saklamada görüntü bütünlüğü öncelikliyse
- Teslim standardı “görüntü formatı” istiyorsa
- Bazı belge gruplarında sayfa bazlı işlem/izleme tercih ediliyorsa
- Teknik/çizim içeriklerinde kurumun arşiv standardı TIFF ise
Detay içeren belgelerde DPI kararıyla birlikte düşünün:
300 DPI mı 600 DPI mı? Kurumsal Karar Rehberi
3) “Aranabilir PDF” Ne Zaman Şart?
Aranabilirlik hedefi varsa, format seçimi tek başına yetmez; OCR katmanı gerekir.
Şu gruplarda aranabilirlik genellikle yüksek değer üretir:
- Sözleşmeler ve yazışmalar
- Tutanaklar, raporlar, prosedürler
- Personel, satın alma, finans süreç evrakları
- Denetimde sık çıkarılan belgeler
Aktif/pasif ayrımı bu kararı netleştirir:
Aktif Arşiv – Pasif Arşiv Ayrımı Nasıl Yapılır?
4) Kurumsal Format Kararı için 5 Adımlık Yöntem
- Kullanım amacını seçin
Operasyon mu, denetim mi, saklama mı? - Belge türlerini sınıflayın
Metin ağırlıklı / teknik çizim / karışık ekli / renk kritik. - Aranabilirlik gereksinimini belirleyin
OCR gerekli mi, hangi belge gruplarında zorunlu? - Dosya boyutu ve performans hedefini yazın
Depolama, yedekleme, erişim hızını birlikte değerlendirin. - Pilotla doğrulayın
Seçtiğiniz format + DPI + OCR kombinasyonunu küçük bir örneklemde ölçün; sonra standarda bağlayın.
Pilot planı: Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
5) Format Seçiminde En Sık 7 Hata
- Tüm belge türlerine tek format dayatmak
- OCR hedefini netleştirmeden PDF seçmek (sonra aranabilirlik beklentisi oluşması)
- Depolama/yedek maliyetini hesaba katmadan yüksek hacmi TIFF yapmak
- Teknik çizimleri metin evrakıyla aynı kurala sokmak
- Denetimde istenen “çıktı standardını” proje sonunda konuşmak
- Teslim formatını sözleşme/kabul kriterine bağlamamak
- Pilot yapmadan büyük hacme başlamak
Kalite standardını baştan yazmak için:
Kalite Kontrol Planı Nasıl Hazırlanır?
Mini Kontrol Listesi: PDF mi TIFF mi?
- Belge türleri sınıflandı mı?
- Kullanım amacı net mi (operasyon/denetim/saklama)?
- OCR gereksinimi belirlendi mi?
- Dosya boyutu ve erişim performansı hedefleri yazıldı mı?
- Pilot ile çıktı kalitesi ve aranabilirlik ölçüldü mü?
- Seçim “tarama kartı”na işlendi mi?
