Arşiv tarama hizmeti, kurum arşivinde bulunan fiziksel evrak, belge, dosya, klasör ve arşiv kutularının profesyonel tarayıcılarla düzenli şekilde taranmasıdır. Bu hizmette amaç yalnızca kağıt evrakı görüntü dosyasına çevirmek değildir; arşiv sırasını korumak, dosya bütünlüğünü bozmamak, taranan evrakları doğru klasör yapısıyla teslim etmek ve ihtiyaç varsa OCR ile aranabilir hale getirmektir.
Kurumlarda yıllar içinde biriken arşivler genellikle kutular, klasörler, raflar, dolaplar veya depo alanlarında saklanır. Muhasebe evrakları, sözleşmeler, personel dosyaları, müşteri belgeleri, tedarikçi evrakları, resmi yazışmalar, proje klasörleri ve hukuki dosyalar fiziksel olarak tutulur. Bu belgeler düzenli görünse bile ihtiyaç anında doğru evrakı bulmak zaman alabilir.
Arşiv tarama hizmeti, bu fiziksel evrak yükünü daha erişilebilir hale getirir. Taranan dosyalar kurumun ihtiyacına göre PDF, aranabilir PDF, klasör yapısı, indeks tablosu veya güvenli veri aktarımı şeklinde teslim edilebilir. Böylece kurum, fiziksel arşivdeki belgeleri bilgisayar üzerinden daha hızlı görüntüleyebilir.
Arşiv Tarama Ne Demek?
Arşiv tarama, fiziksel arşivlerde bulunan kağıt evrakların, belgelerin, klasörlerin ve dosya gruplarının tarayıcılarla elektronik dosya haline getirilmesidir. Bu işlem, tek bir belgenin taranmasından farklıdır; çünkü arşiv tarama genellikle kutu, klasör, raf ve departman düzeni dikkate alınarak yapılır.
Bir arşiv tarama çalışmasında yalnızca sayfalar taranmaz. Hangi kutudan hangi klasörün çıktığı, belgelerin hangi departmana ait olduğu, hangi tarih aralığını kapsadığı ve taranan dosyaların hangi isimle teslim edileceği de önemlidir.
Arşiv tarama sürecinde şu tür evraklar işlenebilir:
- Muhasebe evrakları
- Faturalar
- İrsaliyeler
- Sözleşmeler
- Personel dosyaları
- Müşteri belgeleri
- Tedarikçi dosyaları
- Resmi yazışmalar
- Hukuki evraklar
- Dava dosyaları
- Başvuru formları
- Proje klasörleri
- Teknik belgeler
- Yönetim kararları
- Eski dönem arşiv kutuları
Bu belgeler tarandıktan sonra rastgele dosya adlarıyla bırakılmamalıdır. Dosya adı, klasör yapısı, belge türü, tarih aralığı ve varsa kutu bilgisi korunmalıdır. Arşiv tarama hizmetini sıradan ofis taramasından ayıran temel fark budur.
Arşiv Tarama Hizmeti Ne İşe Yarar?
Arşiv tarama hizmeti, kurumların fiziksel belgelerine daha hızlı ulaşmasını sağlar. Arşiv odasında bir dosya aramak, kutu açmak, klasör çıkarmak ve belgeyi tekrar yerine koymak zaman alan bir işlemdir. Taranmış dosyalarda ise belge bilgisayar üzerinden görüntülenebilir, paylaşılabilir ve yetkili kişiler tarafından daha kolay bulunabilir.
Arşiv tarama hizmeti şu amaçlarla alınabilir:
- Fiziksel arşivde belge arama süresini azaltmak
- Evrakların güvenli kopyasını oluşturmak
- Arşiv odası kullanımını hafifletmek
- Departmanlar arası belge paylaşımını kolaylaştırmak
- Eski belgelerin yıpranma riskini azaltmak
- Denetim ve raporlama süreçlerinde evrak erişimini hızlandırmak
- Personel, muhasebe, sözleşme ve müşteri dosyalarını daha düzenli kullanmak
- Arşivdeki belgeleri OCR ile aranabilir hale getirmek
- Fiziksel dosya hareketini azaltmak
- Belge kaybı riskini düşürmek
Bu hizmet özellikle sık belge aranan, çok sayıda klasör bulunan veya fiziksel arşivi büyüyen kurumlarda önemlidir.
Arşiv Tarama ile Belge Tarama Arasındaki Fark Nedir?
Belge tarama, tekil evrakların veya belirli belge gruplarının taranmasıdır. Arşiv tarama ise kutu, klasör, dosya ve raf düzeniyle birlikte daha büyük bir fiziksel arşiv yapısının taranmasıdır.
Örneğin bir sözleşmenin, birkaç faturanın veya tek bir formun taranması belge tarama olarak değerlendirilebilir. Ancak bir departmanın geçmiş yıllara ait klasörlerinin, arşiv kutularının veya raf sırasına göre tutulan dosyalarının taranması arşiv tarama kapsamına girer.
Arşiv tarama hizmetinde şu konular daha fazla önem taşır:
- Kutu sırası
- Klasör düzeni
- Dosya bütünlüğü
- Belge türü ayrımı
- Fiziksel lokasyon bilgisi
- Kapsam belirleme
- Tarama standardı
- OCR ihtiyacı
- İndeksleme alanları
- Kalite kontrol
- Teslim formatı
Bu nedenle arşiv tarama, yalnızca tarayıcıdan evrak geçirmek değildir. Arşivin yapısını bozmadan ve belge bütünlüğünü koruyarak çalışmak gerekir.
Arşiv Tarama ile Evrak Tarama Arasındaki Fark Nedir?
Evrak tarama, günlük iş akışında kullanılan veya belirli bir işleme ait kağıt evrakların taranmasıdır. Arşiv tarama ise geçmiş dönem belgeleri, klasörler, kutular ve arşiv düzeni içinde saklanan dosyaların toplu şekilde taranmasıdır.
Evrak tarama daha çok şu belgelere odaklanabilir:
- Günlük gelen evraklar
- Tekil sözleşmeler
- Formlar
- Başvuru belgeleri
- Faturalar
- Teslim evrakları
- Resmi yazılar
- Departman içi belgeler
Arşiv tarama ise daha geniş bir yapıyı kapsar:
- Eski dönem arşiv kutuları
- Departman klasörleri
- Raf düzenindeki dosyalar
- Personel arşivleri
- Muhasebe arşivleri
- Hukuk dosyaları
- Müşteri veya tedarikçi klasörleri
- Çok yıllı belge grupları
Bu ayrım, teklif ve proje planı hazırlanırken önemlidir. Çünkü tekil evrak tarama ile yüzlerce klasörlük arşiv tarama aynı hazırlık, süre ve kontrol ihtiyacına sahip değildir.
Arşiv Tarama ile Dosya Tarama Arasındaki Fark Nedir?
Dosya tarama, bir dosya veya klasör içindeki belgelerin belirli sırayla taranmasıdır. Arşiv tarama ise çok sayıda dosyanın, klasörün ve kutunun birlikte planlanmasını gerektirir.
Dosya taramada odak genellikle tek bir klasörün içeriğidir. Örneğin bir personel dosyası, bir dava dosyası veya bir sözleşme klasörü taranabilir. Arşiv taramada ise bu dosyaların yüzlercesi veya binlercesi olabilir. Bu durumda dosya kodu, klasör adı, kutu numarası ve fiziksel lokasyon bilgisi önem kazanır.
Dosya tarama yapılırken şu noktalara dikkat edilmelidir:
- Dosya içindeki evrak sırası
- Eksik belge olup olmadığı
- Çift taraflı sayfalar
- İmza ve kaşe alanları
- Ek belgeler
- Dosya adı standardı
- Klasör içi ayrım
Arşiv taramada bu kontrol daha büyük ölçekte yapılır. Bu nedenle arşiv tarama hizmetinde dosya ve klasör yapısı baştan planlanmalıdır.
Toplu Arşiv Tarama Ne Zaman Gerekir?
Toplu arşiv tarama, çok sayıda evrak, belge, dosya veya klasörün proje halinde taranmasıdır. Tekil belge taramadan farklı olarak yüksek hacimli işler için iş akışı, hazırlık, tarama standardı, kalite kontrol ve teslim planı daha ayrıntılı kurulmalıdır.
Toplu arşiv tarama şu durumlarda gerekir:
- Arşivde çok sayıda kutu varsa
- Geçmiş yıllara ait belgeler birikmişse
- Departman arşivleri ayrı ayrı taranacaksa
- Belgeler kısa sürede erişilebilir olmalıysa
- Taşınma öncesi arşiv hafifletilmek isteniyorsa
- Denetim öncesi belge hazırlığı gerekiyorsa
- Fiziksel dosyaların sık çıkarılması iş yükü oluşturuyorsa
- Çok şubeli kurumlarda belge paylaşımı gerekiyorsa
- Aynı belge grubu için standart dosya yapısı kurulmak isteniyorsa
Toplu tarama çalışmalarında hız önemlidir; fakat hız tek başına yeterli değildir. Sayfa eksikliği, yanlış klasörleme, hatalı dosya adı veya düşük görüntü kalitesi yüksek hacimli projelerde daha büyük sorunlara yol açabilir.
Arşiv Tarama Hizmeti Hangi Durumlarda Gerekir?
Arşiv tarama hizmeti, fiziksel evrakların kurum içinde kullanımı zorlaşmaya başladığında ihtiyaç haline gelir. Arşivdeki belge sayısı arttıkça dosya bulmak, klasör çıkarmak, evrak paylaşmak ve arşivi güncel tutmak daha fazla zaman alır.
Bu hizmet şu durumlarda gerekli olabilir:
- Arşiv odasında çok sayıda kutu ve klasör varsa
- Belge bulmak uzun sürüyorsa
- Muhasebe, insan kaynakları veya hukuk dosyaları sık aranıyorsa
- Fiziksel belgeler yıpranmaya başlamışsa
- Kurum taşınma veya arşiv düzenleme sürecindeyse
- Denetim öncesi belgelerin hızlı erişilebilir olması gerekiyorsa
- Çok şubeli yapılarda aynı evraka farklı ekiplerin erişmesi gerekiyorsa
- Eski arşiv kutuları kontrol altına alınmak isteniyorsa
- Belgelerin OCR ile aranabilir olması isteniyorsa
- Fiziksel dosya hareketi azaltılmak isteniyorsa
Arşiv tarama ihtiyacı çoğu zaman bir sorun yaşandıktan sonra fark edilir. Oysa belgeler kritik hale gelmeden önce planlı tarama yapılması, arşivin daha güvenli ve kullanışlı olmasını sağlar.
Arşiv Tarama Süreci Nasıl İşler?
Arşiv tarama süreci, arşivin incelenmesi, taranacak belge gruplarının belirlenmesi, kutu ve klasör düzeninin kayda alınması, evrakların taramaya hazırlanması, uygun tarama ayarlarının seçilmesi, dosyaların kontrol edilmesi ve düzenli şekilde teslim edilmesi adımlarından oluşur.
Temel süreç şu şekilde ilerler:
- Arşiv yapısı incelenir.
- Taranacak belge grupları belirlenir.
- Kutu ve klasör sırası kayda alınır.
- Belgeler taramaya hazırlanır.
- Tarama standardı belirlenir.
- Evraklar profesyonel tarayıcılarla taranır.
- OCR gerekiyorsa uygulanır.
- İndeksleme gerekiyorsa yapılır.
- Kalite kontrol tamamlanır.
- Taranan dosyalar teslim edilir.
- Fiziksel belgeler kararlaştırılan düzene göre iade edilir veya yerleştirilir.
Bu süreçte ana hedef, fiziksel arşivdeki düzenin tarama sonrası dosya yapısına doğru şekilde yansımasıdır.
1. Arşiv Yapısı İncelenir
Arşiv tarama hizmeti başlamadan önce mevcut arşiv yapısı incelenmelidir. Kaç kutu olduğu, klasörlerin hangi departmanlara ait olduğu, belgelerin tarih aralığı, dosya türleri ve hassas evrak grupları belirlenmelidir.
Bu aşamada şu bilgiler toplanabilir:
- Kutu sayısı
- Klasör sayısı
- Departman ayrımı
- Belge türleri
- Tarih aralıkları
- Fiziksel lokasyon
- Etiketli veya etiketsiz kutular
- Karışık dosyalar
- Hassas belgeler
- Öncelikli taranacak evraklar
- Yerinde tarama ihtiyacı
- Teslim formatı beklentisi
Bu analiz yapılmadan taramaya başlanırsa proje ilerledikçe kapsam değişebilir. Bu da süre, maliyet ve teslim kalitesini etkiler.
2. Taranacak Belge Grupları Belirlenir
Tüm arşivin aynı anda taranması her zaman gerekli değildir. Kurum önce hangi belge gruplarının taranacağını belirlemelidir.
Taranacak gruplar şunlar olabilir:
- Personel dosyaları
- Sözleşme klasörleri
- Muhasebe evrakları
- Müşteri dosyaları
- Hukuki belgeler
- Resmi yazışmalar
- Tedarikçi evrakları
- Proje klasörleri
- Eski dönem kutuları
Öncelik belirlerken belgenin kullanım sıklığı, kurumsal önemi, arama ihtiyacı, fiziksel yıpranma riski ve departman ihtiyacı birlikte değerlendirilmelidir.
3. Kutu ve Klasör Sırası Korunur
Arşiv tarama hizmetinde fiziksel sıra çok önemlidir. Kutu ve klasörler karışırsa taranan dosyaların hangi fiziksel kaynağa ait olduğu anlaşılmaz.
Bu nedenle tarama öncesinde şu bilgiler kayda alınabilir:
- Kutu numarası
- Klasör adı
- Dosya kodu
- Departman
- Belge türü
- Tarih aralığı
- Raf veya dolap bilgisi
- İşlem durumu
- Teslim durumu
Kutu ve klasör sırasının korunması, özellikle tarama sonrası fiziksel belgelerin saklanmaya devam edeceği kurumlarda gereklidir. Taranan dosyayla fiziksel klasör arasında bağlantı kurulması, ileride belge doğrulama ve asıl evraka ulaşma açısından önemlidir.
4. Belgeler Taramaya Hazırlanır
Tarama öncesi hazırlık, işin kalitesini doğrudan etkiler. Hazırlıksız evraklar tarayıcıda sıkışabilir, sayfa eksik kalabilir, görüntü bozuk çıkabilir veya dosya sırası karışabilir.
Hazırlık aşamasında şu işlemler yapılabilir:
- Zımba ve ataşlar çıkarılır.
- Katlanmış sayfalar düzeltilir.
- Yırtık veya yıpranmış evraklar ayrılır.
- Çift taraflı belgeler kontrol edilir.
- Taranmayacak evraklar ayrılır.
- Klasör sırası korunur.
- Hassas belgeler işaretlenir.
- Karışık evraklar belge türüne göre ayrılır.
- Eksik veya sorunlu belgeler not edilir.
Bu hazırlık ne kadar düzgün yapılırsa tarama o kadar sağlıklı ilerler. Özellikle çok sayfalı dosyalarda, sözleşmelerde ve personel klasörlerinde sayfa sırasının korunması önemlidir.
5. Tarama Standardı Belirlenir
Her arşiv aynı tarama ayarıyla işlenmemelidir. Belge türüne, okunabilirlik ihtiyacına, renkli bilgi olup olmadığına ve dosya kullanım amacına göre tarama standardı belirlenmelidir.
Tarama standardında şu konular netleştirilir:
- Çözünürlük
- Renk modu
- Tek taraflı veya çift taraflı tarama
- Dosya formatı
- Boş sayfa yönetimi
- Dosya adı standardı
- Klasör yapısı
- OCR ihtiyacı
- İndeksleme alanları
- Teslim yöntemi
Örneğin standart metin evrakları ile kaşeli, imzalı, renkli açıklamalı veya form yapısındaki belgeler aynı tarama yaklaşımıyla işlenmeyebilir. Tarama standardı baştan belirlenirse dosya kalitesi daha tutarlı olur.
6. Evraklar Profesyonel Tarayıcılarla Taranır
Hazırlanan belgeler, belirlenen standarda göre profesyonel tarayıcılarla işlenir. Bu aşamada yalnızca hız değil, görüntü kalitesi ve sayfa bütünlüğü de önemlidir.
Tarama sırasında şu konulara dikkat edilir:
- Sayfa eksik kalmamalı.
- Çift taraflı belgelerde arka yüz atlanmamalı.
- Kaşe, imza ve tarih alanları görünür olmalı.
- Kenarlar kesilmemeli.
- Sayfa eğriliği kontrol edilmeli.
- Ters taranan sayfalar düzeltilmeli.
- Görüntü okunabilir olmalı.
- Dosya sırası korunmalı.
Arşiv tarama hizmetinde hız tek başına başarı ölçütü değildir. Taranan dosyalar sonradan kullanılabilir değilse işlem tamamlanmış sayılmaz.
7. OCR ile Aranabilir Dosyalar Oluşturulur
OCR, taranan belgelerdeki metinlerin bilgisayar ortamında aranabilir hale gelmesini sağlar. Bu sayede kullanıcılar dosya içinde kişi adı, firma adı, fatura numarası, sözleşme numarası veya tarih gibi bilgilerle arama yapabilir.
OCR özellikle şu belgelerde faydalıdır:
- Sözleşmeler
- Faturalar
- Resmi yazışmalar
- Personel belgeleri
- Müşteri evrakları
- Hukuki belgeler
- Proje dokümanları
- Raporlar
OCR her belge türünde aynı sonucu vermez. Silik, eski, kaşeli, el yazılı veya düşük kaliteli belgelerde hata oranı artabilir. Bu nedenle önemli alanlarda OCR, indeksleme ve kalite kontrol ile desteklenmelidir.
OCR sonuçlarının daha sağlıklı olması için OCR hatalarını azaltma yöntemleri içeriği incelenebilir.
8. İndeksleme ile Dosyalar Kolay Bulunur
İndeksleme, taranan belgelerin belirli arama alanlarıyla kaydedilmesidir. OCR belge içindeki metni aranabilir hale getirirken, indeksleme belgenin kimliğini düzenli alanlarla tanımlar.
Kullanılabilecek indeks alanları şunlardır:
- Belge türü
- Firma adı
- Personel adı
- Sicil numarası
- Fatura numarası
- Sözleşme numarası
- Tarih
- Departman
- Klasör adı
- Kutu numarası
- Fiziksel lokasyon
Büyük arşivlerde yalnızca dosya adıyla çalışmak yeterli olmayabilir. İndeksleme sayesinde kullanıcılar belgeyi daha hızlı bulabilir ve arşiv içinde daha kontrollü arama yapabilir.
9. Kalite Kontrol Yapılır
Arşiv tarama hizmetinde kalite kontrol, taranan dosyaların kullanılabilir olup olmadığını belirler. Bir evrak taranmış olabilir; fakat eksik sayfa, bozuk görüntü, yanlış klasör veya hatalı dosya adı varsa arşiv verimli kullanılamaz.
Kalite kontrol sırasında şu alanlara bakılır:
- Eksik sayfa var mı?
- Çift taraflı belgeler doğru tarandı mı?
- Görüntü net mi?
- Kaşe ve imza alanları görünüyor mu?
- Sayfa kenarları kesilmiş mi?
- Dosya adı doğru mu?
- Belge doğru klasörde mi?
- OCR araması çalışıyor mu?
- İndeks alanları doğru mu?
- Açılmayan dosya var mı?
- Fiziksel klasörle taranan dosya eşleşiyor mu?
Kalite kontrol, özellikle kurumun teslim alacağı dosyaları günlük işlerinde kullanması için önemlidir.
10. Taranan Dosyalar Teslim Edilir
Taranan belgeler kurumun ihtiyacına göre farklı şekillerde teslim edilebilir. Teslim formatı proje başlamadan önce belirlenmelidir.
Teslim seçenekleri şunlar olabilir:
- Aranabilir PDF
- PDF/A
- TIFF
- JPEG
- Klasör yapısı
- İndeks tablosu
- Harici disk
- Güvenli ağ aktarımı
- Kurum sistemine yükleme
Teslim sırasında dosyaların yalnızca gönderilmesi yeterli değildir. Dosya adları, klasör yapısı, indeks alanları ve varsa kutu/klasör eşleşmesi düzenli olmalıdır.
Yerinde Arşiv Tarama Hizmeti Alınabilir mi?
Yerinde arşiv tarama hizmeti, belgelerin kurum dışına çıkarılmadan kurumun kendi lokasyonunda taranmasıdır. Bu yöntem özellikle hassas evraklarda, büyük hacimli arşivlerde ve proje sırasında fiziksel dosyalara erişilmesi gereken durumlarda tercih edilir.
Yerinde arşiv tarama şu durumlarda uygundur:
- Belgeler kurum dışına çıkarılamıyorsa
- Personel dosyaları işlenecekse
- Hukuki veya finansal evraklar varsa
- Arşiv çok büyük ve taşınması zorsa
- Kurum süreci kendi alanında takip etmek istiyorsa
- Fiziksel dosyalara proje boyunca ihtiyaç duyuluyorsa
Yerinde çalışma modeli hakkında daha fazla bilgi için yerinde dijitalleştirme hizmeti sayfası incelenebilir.
Arşiv Tarama Hizmeti Kimler İçin Uygundur?
Arşiv tarama hizmeti, fiziksel belge yoğunluğu olan kurumlar için uygundur. Küçük işletmeler belirli evrak gruplarını taratabilirken, büyük kurumlar departman bazlı veya tüm arşiv için çalışma başlatabilir.
Bu hizmet şu yapılar için uygundur:
- Şirketler
- Hukuk büroları
- Muhasebe birimleri
- İnsan kaynakları departmanları
- Sağlık kurumları
- Eğitim kurumları
- Belediyeler
- Üretim firmaları
- Sigorta şirketleri
- Finans kuruluşları
- Lojistik firmaları
- İnşaat ve gayrimenkul şirketleri
- Arşiv odası veya depo arşivi bulunan kurumlar
Her kurumun arşiv yapısı farklıdır. Bu nedenle arşiv tarama hizmeti; belge türüne, güvenlik ihtiyacına, arama beklentisine, çalışma modeline ve teslim formatına göre planlanmalıdır.
Arşiv Tarama Fiyatı Neye Göre Değişir?
Arşiv tarama fiyatı tek bir ölçüte göre belirlenmez. Sayfa sayısı önemli bir faktördür; ancak tek başına yeterli değildir. Arşivin düzenli olup olmaması, belge türü, hazırlık ihtiyacı, OCR, indeksleme ve yerinde çalışma gibi unsurlar da fiyatı etkiler.
Fiyatı etkileyen başlıca unsurlar:
- Yaklaşık sayfa sayısı
- Kutu ve klasör hacmi
- Belgelerin fiziksel durumu
- Zımba, ataş ve hazırlık yoğunluğu
- Tek taraflı veya çift taraflı tarama
- Renkli veya siyah-beyaz tarama
- OCR ihtiyacı
- İndeksleme alanları
- Kalite kontrol kapsamı
- Yerinde çalışma gerekliliği
- Teslim formatı
- Proje süresi
Düzenli klasörlerin taranması ile karışık bir depo arşivinin hazırlanıp taranması aynı iş değildir. Bu nedenle net fiyat için arşiv kapsamı değerlendirilmelidir.
Arşiv Tarama Hizmeti Alırken Nelere Dikkat Edilmeli?
Arşiv tarama hizmeti almadan önce yalnızca sayfa başı fiyat sorulmamalıdır. Hizmet kapsamı, güvenlik yaklaşımı, kalite kontrol yöntemi ve teslim formatı net olmalıdır.
Dikkat edilmesi gereken noktalar:
- Hangi belgelerin taranacağı yazılı hale getirilmeli.
- Kutu ve klasör sırası korunmalı.
- OCR ihtiyacı baştan belirlenmeli.
- İndeksleme alanları netleştirilmeli.
- Dosya adlandırma standardı konuşulmalı.
- Teslim formatı belirlenmeli.
- Hassas belgeler için güvenlik kuralları oluşturulmalı.
- Yerinde veya merkezde çalışma modeli seçilmeli.
- Kalite kontrol süreci net olmalı.
- Fiziksel belgelerin işlem sonrası durumu belirlenmeli.
Arşiv tarama hizmeti, kurumsal belge düzenini etkileyen bir süreçtir. Bu nedenle çalışma başlamadan önce kapsamın netleşmesi önemlidir.
Arşiv Tarama Öncesi Kurumlar Ne Hazırlamalı?
Arşiv tarama hizmeti almadan önce kurumun yapacağı basit hazırlıklar, projenin daha hızlı ve kontrollü ilerlemesini sağlar. Bu hazırlık, kurumun tüm evrakları tek tek düzenlemesi anlamına gelmez. Ama hangi kutuların taranacağı, hangi klasörlerin kapsam dışında kalacağı ve hassas belgelerin nasıl ayrılacağı baştan netleşmelidir.
Hazırlık için şu adımlar izlenebilir:
- Taranacak kutular ayrı bir alanda toplanır.
- Kutu ve klasör sayısı yaklaşık olarak çıkarılır.
- Öncelikli dosyalar işaretlenir.
- Kapsam dışı evraklar ayrılır.
- Hassas belgeler not edilir.
- Fiziksel dosya sırası bozulmadan teslim edilir.
- Eksik veya hasarlı evraklar önceden bildirilir.
- Kurum tarafında onay verecek kişi belirlenir.
- Teslim formatı beklentisi yazılı hale getirilir.
- Yerinde çalışma gerekiyorsa uygun alan hazırlanır.
Bu hazırlıklar yapılmadığında tarama sırasında sık sık karar beklenir. Karar bekleyen dosyalar ise projenin hızını düşürür.
Arşiv Tarama Hizmeti İçin Kontrol Listesi
- Taranacak belge grupları belirlendi mi?
- Kutu ve klasör sayısı yaklaşık olarak çıkarıldı mı?
- Belgeler departmanlara göre ayrıldı mı?
- Hassas dosyalar işaretlendi mi?
- Yerinde tarama ihtiyacı değerlendirildi mi?
- Tarama çözünürlüğü belirlendi mi?
- Renkli veya siyah-beyaz tarama kararı verildi mi?
- Çift taraflı belgeler kontrol edildi mi?
- OCR ihtiyacı netleştirildi mi?
- İndeks alanları seçildi mi?
- Dosya adı standardı oluşturuldu mu?
- Taranan dosyaların teslim formatı belirlendi mi?
- Kalite kontrol yöntemi planlandı mı?
- Fiziksel belgelerin işlem sonrası durumu kararlaştırıldı mı?
- Teslim ve kabul süreci belirlendi mi?
Bu liste, arşiv tarama hizmeti almadan önce kurumun hazırlık yapmasını kolaylaştırır.
Arşiv Tarama Hizmeti Hakkında Sık Sorulan Sorular
Arşiv tarama hizmeti nedir?
Arşiv tarama hizmeti, fiziksel arşivdeki evrak, belge, dosya, klasör ve kutuların profesyonel tarayıcılarla elektronik dosya haline getirilmesidir. Hizmet; hazırlık, tarama, OCR, indeksleme, kalite kontrol ve teslim adımlarını içerebilir.
Arşiv tarama ile belge tarama aynı şey mi?
Tam olarak aynı değildir. Belge tarama tekil belgelerin taranmasıdır. Arşiv tarama ise kutu, klasör ve dosya gruplarından oluşan fiziksel arşivin düzenli şekilde taranmasını ifade eder.
Arşiv tarama ile evrak tarama farklı mı?
Evet. Evrak tarama günlük veya tekil evrakların taranmasını ifade edebilir. Arşiv tarama ise daha çok geçmiş dönem klasörleri, arşiv kutuları ve fiziksel dosya gruplarının toplu şekilde taranmasıdır.
Toplu arşiv tarama ne demek?
Toplu arşiv tarama, çok sayıda belge, klasör veya kutunun proje halinde taranmasıdır. Bu tür çalışmalarda dosya sırası, tarama standardı, kalite kontrol ve teslim formatı baştan planlanmalıdır.
Arşiv tarama hizmetinde OCR yapılır mı?
Evet, ihtiyaç varsa OCR uygulanabilir. OCR sayesinde taranan belgeler içinde kelime, isim, tarih, fatura numarası veya sözleşme numarası gibi bilgiler aranabilir hale gelir.
Arşiv tarama hizmetinde indeksleme yapılır mı?
Evet. İndeksleme, belgelerin firma adı, personel adı, belge türü, tarih, dosya kodu veya kutu numarası gibi alanlarla bulunmasını sağlar.
Belgeler kurum dışına çıkarılmadan taranabilir mi?
Evet. Yerinde arşiv tarama hizmetiyle belgeler kurumun kendi lokasyonunda taranabilir. Bu model hassas veya taşınması zor arşivlerde tercih edilir.
Arşiv tarama fiyatı nasıl belirlenir?
Fiyat; sayfa sayısı, klasör hacmi, belge türü, hazırlık ihtiyacı, OCR, indeksleme, kalite kontrol, yerinde çalışma ve teslim formatına göre değişir.
Taranan belgeler hangi formatta teslim edilir?
Belgeler PDF, aranabilir PDF, PDF/A, TIFF, JPEG, klasör yapısı, indeks tablosu veya güvenli dosya aktarımı yöntemiyle teslim edilebilir.
Arşiv tarama hizmeti almadan önce ne hazırlanmalı?
Taranacak belge grupları, yaklaşık kutu ve klasör sayısı, hassas belgeler, OCR ihtiyacı, indeks alanları, teslim formatı ve yerinde çalışma ihtiyacı önceden belirlenmelidir.
Sonuç
Arşiv tarama hizmeti, kurumların fiziksel evrak, belge, klasör ve arşiv kutularını düzenli şekilde taranmış dosyalara dönüştürmesini sağlar. Bu hizmet yalnızca evrakları tarayıcıdan geçirmek değildir; arşiv yapısını anlamak, dosya sırasını korumak, uygun tarama standardını belirlemek, OCR ve indeksleme ihtiyacını netleştirmek, kalite kontrol yapmak ve taranan dosyaları düzenli şekilde teslim etmek gerekir.
Doğru planlanan arşiv tarama çalışması, belgeye erişim süresini azaltır, fiziksel arşiv kullanımını hafifletir ve kurum içinde evrak paylaşımını kolaylaştırır. Özellikle yüksek hacimli kutu ve klasör arşivlerinde tarama öncesi kapsam belirlemek, dosya adlandırma standardı oluşturmak ve teslim formatını netleştirmek önemlidir.
Arşiv tarama hizmeti almak isteyen kurumlar, önce hangi belgelerin taranacağını, OCR ve indeksleme ihtiyacını, çalışma modelini ve teslim beklentisini belirlemelidir. Bu bilgilerle hazırlanan tarama projesi daha hızlı ilerler ve teslim edilen dosyalar kurum içinde daha verimli kullanılır.
Arşiv tarama hizmeti için kapsam belirlemek ve proje ihtiyaçlarınızı paylaşmak isterseniz fiyat teklifi alın.
