Dijital evrak dolaşımı; kurum içinde evrakın “kimde, hangi aşamada, ne zaman onaylandı?” sorularına net cevap veren, gecikmeleri azaltan ve belgeleri otomatik olarak arşive bağlayan iş akışıdır. Doğru kurulduğunda; mail zincirleri, kaybolan ekler, geciken imzalar ve “en son kimdeydi?” trafiği büyük ölçüde biter.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
Dijital Evrak Dolaşımı Nedir?
Dijital evrak dolaşımı; gelen evrakın kayda alınması, sınıflandırılması, ilgili birime havale edilmesi, kontrol–onay adımlarından geçmesi, gerekiyorsa imzalanması ve sonuçta doğru meta veriyle dijital arşive taşınması sürecidir.
Bu yapının sağlıklı işlemesi için iki temel temel şart vardır:
- Meta veri standardı (belgeyi buldurur)
- Rol bazlı yetkilendirme (doğru kişiye doğru erişim)
Dijital Evrak Dolaşımı 8 Adımda Nasıl Kurulur? (Snippet Uyumlu)
- Evrak türlerini ve akışlarını sınıflandır (gelen, giden, iç yazışma, talep, sözleşme vb.)
- Kayıt ve numaralandırma mantığını belirle (tekil kimlik)
- Meta veri (indeks) alanlarını standardize et (zorunlu alanlar + validasyon)
- Roller ve yetkileri tasarla (kim görür, kim onaylar, kim dışa aktarır?)
- Havale ve görev adımlarını tanımla (birim, kişi, SLA, hatırlatma)
- Onay zincirini kurgula (tek onay / çoklu onay / paralel onay)
- Loglama ve izlenebilirliği zorunlu kıl (kim, ne zaman, ne yaptı?)
- Süreci dijital arşive bağla (son durum + saklama/imtihan kuralı)
1) Evrak Türlerini ve Akış Haritanızı Çıkarın
Evrak dolaşımı “tek akış” değildir. En az üç akış haritalanmalıdır:
- Gelen evrak: kayıt → havale → işlem → sonuç → arşiv
- Giden evrak: taslak → kontrol → onay → gönderim → arşiv
- İç yazışma / talep: talep → görev → onay → kapanış → arşiv
Bu aşamada hedefi netleştirmek kararları hızlandırır: Dijital Arşive Geçişte Hedef ve Kapsam Belirleme
2) Tekil Kimlik ve Kayıt Mantığı: Akışın Omurgası
Dolaşımın omurgası tekil kimliktir. Tekil kimlik yoksa:
- Aynı evrak farklı isimlerle dolaşır
- Versiyon karışır
- Entegrasyon zorlaşır
- Denetimde iz sürmek zorlaşır
Tekil kimlik yaklaşımını dosyalama standardıyla desteklemek gerekir: Yanlış Dosyalamayı Bitiren İsimlendirme Kuralı
3) Meta Veri: Süreç Biter, Arama Başlar
Evrak dolaşımı başarıyla bittiğinde herkes rahatlar; ama asıl değer, belge arşive düştüğünde başlar. Bu yüzden meta veri standardı, akışın en başına yazılmalıdır:
- Belge türü
- Tarih / dönem
- Belge no / kayıt no
- Birim / sorumlu
- İlgili kişi/kurum
- Gizlilik seviyesi
Standart oluşturmak için: Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
Alan sayısını doğru kurmak için: Dijital Arşivde İndeks Alanları Kaç Tane Olmalı?
4) Rol Bazlı Yetkilendirme: Süreci Kilitlemeden Güvenlik Sağlamak
Dolaşım kurgusunda en sık sorun; ya herkesin her şeye erişmesi ya da kimsenin belge bulamamasıdır. Çözüm:
- Rol bazlı erişim (RBAC)
- Gizlilik seviyesine göre görünürlük
- İndirme/dışa aktarma kontrolü
- Geçici yetki kuralı (süreli erişim)
Yetkilendirme tasarımı: Rol Bazlı Yetkilendirme Nasıl Tasarlanır?
KVKK yaklaşımı: KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi
5) Havale ve Görev Yönetimi: “Kimde?” Sorusu Bitmeli
İyi bir dolaşım sistemi şunları otomatikleştirmelidir:
- Evrakın sorumlusu (birim/kişi)
- Son tarih (SLA)
- Hatırlatma ve eskalasyon (gecikme uyarısı)
- Vekâlet/yerine bakan akışı
- Not/ek alanları ve versiyon kontrolü
Bu yapı, süreç performansını da ölçülebilir hale getirir.
6) Onay Zinciri: Tek Onay mı, Çoklu mu?
Onay akışları genellikle 3 modele ayrılır:
- Tek onay: basit talepler, düşük risk
- Sıralı onay: önce kontrol, sonra yönetim onayı
- Paralel onay: birden fazla birimin aynı anda görüş bildirmesi
Süreç tasarımı yapılırken “hangi evrak riskli?” sorusu net olmalıdır: Riskli Belgeler Nasıl Tespit Edilir?
7) Loglama ve İzlenebilirlik: Dolaşımın Delil Katmanı
Dijital evrak dolaşımında loglama opsiyon değil, zorunluluktur:
- Kim açtı?
- Kim yönlendirdi?
- Kim onayladı?
- Kim indirdi/dışa aktardı?
- Hangi tarihte hangi değişiklik yapıldı?
Bu katman olmadan süreç “dijital” görünür ama denetim gücü zayıf kalır: Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
8) Süreci Dijital Arşive Bağlayın: Kapanış, Saklama ve İmha
Evrak dolaşımı bittiğinde belge doğru arşive düşmeli ve yaşam döngüsü başlamalıdır:
- Saklama süresi etiketi
- Erişim yetkilerinin kalıcı hale gelmesi
- Süre dolunca imha sürecinin yönetilmesi
- İmha kanıtlarının kayıt altına alınması
Yaşam döngüsü tasarımı: Saklama ve İmha Politikası Nasıl Oluşturulur?
DMS mi EBYS mi? Evrak Dolaşımı Hangi Yapıda Daha Sağlıklı?
Evrak dolaşımı hedefiniz güçlü ise sistem kararı kritikleşir. Resmi süreç yoğunluğu, kayıt–onay standardı ve izlenebilirlik ihtiyacı seçimde belirleyicidir: DMS mi EBYS mi? Hangisi Size Uygun?
Yazılım seçimi için kontrol listesi: Dijital Arşiv Yazılımı Seçerken Sorulması Gereken 20 Soru
Pilot Yapmadan Canlıya Geçmeyin
Dolaşım akışları; gerçek kullanıcıyla test edilmeden kağıt üzerinde “mükemmel” görünür. Pilotla şunları doğrulayın:
- İş adımları gereksiz mi?
- Onay zinciri fazla mı uzuyor?
- Yetkiler doğru mu çalışıyor?
- Log kayıtları raporlanabiliyor mu?
- Arşive düşen belge doğru meta veriyle düşüyor mu?
Pilot rehberi: Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
Kurumunuza Uygun Dijital Evrak Dolaşımını Kurgulayalım
Kurumsal yaklaşım ve operasyon modeli: Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Planlama ve teklif için: Fiyat Teklifi Alın
