Dijital arşiv projesinde en kritik karar; belgelerin yalnızca “saklanacağı” bir alan mı kuracaksınız, yoksa evrakın kurum içinde dolaştığı, onaylandığı, imzalandığı ve kayıt altına alındığı bir sistem mi? Bu sorunun cevabı sizi iki temel seçeneğe götürür: DMS (Doküman Yönetim Sistemi) ve EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi). Doğru seçim; kurumun süreç olgunluğu, mevzuat/denetim gereksinimi ve hedeflenen iş akışına göre yapılır.
Serinin ana yol haritası: Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur?
DMS ve EBYS Arasındaki Fark (Kısa Cevap)
- DMS: Belgeyi sınıflandırma, indeksleme, arama, versiyonlama ve paylaşma odaklıdır. “Belgeye hızlı erişim” hedefinde güçlüdür.
- EBYS: Kurum içi resmi yazışma, kayıt, paraf-onay akışı, e-imza ve mevzuata/standartlara uygun belge yönetimi odaklıdır. “Resmi süreç ve izlenebilirlik” hedefinde güçlüdür.
İpucu: Birçok kurumda doğru model tek seçenek değil, hibrit yaklaşımdır (EBYS + DMS + entegrasyon).
Önce Hedefi Netleştirin: Siz Ne Kuruyorsunuz?
Aşağıdakilerden hangisi sizin önceliğiniz?
- “Aradığım dosyayı saniyeler içinde bulayım.”
- “Resmi evrak kayıt altına alınsın, süreç izlenebilir olsun.”
- “Onay ve dağıtım akışları otursun, evrak dolaşımı kurulsun.”
- “KVKK, denetim ve loglama sorunsuz ilerlesin.”
Hedef ve kapsam netleşmeden sistem kararı sağlıklı olmaz:
Dijital Arşive Geçişte Hedef ve Kapsam Belirleme
DMS Ne Zaman Daha Uygun?
DMS, özellikle aşağıdaki senaryolarda doğru tercihtir:
- Kurum içinde farklı departmanların belgeye hızlı erişmesi gerekiyorsa
- Çok sayıda belge türü varsa ve güçlü arama/filtreleme hedefleniyorsa
- Meta veri (indeks) standardı ile “bulunabilirlik” yükseltilecekse
- Dosya versiyonları ve revizyon kontrolü önemliyse
- Entegrasyonlar (ERP/CRM/İK) belgeleri çağıracaksa
Meta veri temeliniz sağlam değilse DMS performansı düşer:
Kurumsal Meta Veri Standardı Nasıl Oluşturulur?
Dijital Arşivde İndeks Alanları Kaç Tane Olmalı?
EBYS Ne Zaman Daha Uygun?
EBYS, özellikle “resmi belge yönetimi” ihtiyacı güçlü olan kurumlarda öne çıkar:
- Gelen/giden evrak kayıt süreçleri kritikse
- Paraf-onay akışları ve e-imza süreçleri kurumsal standart ise
- Denetimde belge yaşam döngüsü (oluşturma, işlem, onay, arşiv) izlenmek isteniyorsa
- Yetki, loglama ve resmi süreçlerde izlenebilirlik birincil hedefse
İzlenebilirlik ve loglama ihtiyacı için:
Dijital Arşivde Loglama ve İzlenebilirlik
7 Soruda Hızlı Karar Testi (Snippet Uyumlu)
Aşağıdaki sorulara “evet” sayınız hangi tarafa yaklaştığınızı gösterir:
- Resmi yazışma, kayıt ve onay akışları kurum için kritik mi? (EBYS)
- E-imza ile imzalama ve resmi süreç takibi zorunlu mu? (EBYS)
- Belgeye hızlı arama/filtreleme ve departman bazlı erişim öncelik mi? (DMS)
- Belge türü çok ve meta veriyle bulunabilirlik artırılacak mı? (DMS)
- Entegrasyon (ERP/CRM/İK) üzerinden belge çağrımı hedefleniyor mu? (DMS/Hibrit)
- Denetimde “kim, ne zaman, ne yaptı?” sorusuna net cevap şart mı? (EBYS)
- Kurumda hem resmi süreç hem de operasyonel arşiv aynı anda mı yönetilecek? (Hibrit)
Dijital evrak dolaşımı hedefi varsa şu sayfayla birlikte düşünün:
Dijital Evrak Dolaşımı Nasıl Kurulur?
Hibrit Model Ne Zaman Doğru Seçim?
Birçok kurumda gerçek ihtiyaç “tek sistem” değil, iki dünyanın birlikte çalışmasıdır:
- EBYS: resmi yazışma + kayıt + onay + e-imza + mevzuat uyumu
- DMS: operasyonel dokümanlar + hızlı arama + departman bazlı erişim + entegrasyon
Bu modelde kritik nokta; meta veri ve indeks mimarisinin baştan tanımlanmasıdır. Aksi halde sistemler büyüdükçe belge tekrarları ve yanlış kayıtlar artar.
Arama performansını yükseltmek için:
Arama Performansını Artıran 7 Teknik
KVKK ve Güvenlik Açısından Hangisi Daha İyi?
DMS veya EBYS’nin “adı” değil, aşağıdaki güvenlik unsurlarının uygulanışı belirleyicidir:
- Rol bazlı yetkilendirme
- Gizlilik seviyesi (etiketleme)
- Loglama ve izlenebilirlik
- Saklama ve imha politikası
- Dışa aktarma/indirme kısıtları
- Yedekleme ve felaket senaryosu
KVKK mimarisi: KVKK Uyumlu Dijital Arşiv Mimarisi
Saklama-imha yaklaşımı: Saklama ve İmha Politikası Nasıl Oluşturulur?
Seçim Yapmadan Önce Pilot Yapın (Yanlış Kararı Ucuza Yakalar)
Sistem seçimi, demo izleyerek değil; küçük bir pilotla doğrulanarak yapılmalıdır. Pilotta şu üç şeyi ölçün:
- Kullanıcı arama başarısı (ilk aramada bulma oranı)
- Süreç akışı (kayıt–onay–dağıtım) tıkanıyor mu?
- Yetki ve log yapısı günlük kullanımda sorun çıkarıyor mu?
Pilot rehberi: Dijital Arşiv Pilot Çalışması Nasıl Yapılır?
Mini Kontrol Listesi
- Öncelik “hızlı erişim” mi “resmi süreç” mi?
- Belge türü sözlüğü ve meta veri standardı hazır mı?
- Loglama ve yetkilendirme tasarımı net mi?
- Entegrasyon hedefi var mı?
- Hibrit modele ihtiyaç var mı?
- Pilot ölçümleriyle seçim doğrulandı mı?
Kurumunuza Uygun DMS/EBYS Modelini Netleştirelim
Kapsam ve operasyon modeli için:
Kurumsal Dijital Arşiv Hizmetleri
Planlama ve teklif için:
Fiyat Teklifi Alın
