Kurumsal Dijital Arşiv Sözleşmesi Nasıl Hazırlanır? Hizmet Almadan Önce Kontrol Edilecek Maddeler

Kurumsal dijital arşiv sözleşmesi, bir kurumun belge tarama, dijitalleştirme, OCR, indeksleme, kalite kontrol, veri teslimi veya fiziksel arşiv düzenleme hizmeti alırken hizmet kapsamını, tarafların sorumluluklarını, teslim koşullarını ve güvenlik beklentilerini yazılı hale getiren anlaşmadır. Bu sözleşme yalnızca fiyat ve süre bilgisinden oluşmamalıdır; hangi belgelerin işleneceği, nasıl taranacağı, hangi formatta teslim edileceği, gizlilik kurallarının nasıl uygulanacağı ve hata durumunda nasıl hareket edileceği açıkça belirtilmelidir.

Dijital arşiv projelerinde en sık yaşanan sorunlardan biri, sözleşmenin hizmetin gerçek kapsamını yeterince tarif etmemesidir. “Arşiv dijitalleştirilecek” ifadesi tek başına yeterli değildir. Hangi kutular, hangi belge türleri, kaç klasör, hangi çözünürlük, OCR olup olmayacağı, indeks alanlarının ne olacağı, fiziksel belgelerin işlem sonrası nasıl teslim edileceği ve kalite kontrolün nasıl yapılacağı ayrıca yazılmalıdır.

Kurumsal dijital arşiv sözleşmesi, hizmet alan kurum ile hizmet sağlayıcı arasında ortak beklenti oluşturur. Böylece proje başladıktan sonra “bu hizmet kapsama dahil miydi?”, “OCR yapılacak mıydı?”, “fiziksel belgeler tekrar klasörlerine dönecek miydi?”, “teslim edilen dosyalar aranabilir olacak mıydı?” gibi sorular belirsiz kalmaz.

Dijital Arşiv Sözleşmesi Nedir?

Dijital arşiv sözleşmesi, fiziksel veya dijital belgelerin düzenlenmesi, taranması, dijital ortama aktarılması, adlandırılması, indekslenmesi, teslim edilmesi ve gerektiğinde güvenli şekilde saklanması süreçlerini tanımlayan hizmet anlaşmasıdır. Bu sözleşme, projenin teknik ve operasyonel sınırlarını belirler.

Sözleşmede genel olarak şu başlıklar bulunur:

• Hizmetin kapsamı
• İşlenecek belge türleri
• Çalışma modeli
• Tarama standardı
• OCR ve indeksleme koşulları
• Gizlilik ve veri güvenliği
• Fiziksel belgelerin teslim ve iade süreci
• Dijital dosya teslim formatı
• Kalite kontrol yöntemi
• Revizyon ve hata düzeltme süreci
• Tarafların sorumlulukları
• Proje süresi ve teslim takvimi
• Ücretlendirme ve ek hizmet koşulları

Bu metin, yalnızca hukuki bir belge olarak değil, aynı zamanda proje yönetimi dokümanı olarak da düşünülmelidir. Çünkü dijital arşiv projesinde yaşanabilecek birçok anlaşmazlık, sözleşmede yeterince açık yazılmamış operasyonel detaylardan kaynaklanır.

Kurumsal Dijital Arşiv Sözleşmesi Neden Önemlidir?

Kurumsal arşiv projelerinde belgeler çoğu zaman hassas bilgi içerir. Personel dosyaları, sözleşmeler, finans evrakları, müşteri belgeleri, hukuki yazışmalar, proje dokümanları ve resmi kayıtlar yanlış yönetildiğinde kurum için güvenlik, gizlilik ve operasyon riski oluşturabilir.

Sözleşme bu riskleri azaltmak için hazırlanır. Hizmetin nerede yapılacağı, belgelere kimlerin erişeceği, dijital dosyaların nasıl teslim edileceği, hangi kalite seviyesinin kabul edileceği ve işlem sonrası fiziksel belgelerin ne olacağı sözleşmede yazılı olmalıdır.

İyi hazırlanmış bir dijital arşiv sözleşmesi şu faydaları sağlar:

• Hizmet kapsamını netleştirir.
• Tarafların sorumluluklarını ayırır.
• Belge güvenliği için temel kuralları belirler.
• Teslim formatı ve kalite beklentisini açık hale getirir.
• Ek ücret doğurabilecek işleri baştan görünür yapar.
• Proje sonunda kabul sürecini kolaylaştırır.
• Fiziksel ve dijital belgelerin nasıl yönetileceğini belirler.
• Hata, eksik teslim veya revizyon durumunda izlenecek yolu gösterir.

Sözleşme yeterince net değilse proje sırasında kapsam genişleyebilir, teslim beklentisi değişebilir veya kurum teslim edilen dijital arşivi beklediği şekilde kullanamayabilir.

Sözleşmede Hizmet Kapsamı Nasıl Tanımlanmalı?

Dijital arşiv sözleşmesinin en önemli bölümü hizmet kapsamıdır. Kapsam net değilse projenin sınırı da net değildir. Bu nedenle sözleşmede yalnızca “dijital arşivleme hizmeti verilecektir” gibi genel ifadeler yerine, yapılacak işler ayrıntılı şekilde yazılmalıdır.

Hizmet kapsamı şu sorulara cevap vermelidir:

• Hangi belge grupları işlenecek?
• Yaklaşık kutu, klasör veya sayfa hacmi nedir?
• Belgeler taranacak mı, yoksa yalnızca düzenlenecek mi?
• OCR uygulanacak mı?
• İndeksleme yapılacak mı?
• Fiziksel arşiv tasnifi kapsama dahil mi?
• Kutu ve klasör etiketleme yapılacak mı?
• Kalite kontrol nasıl yürütülecek?
• Dijital teslim hangi formatta yapılacak?
• Fiziksel belgeler işlem sonrası nasıl iade edilecek?

Örneğin “muhasebe arşivi taranacak” ifadesi tek başına yeterli değildir. Bunun yerine “2020-2025 yılları arasındaki alış faturaları, satış faturaları, irsaliyeler ve dekontlar taranacak; dosyalar yıl ve ay bazında klasörlenecek; PDF formatında teslim edilecek” gibi daha net bir kapsam yazılmalıdır.

Hizmet kapsamını doğru belirlemek için kurumun önce kendi belge gruplarını tanıması gerekir. Kurumsal hizmet kapsamını daha geniş görmek için kurumsal dijital arşiv hizmetleri sayfası incelenebilir.

Taranacak Belgeler Sözleşmede Nasıl Yazılmalı?

Sözleşmede işlenecek belgeler genel başlıklarla bırakılmamalıdır. Belge türleri, tarih aralığı, departman, fiziksel lokasyon ve kapsam dışı belgeler mümkün olduğunca net yazılmalıdır.

Belge kapsamı şu şekilde tanımlanabilir:

• Departman bazlı
• Belge türü bazlı
• Yıl veya dönem bazlı
• Kutu veya klasör numarası bazlı
• Fiziksel lokasyon bazlı
• Öncelik grubu bazlı

Örnek kapsam ifadeleri:

• İnsan kaynakları departmanına ait aktif ve pasif personel dosyaları
• 2021-2025 yılları arasındaki muhasebe evrakları
• Müşteri sözleşmeleri ve ek protokoller
• Hukuk birimine ait dava klasörleri
• Satın alma departmanına ait tedarikçi dosyaları
• Arşiv odasında bulunan pasif dönem kutuları
• Taranacak kutu listesinde yer alan klasörler

Kapsam dışı belgeler de ayrıca belirtilmelidir. Örneğin bazı kurumlar ıslak imzalı orijinal belgelerin yalnızca belirli bölümlerinin taranmasını, bazı belgelerin kapsam dışında kalmasını veya çok hassas dosyaların kurum içinde özel onayla işlenmesini isteyebilir.

Bu ayrım sözleşmede yoksa proje sırasında hangi belgelerin işleneceği konusunda belirsizlik oluşabilir.

Çalışma Modeli: Yerinde mi, Merkezde mi?

Kurumsal dijital arşiv sözleşmesinde çalışma modelinin açıkça belirtilmesi gerekir. Belgeler kurumun kendi alanında mı işlenecek, yoksa hizmet sağlayıcının merkezine mi taşınacak? Bu karar belge güvenliği, operasyon süresi, erişim ihtiyacı ve maliyet açısından önemlidir.

Yerinde Çalışma

Yerinde çalışmada belgeler kurum dışına çıkarılmaz. Tarama, hazırlık, indeksleme veya kalite kontrol işlemleri kurumun belirlediği alanda yürütülür. Bu model özellikle hassas belge gruplarında tercih edilir.

Yerinde çalışma sözleşmede şu konularla birlikte yazılmalıdır:

• Çalışma alanını kim sağlayacak?
• Elektrik, masa, ağ erişimi veya güvenlik koşulları nasıl olacak?
• Proje ekibi hangi saatlerde çalışacak?
• Arşiv alanına erişim nasıl yönetilecek?
• Taranmış ve taranmamış belgeler nasıl ayrılacak?
• Kurum tarafında kim sorumlu olacak?

Yerinde çalışma hakkında detaylı bilgi için yerinde dijitalleştirme hizmeti sayfası incelenebilir.

Merkezde Çalışma

Merkezde çalışmada belgeler hizmet sağlayıcının operasyon alanına taşınır. Bu durumda sözleşmede taşıma, devir teslim, kutu listesi, hasar kontrolü, güvenli taşıma ve işlem sonrası iade koşulları yer almalıdır.

Merkezde çalışma için şu maddeler netleşmelidir:

• Belgeler kim tarafından teslim alınacak?
• Kaç kutu veya klasör teslim edilecek?
• Devir teslim tutanağı düzenlenecek mi?
• Taşıma sırasında hasar veya eksik durumunda ne yapılacak?
• Belgeler işlem sonrası nasıl iade edilecek?
• Geçici çalışma alanında belgelere kimler erişebilecek?

Çalışma modeli sözleşmede net değilse belge hareketi ve sorumluluk takibi zayıflar.

Tarama Standardı Sözleşmede Nasıl Belirtilmeli?

Tarama standardı, dijital dosyanın kalitesini belirleyen temel unsurdur. Sözleşmede tarama işleminin hangi teknik standartlarla yapılacağı açıkça yazılmalıdır.

Tarama standardında şu başlıklar yer alabilir:

• Çözünürlük
• Renk modu
• Tek taraflı veya çift taraflı tarama
• Dosya formatı
• Boş sayfa temizleme
• Eğrilik düzeltme
• Görüntü iyileştirme
• Sayfa kırpma
• Dosya adlandırma
• Klasör yapısı
• Arşiv kopyası ve kullanım kopyası ayrımı

Her belge türü aynı tarama standardına ihtiyaç duymaz. Standart A4 evraklar farklı, kaşe ve imza içeren belgeler farklı, teknik çizimler veya görsel materyaller farklı ayarlarla işlenebilir.

Sözleşmede “belgeler taranacaktır” ifadesi yerine, belgenin hangi kalite ve formatta dijitalleştirileceği belirtilmelidir. Aksi halde teslim edilen dosyanın okunabilirliği veya kullanım amacı taraflar arasında tartışma konusu olabilir.

OCR ve İndeksleme Maddesi Nasıl Yazılmalı?

OCR ve indeksleme, dijital arşivin aranabilirliğini belirler. Ancak bu hizmetler her projede otomatik olarak bulunmayabilir. Bu nedenle sözleşmede açıkça yazılmalıdır.

OCR için şu bilgiler belirtilmelidir:

• OCR uygulanacak belge grupları
• OCR uygulanmayacak belgeler
• Aranabilir PDF teslimi olup olmayacağı
• El yazısı veya düşük kaliteli belgelerde beklenti sınırı
• OCR sonucunun kalite kontrol kapsamına girip girmeyeceği

İndeksleme için ise şu alanlar netleştirilmelidir:

• Hangi indeks alanları kullanılacak?
• Alanlar manuel mi, otomatik mi girilecek?
• Tarih formatı nasıl olacak?
• Personel, firma, fatura veya sözleşme numarası gibi alanlar nasıl yazılacak?
• Eksik veya okunamayan alanlarda nasıl işlem yapılacak?
• İndeks tablosu ayrıca teslim edilecek mi?

Örnek indeks alanları:

• Belge türü
• Firma adı
• Personel adı
• Sicil numarası
• Fatura numarası
• Sözleşme numarası
• Tarih
• Departman
• Dosya kodu
• Kutu numarası
• Fiziksel lokasyon

OCR ve indeksleme beklentisi yazılı değilse hizmet sonunda “belgeler tarandı ama aramada bulunamıyor” gibi sorunlar yaşanabilir. OCR sonuçlarında hata riskini azaltmak için OCR hatalarını azaltma yöntemleri içeriği de değerlendirilebilir.

Gizlilik ve Veri Güvenliği Maddeleri Neleri Kapsamalı?

Dijital arşiv sözleşmesinde gizlilik ve veri güvenliği ayrı bir bölüm olarak yer almalıdır. Çünkü arşiv projelerinde kişisel veri, ticari sır, müşteri bilgisi, finansal kayıt, sağlık belgesi veya hukuki evrak işlenebilir.

Gizlilik maddeleri şu konuları kapsayabilir:

• Hizmet sağlayıcının gizlilik yükümlülüğü
• Projede görev alacak personelin erişim sınırları
• Belgelerin üçüncü kişilerle paylaşılmaması
• Fiziksel belgelerin açıkta bırakılmaması
• Dijital dosyaların yetkisiz kopyalanmaması
• Geçici çalışma dosyalarının proje sonunda temizlenmesi
• Kurum dışına veri aktarımı varsa aktarım yöntemi
• Erişim yetkilerinin sınırlandırılması
• Hassas belge gruplarının özel işlem görmesi

Veri güvenliği yalnızca dijital dosyalarla ilgili değildir. Fiziksel belgelerin teslim alınması, taranması, taşınması, geçici olarak bekletilmesi ve geri verilmesi de güvenlik kapsamına girer.

Hassas belgeler sözleşmede genel evrakla aynı şekilde değerlendirilmemelidir. Personel dosyaları, müşteri sözleşmeleri, finans evrakları, dava dosyaları veya sağlık belgeleri için daha sınırlı erişim ve daha kontrollü işlem adımları belirlenebilir.

Fiziksel Belgelerin Teslim ve İade Süreci Nasıl Yazılmalı?

Dijital arşiv sözleşmesinde fiziksel belgelerin hizmet sağlayıcıya nasıl teslim edileceği ve işlem sonrası nasıl iade edileceği açıkça yazılmalıdır. Bu bölüm özellikle merkezde çalışma veya kurum dışı taşıma yapılacak projelerde önemlidir.

Sözleşmede şu başlıklar yer alabilir:

• Teslim edilecek kutu ve klasör listesi
• Devir teslim tutanağı
• Kutu numarası ve içerik açıklaması
• Hasarlı veya eksik kutu kontrolü
• Teslim alan ve teslim eden kişi bilgisi
• Taşıma sırasında sorumluluk
• İşlem sonrası iade yöntemi
• Fiziksel dosya sırasının korunması
• Taranmış belgelerin eski klasörlerine dönüp dönmeyeceği
• Fiziksel belgelerin kurum içinde nereye bırakılacağı

Fiziksel belge hareketi kayıt altına alınmazsa proje sonunda hangi kutunun işlenip işlenmediği, hangi klasörün iade edildiği veya eksik belge olup olmadığı tartışmalı hale gelebilir.

Bu nedenle belge teslimi sözlü veya plansız yürütülmemelidir. Kutu ve klasör hareketleri yazılı kayıtla takip edilmelidir.

Dijital Teslim Formatı Nasıl Belirlenmeli?

Sözleşmede dijital dosyaların hangi formatta teslim edileceği açıkça yazılmalıdır. Aksi halde hizmet sağlayıcı PDF teslim ederken, kurum aranabilir PDF veya indeks tablosu bekleyebilir.

Teslim formatı şu seçeneklerden oluşabilir:

• PDF
• Aranabilir PDF
• PDF/A
• TIFF
• JPEG
• Klasör yapısı
• İndeks tablosu
• Harici disk
• Güvenli ağ aktarımı
• Kurum sistemine yükleme
• DMS veya EBYS aktarımı

Teslim yapısında şu bilgiler de netleşmelidir:

• Dosya adları nasıl olacak?
• Klasörler departman bazlı mı, belge türü bazlı mı olacak?
• Her klasör için indeks tablosu verilecek mi?
• Fiziksel kutu numarası dijital dosya adına yansıyacak mı?
• Dosyalar sıkıştırılmış arşiv halinde mi, açık klasör yapısıyla mı teslim edilecek?
• Teslim sonrası kontrol süresi olacak mı?

Dijital teslim formatı, kurumun dosyaları nasıl kullanacağına göre belirlenmelidir. Sadece saklama yapılacaksa farklı, aktif arama ve departman kullanımı olacaksa farklı yapı gerekebilir.

Kalite Kontrol ve Kabul Maddeleri Nasıl Yazılmalı?

Kalite kontrol, dijital arşiv sözleşmesinde mutlaka yer alması gereken bölümlerden biridir. Taranan belgelerin eksiksiz, okunabilir ve doğru adlandırılmış olması beklenir. Ancak kalite beklentisi sözleşmede yazılı değilse teslim sonunda anlaşmazlık çıkabilir.

Kalite kontrol maddelerinde şu konular bulunabilir:

• Eksik sayfa kontrolü
• Görüntü okunabilirliği
• Çift taraflı belge kontrolü
• Dosya adı kontrolü
• Klasör yapısı kontrolü
• OCR kontrolü
• İndeks alanı kontrolü
• Bozuk veya açılmayan dosya kontrolü
• Yeniden tarama şartları
• Hata bildirim yöntemi
• Revizyon süresi
• Teslim kabul süresi

Kabul kriterleri belirsiz olmamalıdır. Örneğin “teslim edilen dosyalar kontrol edilecektir” yerine, kurumun hangi süre içinde kontrol yapacağı, hataları nasıl bildireceği ve düzeltmenin nasıl yapılacağı yazılmalıdır.

Kalite kontrol konusu çok geniş bir alan olduğu için sözleşmede temel kriterler yer almalı; ayrıntılı kalite planı gerekiyorsa ayrıca hazırlanmalıdır. Bu konuda kalite kontrol planı nasıl hazırlanır içeriği destek olarak kullanılabilir.

Revizyon ve Hata Düzeltme Süreci Nasıl Belirlenmeli?

Dijital arşiv projelerinde teslim sonrası küçük düzeltme ihtiyaçları çıkabilir. Dosya adı hatası, eksik indeks alanı, yeniden taranması gereken sayfa veya yanlış klasöre kaydedilmiş belge olabilir. Bu nedenle sözleşmede revizyon süreci açıkça belirtilmelidir.

Revizyon maddelerinde şu sorular cevaplanmalıdır:

• Kurum teslimi kaç gün içinde kontrol edecek?
• Hatalar hangi formatta bildirilecek?
• Hata bildirimi dosya listesiyle mi yapılacak?
• Hangi hatalar ücretsiz düzeltme kapsamında olacak?
• Kapsam dışı yeni talepler nasıl ücretlendirilecek?
• Yeniden tarama gerekiyorsa fiziksel belgeye kim erişecek?
• Revizyon teslimi nasıl yapılacak?
• Düzeltme sonrası tekrar kabul süreci olacak mı?

Revizyon süreci yazılı değilse proje sonunda her düzeltme yeni tartışmaya dönüşebilir. Bu bölüm hem hizmet alan kurumu hem de hizmet sağlayıcıyı korur.

Tarafların Sorumlulukları Nasıl Ayrılmalı?

Kurumsal dijital arşiv sözleşmesinde yalnızca hizmet sağlayıcının değil, hizmet alan kurumun da sorumlulukları yazılmalıdır. Çünkü arşiv projelerinde bazı kararları kurum vermek zorundadır.

Hizmet Alan Kurumun Sorumlulukları

Kurum şu konulardan sorumlu olabilir:

• İşlenecek belge kapsamını belirlemek
• Yetkili proje temsilcisi atamak
• Hassas belge gruplarını bildirmek
• Yerinde çalışma alanı gerekiyorsa hazırlamak
• Taranmayacak belgeleri ayırmak
• Gerekli onayları zamanında vermek
• Teslimleri belirlenen sürede kontrol etmek
• Eksik veya hatalı kayıtları bildirmek
• İmha, saklama veya iade kararlarını vermek

Hizmet Sağlayıcının Sorumlulukları

Hizmet sağlayıcı ise şu konulardan sorumlu olabilir:

• Belgeleri sözleşmedeki kapsamla işlemek
• Tarama standardına uymak
• Gizlilik kurallarını uygulamak
• OCR ve indeksleme hizmetlerini kapsam dahilinde yapmak
• Kalite kontrol sürecini yürütmek
• Dijital teslimi belirlenen formatta yapmak
• Fiziksel belgeleri belirlenen şekilde iade etmek
• Proje sırasında tespit edilen sorunları bildirmek
• Geçici çalışma dosyalarını sözleşmeye uygun şekilde yönetmek

Sorumluluklar net ayrılmazsa proje sırasında karar gecikmeleri, teslim belirsizlikleri ve kapsam tartışmaları yaşanabilir.

Ücretlendirme ve Ek Hizmetler Nasıl Yazılmalı?

Dijital arşiv sözleşmesinde ücretlendirme modeli açık olmalıdır. Proje sayfa başı, kutu bazlı, saatlik, proje bazlı veya karma modelle fiyatlandırılabilir. Hangi hizmetlerin ana fiyata dahil olduğu ve hangilerinin ek ücret gerektirdiği belirtilmelidir.

Ücretlendirme bölümünde şu konular yazılabilir:

• Tarama hizmeti dahil mi?
• OCR dahil mi?
• İndeksleme dahil mi?
• Fiziksel hazırlık dahil mi?
• Zımba/ataş temizliği dahil mi?
• Kutu ve klasör etiketleme dahil mi?
• Yerinde çalışma maliyeti dahil mi?
• Taşıma ve devir teslim maliyeti dahil mi?
• Harici disk veya veri aktarım maliyeti dahil mi?
• Ek revizyonlar nasıl ücretlendirilecek?
• Kapsam dışı belge grupları nasıl fiyatlandırılacak?

Özellikle proje başladıktan sonra ortaya çıkabilecek ek işler için önceden fiyatlandırma prensibi belirlenmelidir. Böylece sonradan “bu hizmet dahil miydi?” sorusu daha az yaşanır.

Sözleşmede Yer Alabilecek Teslim Çıktıları

Dijital arşiv sözleşmesinde hizmet sonunda hangi çıktının teslim edileceği net yazılmalıdır. Teslim çıktısı yalnızca taranmış dosyalardan oluşmayabilir.

Teslim çıktıları şunlar olabilir:

• Taranmış dijital belgeler
• Aranabilir PDF dosyaları
• Klasör yapısı
• İndeks tablosu
• Kutu ve klasör eşleştirme listesi
• Kalite kontrol raporu
• Hata veya istisna listesi
• Fiziksel belge iade tutanağı
• Teslim tutanağı
• Kullanım notları
• Sistem aktarım dosyaları

Teslim çıktıları kurumun ihtiyacına göre seçilmelidir. Örneğin yalnızca PDF teslimi isteyen bir kurumla, indeks tablosu ve fiziksel-dijital eşleşme listesi isteyen kurumun sözleşme kapsamı aynı olmayacaktır.

Sözleşmede Dikkat Edilmesi Gereken Riskli Noktalar

Dijital arşiv sözleşmelerinde bazı maddeler özellikle dikkatli yazılmalıdır. Bu alanlar net değilse proje sırasında anlaşmazlık çıkma ihtimali artar.

Dikkat edilmesi gereken başlıca noktalar:

• Kapsamın çok genel yazılması
• Belge türlerinin belirtilmemesi
• OCR ve indeksleme beklentisinin açık olmaması
• Teslim formatının yazılmaması
• Kalite kontrol kriterlerinin belirsiz kalması
• Revizyon sürecinin tanımlanmaması
• Fiziksel belgelerin iade şeklinin yazılmaması
• Hassas belge güvenliği maddelerinin zayıf kalması
• Yerinde çalışma koşullarının belirtilmemesi
• Ek hizmetlerin nasıl ücretlendirileceğinin yazılmaması
• Teslim kabul süresinin olmaması
• Taraf sorumluluklarının ayrılmaması

Bu maddeler net yazıldığında proje daha kontrollü ilerler. Sözleşmenin nihai hali, kurumun hukuk birimi veya yetkili danışmanları tarafından ayrıca değerlendirilmelidir.

Kurumsal Dijital Arşiv Sözleşmesi İçin Kontrol Listesi

• Hizmet kapsamı açıkça yazıldı mı?
• Taranacak belge grupları belirlendi mi?
• Kapsam dışı belgeler belirtildi mi?
• Çalışma modeli yerinde veya merkezde olarak tanımlandı mı?
• Tarama standardı yazıldı mı?
• OCR uygulanacak belgeler belirtildi mi?
• İndeks alanları netleştirildi mi?
• Dosya adı standardı belirlendi mi?
• Teslim formatı açıkça yazıldı mı?
• Gizlilik ve veri güvenliği maddeleri eklendi mi?
• Fiziksel belgelerin teslim ve iade süreci tanımlandı mı?
• Kalite kontrol kriterleri belirlendi mi?
• Teslim kabul süresi yazıldı mı?
• Revizyon ve hata düzeltme süreci tanımlandı mı?
• Tarafların sorumlulukları ayrıldı mı?
• Ek hizmetlerin ücretlendirme yöntemi belirtildi mi?
• Geçici çalışma dosyalarının proje sonrası durumu açık mı?
• Teslim çıktıları listelendi mi?
• Yetkili kişiler ve iletişim kanalları belirlendi mi?
• Sözleşme nihai onaydan önce hukuk birimi tarafından kontrol edildi mi?

Bu kontrol listesi, dijital arşiv hizmeti almadan önce sözleşme kapsamını daha net değerlendirmek için kullanılabilir.

Sonuç

Kurumsal dijital arşiv sözleşmesi, dijitalleştirme hizmetinin güvenli, ölçülebilir ve anlaşılır şekilde yürütülmesini sağlar. Sözleşme yalnızca tarafların isimleri, fiyat ve süre bilgisinden oluşmamalıdır. Hizmet kapsamı, taranacak belge türleri, çalışma modeli, OCR, indeksleme, kalite kontrol, teslim formatı, gizlilik ve fiziksel belge iadesi gibi konular açıkça yazılmalıdır.

Belirsiz hazırlanmış bir sözleşme, proje başladıktan sonra kapsam tartışmalarına ve teslim beklentisi uyuşmazlıklarına neden olabilir. Bu nedenle kurumlar dijital arşiv hizmeti almadan önce hangi belgelerin işleneceğini, hangi formatta teslim alınacağını, hangi kalite kriterlerinin aranacağını ve tarafların hangi sorumlulukları üstleneceğini netleştirmelidir.

Doğru hazırlanmış bir sözleşme, dijital arşiv projesinin daha kontrollü ilerlemesini sağlar. Belgelerin güvenliği korunur, teslim çıktıları netleşir, revizyon süreci belirlenir ve kurum proje sonunda neyi teslim alacağını baştan bilir.

Kurumsal dijital arşiv hizmeti için kapsam belirlemek ve proje ihtiyaçlarınızı paylaşmak isterseniz fiyat teklifi alın.

Sık Sorulan Sorular – Dijital Arşiv Hizmeti Sözleşmesi