Karışık Arşivler Nasıl Toparlanır?
Farklı kutu, klasör ve dosyalara dağılmış evraklar; kişi, dosya numarası, T.C. kimlik numarası, belge tipi, klasör ve kutu bilgisine göre ayrıştırılarak doğru dosyada birleştirilebilir.
Profesyonel arşiv düzenleme süreci; yalnızca evrakları alfabetik sıraya koymak değil, belgeleri tanımlamak, indekslemek, eşleştirmek, eksikleri tespit etmek ve fiziksel dosya yapısını yeniden kurmaktır.
Karışık arşiv nasıl toparlanır?
Önce mevcut arşiv analiz edilir. Ardından her kişi, müşteri, öğrenci, hasta veya dosya için benzersiz bir kayıt oluşturulur. Evraklar ortak eşleştirme alanlarına göre aynı kayıt altında toplanır, eksik belgeler raporlanır ve fiziksel dosya düzeni yeniden kurulur.
AnalizKutu, klasör, dosya yapısı ve belge türleri incelenir.
EşleştirmeAynı kişiye veya kayda ait evraklar bir araya getirilir.
KontrolHangi dosyada hangi belge eksik, raporlanır.
DosyalamaEvraklar doğru klasör ve dosya yapısına yerleştirilir.Karışık arşiv nedir?
Karışık arşiv; belgelerin düzenli bir dosya yapısına sahip olmadığı, aynı kişiye veya aynı konuya ait evrakların farklı klasörlerde, farklı kutularda ya da farklı dosya numaralarında bulunduğu arşiv yapısıdır.
Bu tür arşivlerde asıl sorun evrakın yalnızca nerede olduğunu bulmak değildir. Asıl kritik konu, o evrakın hangi kişiye, hangi dosyaya, hangi belge tipine veya hangi kurumsal kayda ait olduğunu güvenli biçimde tespit etmektir.
- Aynı kişiye ait evrakların farklı kutulara dağılması
- Kişi bazlı dosya yerine belge tipi bazlı klasörleme yapılması
- Eski Excel listeleriyle fiziksel arşivin birbirini tutmaması
- Dosya numarası, T.C. kimlik numarası veya sicil bilgilerinin eksik olması
Farklı yerlerde bulunan evraklar aynı dosyada nasıl birleştirilir?
Farklı kutu veya klasörlerde bulunan evrakların aynı dosyada birleştirilebilmesi için önce ortak eşleştirme alanları belirlenir. Bu alanlar genellikle T.C. kimlik numarası, isim soyisim, sicil numarası, dosya numarası, personel numarası, firma adı veya belge türüdür.
Örnek: Bir personelin evrakları farklı dosyalarda olabilir
- Kimlik fotokopisi bir klasörde
- Sağlık raporu başka bir kutuda
- İSG eğitim belgesi farklı bir dosyada
- Sözleşme eski personel klasöründe
- İşe giriş bildirgesi muhasebe evrakları arasında
Bu belgeler ortak kayıt bilgileriyle eşleştirilir, her kişi için tek ana kayıt oluşturulur ve bulunan evraklar fiziksel olarak aynı dosya içine yerleştirilir.
Karışık arşiv düzenleme süreci nasıl ilerler?
Profesyonel bir arşiv toparlama çalışması, analizden raporlamaya kadar izlenebilir ve kontrollü adımlarla ilerlemelidir.
1Mevcut Arşiv Analizi
Kutu, klasör, belge türü, dosya mantığı ve mevcut liste yapısı incelenir.
2İndeks Alanları
T.C. kimlik no, isim, sicil, kutu no, klasör no, belge tipi ve durum alanları belirlenir.
3Benzersiz Dosya No
Her kişi veya dosya için fiziksel ve dijital kayıtta aynı kullanılacak numara oluşturulur.
4Referans Liste
Personel, müşteri, öğrenci veya hasta listesiyle zor okunan evraklar doğrulanır.
5Belge Tipi İşleme
Her evrak kimlik, sözleşme, sağlık raporu, eğitim belgesi gibi belge tipiyle ilişkilendirilir.
6Eksik Belge Kontrolü
Zorunlu belgeler kişi bazlı karşılaştırılır ve eksikler raporlanır.
7Fiziksel Yapı
Eşleştirilen evraklar doğru dosya, klasör, kutu ve raf düzenine yerleştirilir.
Eksik evraklar nasıl tespit edilir?
Karışık arşiv toparlamada yalnızca bulunan evrakları dosyalamak yeterli değildir. Aynı zamanda hangi dosyada hangi belgelerin eksik olduğu da görülmelidir. Özellikle İSG, özlük, öğrenci, hasta, müşteri ve sözleşme arşivlerinde eksik evrak kontrolü denetim hazırlığı açısından büyük önem taşır.
- Tamamlanan dosyalar
- Eksik belgeli dosyalar
- Kişi bazlı eksik evraklar
- Belge tipine göre eksik listesi
- Firma veya departman bazlı eksik evrak raporu
El yazısı, eksik bilgi ve benzer isimlerde hata riski nasıl azaltılır?
Eski evraklarda isim, soyisim ve T.C. kimlik numarası silik, eksik veya zor okunur olabilir. Bu yüzden arşiv toparlama sürecinde referans liste, ikinci kontrol ve şüpheli kayıt raporları kullanılmalıdır.
Fiziksel dosya yapısı yeniden nasıl kurulur?
Eşleştirme ve indeksleme yapıldıktan sonra evraklar fiziksel olarak doğru dosyalara yerleştirilir. Aynı kişiye ait farklı yerlerde bulunan belgeler tek dosyada toplanır. Gerekirse barkod veya QR kod sistemiyle fiziksel dosyanın dijital kaydıyla bağlantısı kurulabilir.
- Dosya numarası
- Klasör numarası
- İsim soyisim ve T.C. kimlik numarası
- Kutu, raf ve durum bilgisi
Arşiv düzenleme sırasında hangi raporlar alınmalıdır?
Karışık arşiv toparlama çalışmasında raporlama en az dosyalama kadar önemlidir. İş sonunda fiziksel dosya yapısının izlenebilir ve kontrol edilebilir olması gerekir.
Ana Dosya Listesi
Dosya no, klasör no, isim soyisim, T.C. kimlik no, firma, sicil, kutu, raf ve durum bilgisi.
Eksik Belge Raporu
Her dosya için zorunlu belgelerin tamam mı eksik mi olduğunu gösteren kontrol listesi.
Kullanıcı İşlem Raporu
Birden fazla personel çalışıyorsa kayıt, sorgu ve düzeltme hareketlerinin takibi.
Şüpheli Kayıt Raporu
T.C. no boş, hatalı, benzer isimli veya kontrol gerekli kayıtların ayrı raporlanması.
Karışık arşivleri toparlamada dijital kayıt neden önemlidir?
Fiziksel arşiv düzenlense bile kayıt sistemi yoksa aynı sorun zaman içinde yeniden oluşabilir. Dijital indeksleme sayesinde kişi adı, T.C. kimlik numarası, dosya no, klasör no veya belge tipiyle hızlı arama yapılabilir.
- Bir kişinin dosyası hızlıca bulunur.
- Dosyanın hangi klasörde veya kutuda olduğu görülebilir.
- Eksik belgeler raporlanabilir.
- İş sonunda müşteriye Excel dökümü teslim edilebilir.
Karışık arşiv düzenleme hizmeti hangi kurumlar için uygundur?
Bu hizmet, yüksek hacimli fiziksel evrak arşivi bulunan ve belgelerini kişi, dosya veya belge türü bazında düzenlemek isteyen kurumlar için uygundur.
Karışık arşiv toparlama çalışmasının kuruma faydaları
Sonuç: Karışık arşivler doğru yöntemle kontrol altına alınabilir
Karışık arşivleri toparlamak, yalnızca belgeleri ayırmak değil; doğru kişiye, doğru dosya numarasına ve doğru belge tipine göre güvenli bir arşiv yapısı oluşturmaktır. Farklı kutu ve klasörlerde bulunan evraklar, indeksleme ve eşleştirme yöntemiyle aynı dosyada birleştirilebilir. Eksik belgeler tespit edilir, şüpheli kayıtlar kontrol edilir ve iş sonunda arşiv hem fiziksel hem de dijital olarak takip edilebilir hale gelir.
e-Arşivleme olarak karışık fiziksel arşivlerin düzenlenmesi, dosya numaralandırılması, indekslenmesi, eksik evrak kontrolü ve raporlanması süreçlerinde kurumlara özel çözümler sunuyoruz.
Arşiviniz İçin Teklif AlınKarışık arşiv düzenleme hakkında merak edilenler
Karışık arşivleri toparlamak ne kadar sürer?
Süre; evrak sayısına, kutu ve klasör yoğunluğuna, belgelerin okunabilirliğine, referans listenin olup olmamasına ve eksik belge kontrolü gerekip gerekmediğine göre değişir. Ön inceleme sonrası daha net süre planlaması yapılabilir.
Aynı kişiye ait evraklar farklı kutulardaysa ne yapılır?
Evraklar T.C. kimlik numarası, isim soyisim, sicil no, dosya no veya diğer indeks alanlarına göre eşleştirilir. Doğru kişi tespit edildikten sonra belgeler aynı fiziksel dosyada birleştirilir.
T.C. kimlik numarası okunamayan evraklar nasıl kontrol edilir?
Bu tür evraklar personel listesi, isim benzerliği, sicil numarası, belge tarihi, firma bilgisi ve diğer kayıtlarla karşılaştırılır. Emin olunamayan kayıtlar kontrol gerekli olarak ayrılır.
Eksik evrak raporu alınabilir mi?
Evet. Önceden belirlenen zorunlu belge tiplerine göre kişi bazlı eksik evrak raporu hazırlanabilir. Bu rapor Excel olarak da teslim edilebilir.
Fiziksel arşiv düzenlendikten sonra Excel listesi veriliyor mu?
Evet. Dosya no, klasör no, isim soyisim, T.C. kimlik numarası, belge durumu ve varsa kurumun istediği ek indeks alanlarıyla Excel dökümü hazırlanabilir.
Personel dosyaları tek dosyada toplanabilir mi?
Evet. Farklı yerlerde bulunan personel evrakları kişi bazlı eşleştirme yöntemiyle tek personel dosyasında toplanabilir. Bu yöntem özellikle İSG ve özlük dosyalarında sık kullanılır.
Karışık arşiv düzenleme ile dijital arşivleme aynı şey midir?
Hayır. Karışık arşiv düzenleme fiziksel evrakların doğru dosya yapısına kavuşturulmasıdır. Dijital arşivleme ise bu evrakların taranarak dijital ortamda indekslenmesi ve erişilebilir hale getirilmesidir. İki süreç birlikte uygulanabilir.
