Adım Adım Uygulanabilir Proje Planı
Dijital arşiv projesi; yalnızca belge tarama işi değil, kurumun bilgi akışını hızlandıran, denetim kabiliyetini artıran ve güvenlik/uyum gerekliliklerini kalıcı hale getiren bir dönüşüm projesidir. Başarılı sonuç için önce “hangi işi neden yapıyoruz?” sorusunu netleştirip, kapsam–standart–sorumluluk–ölçümleme ekseninde planı kilitlemek gerekir.
Bu planı, serinin ana içeriği olan Dijital Arşiv Sistemine Geçiş Nasıl Olur? yol haritasıyla birlikte değerlendirin. Ayrıca mevcut düzeninizi anlamak için fiziksel arşivleme ve genel yaklaşımı görmek için dijital arşivleme sayfaları iyi bir başlangıçtır.
1) Proje Başlangıç Dokümanı: Hedef, Kapsam, Başarı Kriteri
Planlamaya “hemen tarayalım” diye başlamak, projenin ortasında yeniden iş üretir. İlk gün çıkarmanız gereken 3 net çıktı:
Hedef
- Erişim süresi hedefi (ör. “belgeye erişim 2 dakikadan 10 saniyeye inecek”)
- Denetim hedefi (ör. “talep edilen evrak aynı gün çıkarılacak”)
- Uyum hedefi (KVKK, iç politika, saklama–imha)
- Operasyon hedefi (iş yükü, alan, maliyet)
Kapsam
- Hangi birimler? (İK, hukuk, muhasebe, satın alma, teknik arşiv vb.)
- Hangi belge türleri? (sözleşme, fatura, özlük, ihale, proje, yazışma)
- Hangi dönem? (son 5 yıl / 10 yıl / tüm arşiv)
- Hangi teslim modeli? (yerinde / merkezde / hibrit)
Başarı kriteri (ölçülebilir)
- Eksik sayfa hedefi, yeniden tarama oranı, indeks tutarlılığı
- Arama başarısı, yanlış eşleşme oranı
- Kullanıcı memnuniyeti, eğitim tamamlama oranı
- Teslim süreleri ve operasyon kapasitesi
Bu bölümün devamı için dijital arşive geçişte hedef ve kapsam belirleme rehberini kullanın.
2) Paydaş Haritası ve RACI: “Kim Ne Karar Verecek?”
Dijital arşiv projelerinde gecikmenin en yaygın nedeni, karar mekanizmasının belirsiz olmasıdır. Proje başlamadan RACI (Responsible–Accountable–Consulted–Informed) matrisi çıkarın.
Minimum roller:
- Proje sponsoru: bütçe/öncelik kararı
- Proje yöneticisi: günlük koordinasyon, takvim, risk
- Birim temsilcileri: belge türü, indeks, arama ihtiyacı
- Bilgi güvenliği / KVKK: erişim, log, saklama–imha
- BT / sistem: entegrasyon, kullanıcı, erişim, yedek
- Operasyon ekibi: hazırlık, tarama, QC, teslim
Bu matris, daha sonra yazılım seçimi ve pilotta “kabul” kararını da hızlandırır.
3) Envanter Çıktısı: Projenin Gerçek Hacmini Görmek
Envanter; takvim, bütçe ve iş gücü hesabının temelidir. “Kutu sayısı” değil, belge türü + dönem + hassasiyet + kullanım kırılımını yakalayın.
Envanterde mutlaka bulunması gereken alanlar:
- Belge türü / alt tür
- Dönem (yıl/ay)
- Yaklaşık hacim (klasör/kutu/sayfa)
- Saklama süresi / kritik doküman etiketi
- Hassasiyet seviyesi (KVKK, ticari sır, gizli)
- Kullanım sıklığı (aktif/pasif)
Uygulamalı ilerlemek için belge envanteri nasıl çıkarılır? rehberini kullanın. Çalışma şeklini netleştirmek için aktif arşiv–pasif arşiv ayrımı nasıl yapılır? bölümünü, doğru sırayı kurmak için de hangi belgeler önce dijitalleşmeli? adımını uygulayın.
4) Operasyon Modeli: Yerinde mi, Merkezde mi, Hibrit mi?
Planlama aşamasında “nerede yapılacak?” kararı; güvenlik, hız, alan ve maliyeti değiştirir.
Yerinde model daha uygun olabilir:
- Evrak bina dışına çıkamıyorsa
- Hassas doküman yoğunluğu yüksekse
- Süreç içinde evraka sık ihtiyaç varsa
Merkez model daha uygun olabilir:
- Hacim çok büyükse ve standartlaştırma gerekiyorsa
- Operasyon alanı kurum içinde kısıtlıysa
- Kademeli sevkiyat ile yönetim mümkünse
Kurum içinde yürütme yaklaşımı için yerinde dijitalleştirme hizmeti modelini değerlendirin.
5) Fiziksel Hazırlık Planı: Tarama Hızını Asıl Belirleyen İş
Tarama kapasitesini “cihaz” değil, hazırlık ve düzen belirler. Hazırlık planını proje takvimine ayrı bir iş paketi olarak yazın.
Hazırlık iş paketleri:
- Tasnif yaklaşımı (kronolojik / numaratik / karma)
- Ayıklama kuralları (kopya, mükerrer, boş sayfa)
- Zımba/ataş söküm ve yıpranmış evrak prosedürü
- Kutu/klasör kodlama ve izlenebilir etiket
Hazırlıkta düzeni kurmak için arşiv düzenleme adımını; sahadaki standardı oluşturmak için tarama öncesi arşiv hazırlık kontrol listesi sayfasını kullanın. Hacim büyüdüğünde ritmi korumak için büyük arşivlerde batch mantığıyla çalışma yaklaşımıyla ilerleyin.
6) Standartlar: Tarama, Format, OCR, Kalite Kriteri
Planlamada “hangi kaliteyi kabul ediyoruz?” sorusunu cevaplamazsanız, teslimde tartışma başlar. Bu yüzden standartları baştan yazılı hale getirin.
Belirlenmesi gereken başlıklar:
- Tarama çözünürlüğü (belge türüne göre)
- Renk modu (siyah-beyaz/gri/renk)
- Dosya formatı (PDF/A, TIFF vb.)
- OCR uygulanacak gruplar ve doğrulama yöntemi
- Kalite kontrol yöntemi (örnekleme, kritik belge kontrolü, tekrar tarama)
Kurumsal çerçeve için kurumsal tarama standardı nasıl oluşturulur? rehberini baz alın. DPI kararını netleştirmek için 300 DPI mı 600 DPI mı? ve format seçimi için PDF mi TIFF mi? sayfalarını kullanın. OCR hedefiniz varsa OCR doğruluk oranı nasıl ölçülür? ile ölçümü, kabul kriterini tanımlamak için de kalite kontrol planı nasıl hazırlanır? dokümanını proje planına ekleyin.
7) Meta Veri ve İndeks: Bulunabilirliği Tasarlamak
Dijital arşivde en pahalı hata, “sonradan indeks düzeltmek”tir. Bu nedenle indeks alanlarını ve kurallarını planlama aşamasında kesinleştirin.
Planlama çıktıları:
- Belge türü sözlüğü (tipler ve alt tipler)
- Zorunlu indeks alanları (her tip için)
- Alan validasyonları (format, uzunluk, zorunluluk)
- İsimlendirme standardı (kök ad + varyasyon)
Standart kurmak için kurumsal meta veri standardı nasıl oluşturulur? rehberini izleyin. Alan sayısını doğru dengelemek için dijital arşivde indeks alanları kaç tane olmalı? bölümünü; mükerrerliği azaltmak için yanlış dosyalamayı bitiren isimlendirme kuralı yaklaşımını kullanın. Aramanın hızını ve doğruluğunu artırmak için arama performansını artıran 7 teknik adımını planın bir parçası yapın.
8) Güvenlik ve KVKK İş Paketi: Yetki Matrisi ve Log Tasarımı
Güvenlik “sonradan eklenmez”; yetki matrisi, log ve saklama–imha tasarımı planlamada netleşmelidir.
Planlamada hazırlanacak dokümanlar:
- Rol bazlı yetki matrisi (birim/rol/doküman tipi)
- Log gereksinimi (kim, ne zaman, ne yaptı?)
- Dışa aktarma ve paylaşım politikası
- Saklama ve imha kuralları (yasal süre + iç politika)
Genel çerçeve için veri güvenliği sayfasını, KVKK mimarisi için KVKK uyumlu dijital arşiv mimarisi içeriğini kullanın. İzlenebilirlik altyapısı için dijital arşivde loglama ve izlenebilirlik; saklama–imha tarafı için de saklama ve imha politikası nasıl oluşturulur? bölümleri proje planında yer almalıdır.
9) Yazılım ve Entegrasyon: DMS/EBYS Kararını Projeye Bağlamak
Yazılım seçimi “özellik listesi” ile değil, projenin hedef ve iş akışına göre yapılmalıdır. Planlama aşamasında şu soruları netleştirin:
- Arşiv nerede yaşayacak? (DMS/EBYS/hibrit)
- Entegrasyon var mı? (ERP/CRM/İK/muhasebe)
- Kullanıcı sayısı ve rol yapısı
- Arama senaryoları (tam metin / alan bazlı / filtreleme)
Karar rehberi için DMS mi EBYS mi? sayfasını kullanın. Seçimi hızlandırmak için dijital arşiv yazılımı seçerken sorulması gereken 20 soru listesini proje toplantısına ekleyin. Yetki tasarımını netleştirmek için rol bazlı yetkilendirme nasıl tasarlanır? ve süreç yönetimi için dijital evrak dolaşımı nasıl kurulur? içeriklerinden yararlanın.
Kapsam ve işletim modeli için kurumsal dijital arşiv hizmetleri sayfasını inceleyin.
10) Pilot Planı ve Canlıya Geçiş Takvimi
Pilot, büyük projeyi güvenceye alan “risk yakalama” adımıdır. Planlamada pilot için şunları yazılı hale getirin:
- Pilot kapsamı (1 birim / 1 belge grubu / net sayfa aralığı)
- Kabul kriterleri (kalite, indeks doğruluğu, arama başarısı)
- Pilot süresi ve günlük kapasite hedefi
- Pilot sonrası karar (revizyon mu, genişleme mi?)
Pilot adımları için dijital arşiv pilot çalışması nasıl yapılır? rehberini kullanın. Canlıya geçişin güvence adımı olan canlıya geçiş öncesi kabul testleri tamamlanmadan kapsam büyütmeyin. Kullanıcı benimsemesi için dijital arşiv eğitim planı nasıl hazırlanır? sayfasındaki modelle ilerleyin.
Dijital Arşiv Projesi Planlama Kontrol Listesi
- Hedef, kapsam ve başarı kriteri yazılı mı?
- RACI ve karar mekanizması net mi?
- Envanter kırılımları (tür/dönem/hassasiyet) tamam mı?
- Operasyon modeli (yerinde/merkez/hibrit) seçildi mi?
- Hazırlık planı ayrı iş paketi olarak çıkarıldı mı?
- Tarama/OCR/kalite standartları yazılı mı?
- Meta veri ve indeks kuralları kesinleşti mi?
- KVKK, yetki matrisi, log ve saklama–imha planı hazır mı?
- Yazılım/entegrasyon ihtiyaçları net mi?
- Pilot kapsamı ve kabul kriterleri onaylandı mı?
Projeniz İçin Planı Netleştirelim
Proje planı ve teklif için fiyat teklifi alın.
Güven unsuru olarak örnek çalışmaları görmek için referanslar sayfasını inceleyin.
Hızlı iletişim için iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.
