Kurumsal Yol Haritası
Fiziksel arşivden dijital arşiv sistemine geçiş; “tarama yaptırmak” değil, belgeye erişimi hızlandıran, KVKK uyumunu güçlendiren ve kurumsal hafızayı sürdürülebilir hale getiren uçtan uca bir dönüşüm projesidir. Bu rehberde, dijital arşive geçişi karar aşamasından canlı kullanıma kadar hatasız yönetebilmeniz için uygulanabilir bir yol haritası bulacaksınız.
Dönüşüme başlamadan önce temel çerçeveyi netleştirmek için dijital arşivleme yaklaşımını ve mevcut yapınızı anlamak için fiziksel arşivleme düzenini gözden geçirin.
Dijital Arşiv Sistemine Geçiş 10 Adımda (Özet)
- Hedef ve kapsamı belirle (hız, denetim, maliyet, KVKK, uzaktan erişim)
- Belge envanteri çıkar (tür, hacim, dönem, saklama süresi, hassasiyet)
- Arşiv düzeni ve fiziksel hazırlığı kur (tasnif, ayıklama, etiketleme, kutulama)
- İndeks ve meta veri standardını belirle (arama alanları, zorunlu alanlar)
- Tarama standardını seç (DPI, renk, PDF/TIFF, kalite kriteri)
- OCR ve kalite doğrulama planı yap (ölçüm, örneklem, hata eşiği)
- Güvenlik ve yetki matrisi oluştur (rol bazlı erişim, log, saklama–imha)
- Sistem seçimi ve entegrasyonu kurgula (DMS/EBYS, iş akışı, alan eşleşmesi)
- Pilot çalışma yap (süre, kalite, maliyet, kullanıcı arama doğrulaması)
- Canlıya al ve sürdürülebilirliği kur (bakım, yedek, eğitim, sağlık kontrolü)
1) Hedef ve Kapsam: “Neden Yapıyoruz, Nereden Başlıyoruz?”
Başarılı projeler önce hedefi netleştirir; hedef net değilse tarama ayarı, indeks alanları ve yazılım kararı sürekli değişir.
Hedefi ve kapsamı netleştirmek için dijital arşive geçişte hedef ve kapsam belirleme rehberini kullanın. Projeyi uçtan uca planlamak için dijital arşiv projesi nasıl planlanır? sayfasındaki plan şablonuna göre ilerleyin.
Finansal gerekçe gerekiyorsa, yönetim sunumu için dijital arşiv projesinde ROI hesaplama modelini projeye ekleyin.
2) Belge Envanteri: Projenin Haritası
Envanter olmadan başlayan işler, geçişin ortasında tıkanır. Envanter; hem takvimi hem maliyeti gerçekçi yapar.
Uygulamalı ilerlemek için belge envanteri nasıl çıkarılır? rehberini kullanın. Önceliklendirme için hangi belgeler önce dijitalleşmeli? ve kullanım ayrımı için aktif arşiv–pasif arşiv ayrımı nasıl yapılır? adımını mutlaka netleştirin.
Risk odaklı başlamak isteyen kurumlar için riskli belgeler nasıl tespit edilir? sayfası doğru başlangıçtır.
3) Arşiv Düzenleme ve Fiziksel Hazırlık: Kalite Burada Belirlenir
Dijital arşivde “bulunabilirlik”, tarama kalitesi kadar fiziksel hazırlıkla ilgilidir. Dağınık arşivlerde önce düzen başlatmak gerekir.
Saha standardını netleştirmek için tarama öncesi arşiv hazırlık kontrol listesini uygulayın. Büyük hacimli arşivlerde hız kazanmak için büyük arşivlerde batch mantığıyla çalışma yaklaşımıyla ilerleyin.
Kurum içinde sahada yürütülecek projeler için operasyon modeli olarak yerinde dijitalleştirme hizmeti yaklaşımını değerlendirin. Arşiviniz çok dağınıksa, hazırlık öncesi arşiv düzenleme ile başlayın.
4) İndeks ve Meta Veri: Dijital Arşivin Arama Motoru
Dijital arşiv sistemi; doğru indeks yoksa sadece dosya yığınına dönüşür. Etkin bir yapı için:
- Belge türüne göre zorunlu indeks alanlarını belirleyin
- Alanları standartlaştırın; serbest metin alanlarını sınırlayın
- Kuralları yazılı hale getirip herkesin aynı şekilde uygulamasını sağlayın
Kurumsal standart için kurumsal meta veri standardı nasıl oluşturulur? sayfasına göre ilerleyin. Alan sayısı dengesini kurmak için dijital arşivde indeks alanları kaç tane olmalı? ve arama/raporlama kalitesini artırmak için arama performansını artıran 7 teknik kılavuzunu uygulayın.
Yanlış klasörleme ve mükerrer kayıt riskini azaltmak için yanlış dosyalamayı bitiren isimlendirme kuralı ile kurallı isimlendirme standardı oluşturun.
5) Tarama Standardı: Her Belgeye Aynı Ayarı Uygulamak Hata
Tarama standardı; teslim kalitesini, dosya boyutlarını ve uzun vadeli kullanım başarısını belirler. Karar verirken:
- Kullanım amacı (denetim, operasyon, hukuki süreç)
- Belgenin niteliği (metin, çizim, renk kritik)
- Depolama stratejisi (dosya boyutu, uzun süreli saklama)
Kurumsal çerçeve için kurumsal tarama standardı nasıl oluşturulur? sayfasını baz alın. DPI kararını netleştirmek için 300 DPI mı 600 DPI mı? ve format seçimi için PDF mi TIFF mi? rehberlerini kullanın.
Eksik sayfa riskini azaltmak ve üretim güvenliğini artırmak için çoklu besleme algılama ve belge koruma sistemleri yaklaşımını standartlarınıza ekleyin. Görsel kaliteyi iyileştirmek için sayfa eğrilik giderme ve otomatik görüntü düzeltme teknolojileri bölümünü gözden geçirin.
6) OCR ve Kalite Kontrol: Aranabilirlik ve Tutarlılık
OCR, bulunabilirliği; kalite kontrol ise projenin güvenilirliğini ve sürdürülebilirliğini artırır. Bu adımda iki şey şarttır: ölçüm ve kabul kriteri.
OCR başarısını ölçmek için OCR doğruluk oranı nasıl ölçülür? rehberini kullanın. Süreç standardı için kalite kontrol planı nasıl hazırlanır? ve kabul kriterini netleştirmek için arşiv projelerinde hata eşiği nasıl belirlenir? adımlarını projeye bağlayın.
7) Güvenlik ve KVKK: Proje Başında Kurgulanır
Dijital arşiv sistemi kurulurken güvenlik sonradan eklenmez. Baştan tasarlayın:
- Rol bazlı erişim (en az yetki)
- Log kayıtları (kim, ne zaman, ne yaptı?)
- Saklama ve imha kuralları
- Güvenli teslimat ve şifreleme yaklaşımı
KVKK yaklaşımı için KVKK uyumlu dijital arşiv mimarisi sayfasını temel alın. İzlenebilirlik için dijital arşivde loglama ve izlenebilirlik ve yetki tasarımı için rol bazlı yetkilendirme nasıl tasarlanır? içeriklerini projeye entegre edin.
Politika tarafını netleştirmek için saklama ve imha politikası nasıl oluşturulur? rehberini kullanın. Genel güvenlik yaklaşımı için veri güvenliği sayfasındaki çerçeveyi referans alın.
8) Yazılım Seçimi ve Entegrasyon: DMS/EBYS Kararı
Dijital arşiv sistemine geçişte iki kritik karar vardır:
- Arşiv nerede yaşayacak? (DMS/EBYS, klasör yapısı, hibrit)
- Entegrasyon olacak mı? (ERP/CRM, muhasebe, İK, süreç yönetimi)
Karar rehberi için DMS mi EBYS mi? Hangisi size uygun? sayfasını kullanın. Yazılım seçimini hızlandırmak için dijital arşiv yazılımı seçerken sorulması gereken 20 soru listesini proje toplantısına ekleyin. Evrak süreçleri gerekiyorsa dijital evrak dolaşımı nasıl kurulur? ile iş akışı tasarımını tamamlayın.
Kurumsal kapsam ve operasyon modeli için kurumsal dijital arşiv hizmetleri sayfasını inceleyin.
9) Pilot Çalışma: Büyük Projeyi Güvenceye Alan Adım
Pilot; toplam maliyeti düşürür ve sürprizleri proje başlamadan yakalar. Pilot çıktıları:
- Gerçek tarama hızı ve günlük kapasite
- OCR performansı ve kalite oranları
- İndeks alanlarının yeterliliği
- Kullanıcı arama davranışı
- Teslim formatının uygunluğu
Pilot adımlarını uygulamak için dijital arşiv pilot çalışması nasıl yapılır? rehberini kullanın. Canlıya geçiş öncesi net doğrulama için canlıya geçiş öncesi kabul testleri ile projeyi güvenceye alın.
10) Canlıya Geçiş ve Sürdürülebilirlik: “Bitti” Denen Yerde Başlar
Başarılı dijital arşiv; canlıya geçince bırakılmaz. Süreklilik için:
- Rol bazlı kullanıcı eğitimi
- Periyodik kalite denetimleri
- Yedekleme ve felaket senaryosu
- Bakım ve erişim yönetimi
Kullanıcı benimsemesi için dijital arşiv eğitim planı nasıl hazırlanır?; işletim için dijital arşiv bakım planı nasıl oluşturulur? ve periyodik kontrol için 6 ayda bir arşiv sağlık kontrolü adımlarını rutine bağlayın.
Kesintisiz erişim ve veri güvenliği için yedekleme ve felaket senaryosu tasarımı mutlaka yazılı prosedür haline getirilmelidir.
Dijital Arşive Geçişte Mini Kontrol Listesi
- Envanter çıktı mı (tür/hacim/süre/hassasiyet)?
- Arşiv düzeni tamam mı (tasnif/etiket/kutulama)?
- Meta veri standardı yazılı mı?
- Tarama standardı belge türüne göre ayrıldı mı?
- OCR doğrulama planı var mı?
- Güvenlik-yetki matrisi hazır mı?
- Pilot yapıldı mı ve sonuçlar onaylandı mı?
- Kabul testleri tamamlandı mı?
- Canlı sonrası bakım, yedek ve eğitim planı var mı?
Kurumunuz İçin Geçiş Planını Netleştirelim
Dijital arşiv sistemine geçişi; envanter + düzen + tarama + OCR + indeksleme + güvenlik bütünlüğüyle kurguladığınızda, aradığınız belgeye saniyeler içinde erişen, denetime hazır ve sürdürülebilir bir yapı kurarsınız.
Teklif ve proje planı için fiyat teklifi alın.
Güven unsuru olarak kapsamı görmek için referanslar sayfasını inceleyin.
